Когда владелец бизнеса подписывает пару контрактов в год, распечатать договор и отправить адресату не так сложно. Но если ключевые сотрудники компании тратят на работу с документами пол рабочего дня, пора подключать электронный документооборот (ЭДО). Рассказываем в статье, как это сделать.

Что такое ЭДО

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Процесс похож на работу электронной почты: одна организация отправляет файл документа, вторая получает его через несколько секунд на своём ПК с помощью специальной программы.

Расшифруем основные термины, которые нужно знать, чтобы понимать, как работает ЭДО:

Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
Электронные документы — цифровые версии документов, которыми обмениваются сотрудники компании друг с другом, а также с контрагентами и госорганами. Чтобы подтвердить подлинность файлов, их подписывают цифровыми подписями.
Электронная подпись — уникальный набор электронных символов. По сути, это аналог рукописной подписи, которым заверяют документы.
Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи. Список организаций размещён на сайте Министерства цифрового развития.
Система ЭДО — программы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.
Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
Роуминг — это технология, с помощью которой контрагенты осуществляют обмен электронными документами, даже если каждый подключён к разным операторам ЭДО.

Кому нужен электронный документооборот

Несмотря на удобство и простоту использования ЭДО, не все компании переходят на электронный документооборот. Если поток документов небольшой, переход на ЭДО может быть невыгоден. Систему нужно подключить, настроить, обучить сотрудников.

С другой стороны, если молодая компания сейчас подписывает несколько актов в год, это не значит, что со временем бизнес не масштабируется. У неё могут появиться крупные партнёры, работающие с ЭДО, и они могут потребовать обмениваться документами только в таком формате.

Кроме того, с помощью системы электронного документооборота бизнесу любого размера удобно сотрудничать с внештатными сотрудниками. Например, самозанятыми, исполнителями по договору ГПХ, а также партнёрами-физлицами. Через ЭДО они могут обмениваться договорами и подписывать акты о выполненных работах.

Чтобы разобраться, стоит ли бизнесу подключать ЭДО, можно воспользоваться калькулятором на сайте ФНС.

В определённых ситуациях перейти на ЭДО обязывает закон. Вот какие это случаи:

Компании, которые торгуют товарами, подлежащими маркировке. К примеру, это обувь, бутилированная вода, постельное бельё, детская одежда. Полный перечень такой продукции можно посмотреть на сайте КонсультантПлюс.
Поставщики импортных товаров, которые проходят через национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система полностью отслеживает импорт и движение на территории страны некоторых товаров: холодильников, промышленного оборудования, детских сидений, компьютерных мониторов. Через ЭДО участники системы НСП оформляют продажу и покупку товара, отправляют отчёты об операциях, подают уведомления в ФНС.
Организации, которые работают с госзакупками. Это требование действует с января 2022 года. Такая мера позволяет удостовериться в представленных данных контрагентов и гарантирует честное исполнение контракта.
Все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. При этом статус и режим налогообложения, которым пользуется компания, не имеет значения.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Плюсы	Минусы
Ускоряет бизнес-процессы. Не нужно печатать документы, отправлять их по почте и по нескольку раз звонить контрагентам, чтобы напомнить подписать бумаги	Нужно платить за сервис. У каждого оператора ЭДО свои тарифные планы, стоимость зависит от набора предоставляемых услуг. Кроме того, на старте подключения к системе компании должны заплатить за настройку и обучение сотрудников работе с ЭДО
Сокращает расходы на канцелярию. Не нужно тратиться на бумагу, конверты и другие материалы	Возможны технические сбои. Такое может случиться из-за неполадок с интернетом или проблем в системе. Работа в ЭДО приостановится, пока сисадмины не устранят ошибки
Не требует ведения бумажного архива. Систему ЭДО удобно использовать как электронное хранилище. Все документы систематизированы на серверах и могут храниться там без ограничения	Может потребоваться настройка роуминга. Если компания работает с несколькими контрагентами, использующими разные системы ЭДО, нужно заранее настроить роуминг для обмена документами
Упрощает поиск документов. Любой документ можно найти за секунды по названию компании контрагента
Обеспечивает защиту документов. Все файлы внутри системы надёжно шифруются
Минимизирует ошибки. Документы в ЭДО невозможно потерять. Кроме этого, система не позволит случайно поставить в документе неверную дату или поставить подпись лицу, у которого нет на это прав

Как работает система ЭДО

В процессе задействованы три стороны: отправитель, получатель и оператор ЭДО. Также в процессе участвуют удостоверяющие центры и государственные органы, которые контролируют обмен файлами.

Схема работы электронного документооборота выглядит так:

1. Государственные органы выдают лицензии и устанавливают правила ведения ЭДО. К примеру, налоговая служба ведёт специальный реестр.

Так выглядит перечень компаний, занимающихся разработкой программ электронного документооборота

2. Компания выбирает оператора ЭДО и настраивает рабочие процессы: заводит учётные записи в системе, оформляет КЭП для сотрудников.

Окно с регистрацией в системе Контур.Сайн

Вот так выглядит процесс получения электронной подписи

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, отправитель посылает запрос компании-получателю, чтобы она дала согласие на обмен электронными документами. Чтобы найти получателя, достаточно ввести ИНН партнёра в поиске системы ЭДО.

3. Когда согласие на обмен корреспонденцией установлено или настроен роуминг, можно подгружать в ЭДО цифровые документы в любом формате, например Word или PDF.

4. Далее система попросит выбрать тип загружаемого документа. Например, это может быть счёт или акт.

Можно загрузить любой документ подходящего формата

5. Отправитель подписывает документ электронной подписью и отправляет адресату.

6. Второй партнёр получает документ на своём компьютере за несколько секунд и также подписывает его. Теперь у каждой организации есть файл с подписями обеих сторон.

В системе ЭДО всегда отображается статус документа

Большая часть процесса автоматизирована: если не нужны дополнительные проверки документов, вся процедура занимает всего несколько секунд.

Получается, чтобы вести электронный документооборот, достаточно иметь электронную подпись и договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в разделах ниже.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Электронная подпись заменяет обычную и даёт документам юридическую силу. Закон определяет типы подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Её можно использовать для договоров, счетов и актов, но придётся заключить отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такие подписи могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры. КЭП подойдёт для счетов-фактур и налоговой.

Для подключения к системе ЭДО и обмена документами с бизнес-партнёрами нужна квалифицированная электронная подпись — только она даёт документам юридическую силу. Также КЭП потребуется для сдачи налоговой отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы. Кроме того, с помощью квалифицированной электронной подписи можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд онлайн.

Подписать документ — например, договор о сотрудничестве — может только пользователь, имеющий доступ к КЭП. Чаще всего заводят квалифицированные подписи руководители компаний, бухгалтеры и другие лица, принимающие важные решения. При необходимости собственник бизнеса или генеральный директор может оформить на любого из своих сотрудников доверенность на передачу КЭП, чтобы и они тоже могли подписывать корреспонденцию, влияющую на работу их отделов.

Как перейти на электронный документооборот: 7 шагов

Чтобы перейти на ЭДО, организации предстоит сделать несколько шагов:

1. Оформить положение об ЭДО, в котором компания фиксирует:

вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
правила хранения электронных файлов и другие.

2. Определить путь движения документов:

установить количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
прописать цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
назначить сотрудников, ответственных за отправку и заверку файлов.

3. Решить, как организовать работу: работать с веб-версией, выполнить интеграцию с учётной системой, скачать и установить модуль.

4. Выбрать оператора электронного документооборота.

5. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.

6. Протестировать обмен документами с контрагентами. Обучить сотрудников.

7. Заключить с контрагентами соглашение об использовании электронного документооборота.

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

В России работает несколько десятков операторов ЭДО. По цене, функциональности, надёжности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса:

как быстро работает техподдержка;
готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
какие возможности оператор ЭДО предлагает (с какими форматами документов работает, возможен ли международный обмен, работает ли с системой «Честный знак» и т. д.);
есть ли консультанты-аналитики, которые помогут компании внедрить сервис в работу.

Чтобы не тратить время на поиски подходящего ПО, легче всего воспользоваться реестром аккредитованных операторов. На сайте указан рейтинг всех компаний, число подключённых абонентов, наличие демоверсии для тестирования, а также форматы корреспонденции, с которыми они работают.

После выбора оператора и тарифа нужно подписать соглашение о сотрудничестве, оплатить услуги и войти в систему с помощью логина или КЭП. Многие операторы не только помогают с подключением контрагентов, но также проводят инструктажи для сотрудников перед стартом работы.

Главное об электронном документообороте

ЭДО — это быстрый и удобный процесс обмена электронными документами с коллегами, партнёрами, клиентами или государственными органами.
Компании переходят с бумажного на электронный документооборот из-за полезных функций этой системы. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. При этом файлы не теряются, становится легче их искать и исправлять ошибки, а ещё в любой момент в системе можно найти нужную информацию для проверки и копирования.
Как правило, ЭДО внедряют крупные компании, у которых много контрагентов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданны. Маленьким компаниям и предпринимателям подключить систему электронного документооборота и настроить её в большинстве случаев очень дорого.
Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить квалифицированную электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО.
Чтобы выбрать подходящий сервис ЭДО, важно обращать внимание не только на стоимость программы, но и на дополнительные опции, которые может предоставить оператор. Например, скорость ответа технической поддержки и организация дополнительного обучения для сотрудников.