Перенос события из Почты, бронь переговорок — и ещё 3 функции Яндекс Календаря для компаний, о которых вы могли не знать

Яндекс Календарь умеет больше, чем просто хранить расписание. В связке с другими сервисами Яндекс 360 он помогает организовывать встречи быстрее: переносить события из почты и автоматически создавать ссылки на созвоны. Кроме того, сервис позволяет бронировать переговорки и просматривать рабочий график коллег.

Переносить события прямо из Почты

Ссылки на встречи с клиентом, расписание созвонов по проекту и билеты на конференцию — на почту могут приходить десятки писем с датами. Если каждый раз вносить их в Яндекс Календарь вручную, легко упустить важные события или перепутать дни. Чтобы этого не произошло, приглашения на встречи можно переносить в своё расписание напрямую из Яндекс Почты. Это можно сделать двумя способами:

• Если в письме есть ICS-приглашение на встречу, система автоматически распознает файл и добавит событие в Календарь. При этом неважно, какой почтой пользуется отправитель — это может быть любой сервис, не только Яндекс Почта.
• Если же письмо не содержит ICS-файл, но в нём есть дата и время события, перенести его в Календарь поможет Алиса Про. Например, партнёр написал, что хочет перенести встречу по проекту на неделю вперёд. Алиса Про распознает это и добавит письмо в блок «Важные письма». Функцию можно включить в настройках корпоративной почты, для этого нужно выбрать опцию «Важные письма с Алисой Про».

Файл .ics — стандартный формат календарных событий, который почтовые программы распознают автоматически. 

Создавать ссылку на встречи в Телемосте

Назначили командный созвон на пятницу, добавили всех участников — и только перед самой встречей вспомнили, что забыли прикрепить ссылку на Телемост. Чтобы такого не случалось, в настройках Календаря включите опцию «Автоматически создавать ссылки на видеовстречи в Телемосте». После этого они будут по умолчанию подтягиваться в описания всех новых событий. 

Если встреча проходит офлайн и ссылка не нужна, её можно быстро удалить. Это можно сделать в один клик, когда создаёте событие.

Если вы ещё не планировали онлайн-встречи в Календаре, создайте свою первую встречу.

Бронировать переговорки в офисах

Менеджер назначил встречу с клиентом, все приехали в офис — и на месте выяснилось, что переговорку уже занял другой отдел. Встреча срывается, клиент недоволен, и это может подпортить отношения.

Избежать такого сценария помогает бронирование переговорок прямо из Календаря. При создании события сразу видно, какие помещения свободны, и одна комната не попадёт к двум командам одновременно.

Чтобы функция заработала, администратору нужно добавить в кабинет организации адреса всех переговорок и кабинетов. Сотрудник увидит список, когда будет создавать событие. Подробнее, как это сделать, читайте в Справке.

Подписываться на календари коллег 

Руководитель хочет собрать команду на выездной тимбилдинг и пишет в чат: «Когда всем будет удобно?» Кто-то отвечает сразу, кто-то — через час, кто-то забывает ответить вовсе. Простое согласование даты растягивается на полдня. С подпиской на календари вы можете мониторить расписание всех членов команды: кто взял день за свой счёт, кто планирует посетить конференцию, а кто будет свободен. Чтобы функция заработала, запросите ссылку у коллеги и добавьте её в свои подписки.

Читайте также: 7 календарей, которые стоит завести в компании, чтобы быть в курсе событий

Настроить синхронизацию с другими планировщиками

Часто рабочие встречи фиксируются в одном сервисе, а личные — в другом. Из-за этого следить за расписанием сложно: чтобы внести событие, нужно каждый раз заходить в несколько планировщиков и запоминать свободные даты. Яндекс Календарь можно синхронизировать со встроенными планировщиками на Mac и Windows. Все события обновляются в обоих приложениях одновременно по протоколу CalDAV: добавили встречу в одном планировщике, она автоматически подтянется в другом. 

Читайте также: Для тех, кто пользуется несколькими планировщиками: настраиваем синхронизацию с Яндекс Календарём

Если вы ведёте расписание в Microsoft Outlook, то открывать его получается только на рабочем компьютере. Но иногда нужно срочно посмотреть график, когда находитесь вне офиса, например в командировке. Яндекс Календарь работает с Microsoft Outlook и подтягивает все данные из планировщика, чтобы вы могли обратиться к ним в любой момент. Как настроить синхронизацию, читайте в Справке.

С помощью Календаря можно быстро создавать события из почты, добавлять к ним автоматические ссылки и синхронизировать расписание с другими планировщиками. Так интеграция с другими сервисами Яндекс 360 экономит время на рутинных действиях и помогает не пропустить ни одной важной встречи.