Подборка адресов почты, которые стоит завести в вашей компании

Когда в один почтовый ящик приходят письма от клиентов, финансистов, журналистов и партнёров, сложно искать в общей массе нужные сообщения. Можно создать аккаунты для каждого сотрудника, но это усложнит задачу отправителям: нужно знать адреса конкретных специалистов. Чтобы упростить коммуникацию внутри компании и вне её, можно завести несколько общих почтовых ящиков под разные задачи.

Для отдела продаж, чтобы общаться с клиентами

sales@company.ru

Если завести под продажи общий ящик, все входящие запросы от потенциальных клиентов будут попадать в один канал связи. Свободный менеджер по продажам увидит письмо и заберёт его в работу. Общий почтовый ящик можно указывать как контакт на сайте и в соцсетях. 

Когда придумываете электронные адреса для разных команд, не нужно быть креативными — важно лаконично обозначить название отдела. Для многих служебных ящиков есть стандартные названия. Например, адрес для отдела продаж чаще всего звучит так: sales@company.ru.

В Яндекс Почте можно создавать почтовые адреса с названием вашей компании. Тогда ящики будут выглядеть как «отдел@домен», где «отдел» ― название отдела или подразделения, а «домен» ― имя компании.

Для HR-отдела, чтобы работать с кандидатами

hr@company.ru

С отдельным адресом для найма рекрутерам проще забирать в работу письма кандидатов, а соискателям не нужно гадать, куда высылать резюме. Достаточно отправить его на общую почту HR-отдела, а дальше нужный сотрудник сам выйдет на связь.

В Яндекс Почте есть общие ящики, которые создаются на домене организации и не закрепляются за конкретным владельцем. Таким образом, сразу несколько сотрудников могут пользоваться адресом и управлять письмами в нём, например отвечать на входящие, раскладывать их по папкам, перемещать в архив или удалять.

Для техподдержки, чтобы централизованно собирать заявки

support@company.ru

Для команды технической поддержки можно сделать отдельную почту — тогда все обращения клиентов будут поступать в единую систему. Например, клиент сообщает о проблеме через форму обратной связи, и письмо автоматически приходит на почту поддержки. Сотрудник поддержки сразу видит заявку, регистрирует её, а дальше решает вопрос сам или передаёт его в работу коллегам.

В Яндекс Почте можно настроить метки, чтобы упорядочивать обращения. Если  техподдержка часто отвечает на типовые вопросы, вот как с ними можно работать. Например, если письма касаются работы с сайтом, их помечают словом «Сайт», а если работы логистов — словом «Доставка». Так специалисты техподдержки сразу увидят, сколько писем по разным проблемам поступает в работу, и смогут группировать их для быстрых ответов. Подробнее о работе с метками читайте в Справке.

Если вы ещё не пользуетесь сервисами Яндекс 360 внутри своей компании, можно начать создания аккаунта. Зайдите в Яндекс Почту, введите номер телефона и пройдите регистрацию. К этому аккаунту можно подключить тариф Яндекс 360 для бизнеса.

Для бухгалтерии, чтобы не упустить важные документы 

accounting@company.ru  

Если в компании небольшая бухгалтерия, то счета, акты, платёжные поручения, запросы на сверку можно получать на один почтовый ящик. Доступ к финансовым данным — реквизитам, суммам сделок, договорам с партнёрами и отчётам коллег — останется только у специалистов и отправителя.

В больших компаниях бухгалтерия предпочитает вести переписку в персональных рабочих ящиках. Но тогда во время отпуска и больничного коллеги его дела оказываются на паузе. Выходом в ситуации могут стать делегированные ящики — это ящики сотрудников, которых нужно заменить на время отпуска или больничного. Замещающему специалисту необходимо настроить доступ к нужному адресу, и тогда он сможет подхватить документооборот коллеги и отвечать на письма от его имени.

Для PR-отдела, чтобы работать со СМИ и инфлюенсерами

pr@company.ru

Удобно, когда у компании есть почта для PR-отдела, на которую могут писать журналисты, блогеры и партнёры. Им не нужно звонить секретарю или искать контакты PR-специалиста, чтобы отправить запрос на интервью или сотрудничество.

В Яндекс Почте можно сделать так, чтобы входящие с ящика отдела поступали на адреса сотрудников. Для этого есть алиасы — это «двойники» основной почты. Например, аккаунты PR-менеджеров можно подключить к pr@company.ru — тогда специалисты будут читать в своём рабочем ящике не только свои входящие, но и входящие с алиаса. При этом они смогут отправлять письма с общего адреса не выходя из рабочей почты.

Добавить алиас может администратор организации в Яндекс 360. Для этого нужно в аккаунте администратора пройти следующую цепочку: «Пользователи» — «Сотрудники» — «Нужный специалист» — «Редактировать алиасы» — «Добавить новый».

Читайте также: Делимся инструкцией, как бизнесу подключить домен к Яндекс Почте за 3 шага и настроить алиасы

Чтобы подключить корпоративную Почту, выбирайте подходящий для вашего бизнеса тариф на сайте. Вместе с доменной почтой вы получите доступ к онлайн-офису с Телемостом, Календарём и другими сервисами Яндекс 360.