Как понять, подойдут ли сервисы Яндекс 360 вашему бизнесу

Чтобы проверить, подойдёт ли виртуальный офис компании, до того как тратить деньги на внедрение, можно провести пилот. Это короткое тестирование, во время которого группа сотрудников работает в сервисах Яндекс 360: переписывается, создаёт документы, ставит задачи и проводит встречи.

Руководитель группы технологического развития Сергей Педченко рассказывает, как выбрать формат пилота, подготовиться к нему и провести.

Формат пилотного проекта зависит от того, что именно нужно протестировать. По результатам можно понять, удобно ли пользователям, все ли текущие процессы получится реализовать, чего не хватает и что нужно настроить.

Поставить цель и сроки пилотного проекта

Чтобы пилотный проект прошёл спокойно и дал точные результаты, важно продумать каждый этап. Начинают всегда с цели — от неё зависит дальнейший сценарий.

Сформулируйте, что именно вы хотите узнать

Например:

• узнать, как работают сервисы, какие есть ограничения и закрывает ли функциональность текущие потребности бизнеса;
• проверить, как переносятся данные: корректно ли открываются файлы, сохраняется ли структура папок и доступы;
• понять, как встроятся сервисы в текущие процессы;
• оценить, насколько удобны интерфейс и администрирование.

Запланируйте срок тестирования

Если нужно проверить функциональность, миграцию, интеграции с другими сервисами и безопасность — потребуется в среднем 2–4 недели. Этого времени достаточно, чтобы все участники поработали в сервисе и дали обратную связь, а администраторы донастроили систему под текущие процессы. Главное — выйти из пилота с пониманием, что компания готова к переходу, а сотрудники — к работе в новой среде.

Определить состав пилотной группы

В зависимости от цели в пилотную группу могут входить:

• IT-специалисты. Настраивают тестовую организацию, управляют правами и интеграциями, контролируют стабильность работы сервисов.
• Специалист по информационной безопасности. Проверяет, как выполняются политики доступа и защиты данных.
• Бизнес-пользователи из разных отделов. Проверяют, удобно ли работать, насколько сервис подходит для текущих процессов.
• Куратор. Следит за сроками, собирает фидбэк, решает вопросы между командами.
• Амбассадоры. Помогают коллегам освоить сервисы, фиксируют пожелания и предложения.

Например, если цель — проверить функциональность, безопасную работу и интеграции, в пилоте могут участвовать только люди из IT- и ИБ-отделов. Если нужно протестировать процессы миграции и сами сервисы, группа расширяется сотрудниками из разных отделов.

Кроме цели, на размер и состав пилотной команды влияет масштаб компании. Для малого бизнеса бывает достаточно 5–10 человек, чтобы охватить ключевых сотрудников: администратора, специалиста по безопасности и, например, руководителей отделов — продаж, бухгалтерии или HR. В средних и крупных компаниях группа может быть 50 и больше участников: чем больше подразделений, тем крупнее команда.

Бывает, что компании сначала оценивают интерфейс и функциональность малой командой, а затем подключают реальных пользователей — тогда состав пилотной группы расширяют постепенно. Например, так проходило внедрение Яндекс 360 у одного из клиентов: начали с 10 сотрудников отделов инфраструктуры и информационной безопасности, затем ввели весь IT-отдел, а потом добавили по 1–2 пользователя из других подразделений.

Настроить тестовую среду

Пилот нужно проводить в условиях, максимально приближенных к реальным. Сотрудники должны работать как обычно, но чтобы при этом не было риска для существующих процессов. Для этого создают тестовое пространство: для SaaS-продуктов заводят аккаунт в облаке, для on-premises-решений устанавливают сервисы на собственной инфраструктуре. Это безопасное пространство, где можно попробовать сервисы.

Как настроить тестовое пространство для сервисов Яндекс 360:

1. Создайте тестовый аккаунт и подключите участников пилота.
2. Подключите корпоративный домен и проверьте, все ли нужные сервисы активны для участников. В облачной среде сервисы Яндекс 360 доступны сразу, но администратор может настроить, какие из них будут использоваться в пилоте. В on-premises сервисы устанавливают и подключают вручную — этим обычно занимается администратор, но если в компании нет такого специалиста или сложная инфраструктура, стоит привлечь интегратора. Это партнёры Яндекс 360, которые могут взять на себя настройку окружения и безопасности в соответствии с внутренними политиками компании, проверить работу авторизации, доступов и интеграций. Так пилот запускается быстрее, а риск ошибок сводится к минимуму. Полный список партнёров можно посмотреть на сайте.
3. Согласуйте с отделом ИБ, какие данные можно использовать в тесте, а какие — заменить обезличенными. Например, для тестирования Почты и Диска можно взять копии писем и документов без персональных данных клиентов или сотрудников.
4. Если компания использует внутренние системы (CRM, кадровый учёт, документооборот), настройте взаимодействие через API или единый вход (SSO), чтобы убедиться, что сервисы Яндекс 360 корректно работают с ними.
5. Если нужно проверить миграцию, перенесите часть пользователей и данных из существующих систем.
6. Проверьте настройки безопасности в панели администратора. Убедитесь, что включена двухфакторная аутентификация, заданы ограничения по паролям и доступам, а возможность делиться документами включена только в пределах тестового домена (если требуется проверить возможности ограничений).
7. Организуйте чат для участников пилота и технических специалистов.

Читайте также: «Проведёт аудит и настроит сервисы под задачи команды: как интегратор помогает бизнесу переехать в Яндекс 360»

Обучить команду

Если люди не понимают, как пользоваться сервисом, скорее всего, результатом теста будет однозначное «неудобно». Обучение помогает избежать ложных выводов, ускоряет адаптацию и повышает качество обратной связи.

Обучение можно проводить в разных форматах:

• вебинар на 30–40 минут;
• короткие видеоуроки;
• текстовые инструкции и памятки.

В крупных компаниях часто используют формат Train the Trainer — обучают сотрудников из разных команд (амбассадоров), которые разбираются в сервисе первыми и постепенно передают знания коллегам.

В Справке Яндекс 360 есть подробные инструкции по всем сервисам для разных ролей: владельцев, администраторов, сотрудников, разработчиков. Их можно взять за основу и адаптировать под себя — например, сделать памятки и снять короткие уроки. Если сотрудников много, после пилота для их обучения можно подключить команду онбординга Яндекс 360. Именно так поступили в управляющей компании METRO, штат которой насчитывает 10 000 человек.

Кроме того, у Яндекс 360 есть обучающие курсы для начинающих пользователей по всем продуктам. Они построены на коротких практических уроках, которые помогут разобраться в сервисах тем, кто никогда раньше в них не работал. Подойдут для обучения участников пилота и остальных сотрудников при масштабировании.

Читайте также: «Как компания METRO переехала на сервисы Яндекс 360»

Тестировать на реальных задачах

При тестировании сотрудники должны выполнять свою обычную работу. Например, менеджеры ведут переписку с клиентами через Почту и Мессенджер, создают задачи и отслеживают их выполнение в Трекере, маркетинг и бухгалтерия хранят и редактируют документы на Диске, команды проводят встречи и совещания в Телемосте.

Если пилот ведёт интегратор, он помогает описать текущие процессы и на их основе составляет сценарии тестирования: кто что делает, в какой последовательности, какие инструменты задействованы. Результаты оформляет в отчёт: какие процессы прошли штатно, где потребовалась настройка и какие доработки нужны перед внедрением.

Собрать обратную связь

Через 2–4 недели тестирования куратор или администратор собирает обратную связь от всех участников пилота: на общей встрече, в чате, через короткую анкету или в таблице. Чтобы было легче анализировать ответы, задают буквально несколько вопросов:

• Что понравилось?
• Что показалось неудобным?
• Где возникают сложности и почему?
• Каких функций не хватает?

Пилот считается успешным, если:

• сотрудники освоились и используют сервисы в работе;
• сервисы не мешают, а помогают выполнять задачи;
• компания понимает, какие настройки нужно зафиксировать перед масштабным внедрением.

Отталкиваясь от поставленных целей, компании подводят итоги и решают, готовы ли к масштабированию. Команда оформляет результаты пилота в отчёт или таблицу: какие сервисы и настройки уже работают, а что требует доработки. На основе этих данных донастраивают систему и переносят проверенные конфигурации в рабочую среду. Пилотная группа помогает обучить коллег и расширить использование сервисов на все подразделения. Если проект сопровождает менеджер Яндекс 360 или интегратор, он сможет проконсультировать по адаптации инфраструктуры, провести дополнительное обучение и обеспечить поддержку на этапе перехода — обычно он занимает 1–2 недели.