Архив писем в Яндекс Почте: как не потерять важную информацию в рабочей переписке

Бизнес-процессы в компаниях часто завязаны на конкретных сотрудниках. Иногда это создаёт трудности. Например, менеджер общается с клиентом в почте и не добавляет других участников команды в копию. Если он случайно удалит письмо, уйдёт в отпуск или внезапно уволится, коллегам будет сложно узнать, о чём он договорился с клиентом. Ещё иногда бывает нужно отследить, не нарушают ли сотрудники коммерческую тайну, пересылая письма вне организации.

Эти проблемы легко решить, если в профиле Яндекс 360 для бизнеса, к которому привязаны аккаунты сотрудников, настроить архив писем для корпоративной почты. Он доступен на Оптимальном и Расширенном тарифах. Рассказываем, как им пользоваться.

Важно: архивировать письма можно и в личной почте на любом тарифе. Вы собираете ненужные письма в отдельную папку, и они не отвлекают в основном почтовом ящике. Но к ним всегда можно вернуться и найти важные данные. В рабочей почте Яндекс 360 для бизнеса архив писем работает по тому же принципу для всех почтовых ящиков организации. Переписки и вложения можно будет найти, даже если сотрудник удалил их или его ящик заблокирован.

Как подключить архив писем в Яндекс 360 для бизнеса

Архив подключается в профиле компании. В нём должен быть подключён домен и привязаны аккаунты сотрудников.

Владелец компании может сделать коллег администраторами. У них тоже появятся права на просмотр всей почты. Вход и любые действия с архивом администратору нужно будет подтверждать по номеру телефона, который привязан к его аккаунту. Так посторонние не смогут случайно получить доступ к корпоративной информации.

Как искать письма в архиве

Подключив архив, вы сможете просматривать рабочую переписку сотрудников — даже те письма, которые были отправлены до подключения. Искать письма можно по всем почтовым ящикам, зарегистрированным на домене организации.

Если вы перенесли в Яндекс 360 для бизнеса письма из аккаунтов в других почтовых сервисах (Mail.ru, Gmail и др.), они тоже будут выдаваться в результатах поиска, только не по дате импорта, а по времени получения.

Чтобы начать поиск, откройте архив и введите запрос. Например, название товара, услуги или ФИО клиента, переписку с которым нужно найти. Позже под полем поиска появится история запросов — вы сможете повторить поиск по предыдущим параметрам.

Выберите интересующих вас сотрудников и период. Задайте дополнительные условия. Вы можете искать по темам писем или по письмам с вложениями, учитывать поля «От кого», «Кому», «Копия», «Скрытая копия» и исключать сотрудников, чью переписку просматривать не нужно.

Каждому поиску вы можете дать название, чтобы потом легко найти его в журнале событий. Там же можно будет посмотреть поисковые запросы других администраторов: дату, время, кто искал информацию.

Почему письма не находятся

Если письма не находятся, возможно, вы задали слишком строгие условия. Попробуйте отменить часть фильтров и запустить поиск заново.

Второй вариант — писем нет в архиве. Так может быть по двум причинам:

• Почта сотрудника удалена из профиля Яндекс 360 для бизнеса.
• Письма удалены до включения архива.

Если письмо удалили до подключения архива, найти его не получится. Например, вы включили архив 12 апреля. Письмо, которое отправили и удалили в марте, не отобразится в результатах поиска.

Как отключить архив писем

Нажмите на три точки рядом с заголовком → выберите «Отключить Архив писем» и подтвердите отключение.

После отключения история поиска будет храниться ещё 30 дней. Если вы передумаете и решите подключить архив заново, данные сохранятся.

Более подробно про архив писем в Яндекс 360 для бизнеса читайте в Справке.