Что такое матрица RACI и как она помогает распределить задачи

Если в проекте нет чёткого разделения обязанностей, сотрудники могут перекладывать работу друг на друга. В итоге возникают конфликты, а сроки приходится переносить. Чтобы этого не происходило, можно заранее распределить зоны ответственности с помощью матрицы RACI.

Что такое матрица распределения ответственности RACI

Это инструмент, который помогает управлять проектом и распределять обязанности между сотрудниками. Матрица представляет собой таблицу со списком задач и ролей. Всего ролей четыре:

• R (Responsible) — исполнитель, который выполняет задачу: написать код, подготовить договор, отгрузить товар. 
• A (Accountable) — тот, кто отвечает за конечный результат. Например, руководитель отдела маркетинга утверждает макет рекламного баннера. Если заказчик останется недоволен, претензии будут к руководителю, а не к дизайнеру.
• C (Consulted) — эксперт, который консультирует исполнителей, но сам задачу не выполняет. Например, юрист согласовывает текст договора, прежде чем менеджер отправит документы клиенту.  
• I (Informed) — наблюдатель, которого надо информировать о результатах или принятом решении. Например, руководитель службы поддержки должен знать о том, что в личном кабинете появилась оплата по QR-коду. Так он сможет подготовить скрипты, чтобы операторы консультировали клиентов о новой функции и могли ответить на вопросы.

Что матрица RACI даёт бизнесу

Перестают теряться задачи. Каждое действие закреплено за конкретным исполнителем. 

Раньше посты для соцсетей готовил и SMM-менеджер, и копирайтер, поэтому возникала путаница. Теперь для каждого проекта чётко указывают исполнителя, и сотрудникам не приходится выяснять, кто должен взять задачу в работу.

Снижается нагрузка на руководителя. Он перестаёт быть единственным человеком, который принимает решения и согласовывает каждую задачу. 

Раньше дизайнеры утверждали каждый макет с арт-директором, и у него не оставалось времени на визуальные стратегии для клиентов. Теперь по каждому проекту есть свои ответственные — например, старший дизайнер или маркетолог. 

Ускоряются процессы. У команды появляется чёткое понимание, к кому обращаться по задаче. 

Менеджер готовит договор и сразу видит в матрице, что согласовать документ надо с юристом (C), утвердить — у коммерческого директора (A), а бухгалтера нужно поставить в копию (I).

Упрощается онбординг. Новый сотрудник открывает матрицу и сразу видит, за что он отвечает, с кем взаимодействует и кому передаёт результат. 

Логисту-стажёру не надо узнавать у коллег, с кем согласовывать график доставок. Он видит в матрице, что по этому вопросу нужно обращаться к начальнику склада.

Модификации матрицы RACI

Иногда четырёх ролей недостаточно — тогда можно использовать расширенные варианты матрицы полномочий.

RASCI. Добавляют роль S (Support) — исполнитель поддержки. Этот сотрудник подключается к задаче на определённом этапе и помогает основному исполнителю. 

Менеджер (R) готовит коммерческое предложение для крупного клиента: встречается с потенциальным заказчиком, собирает всю информацию, составляет текст и таблицы с расчётами. Документ получается объёмным, и приходится подключать дизайнера (S), чтобы аккуратно сверстать файл. 

RACI-VS. Обычно такую матрицу используют, когда одного A (Accountable) недостаточно. Чтобы усилить контроль за результатом, добавляют две роли: 

• V (Verifier) — проверяющий. Это независимый эксперт, который оценивает результат на соответствие требованиям, стандартам или техническому заданию. Он не отвечает за то, как делали работу, но без его одобрения задачу не могут принять.
• S (Signer) — утверждающий. Тот, кто разрешает переходить к следующему этапу. Обычно это человек, который принимает финансовые или репутационные риски.
• A (Accountable) по-прежнему отвечает за результат, но теперь его решения опираются на заключение V и разрешение S.

Строительная компания заливает фундамент под коттедж. Менеджер проекта (A) не может проверить, насколько качественно сделана работа, потому что у него нет нужной квалификации. Поэтому сначала подключают независимого инженера технадзора (V): он смотрит на геометрию, прочность и соответствие СНиПам. После владелец стройки (S) ставит финальную подпись и разрешает переходить к следующему этапу — возведению стен. 

Как построить матрицу ответственности RACI: разбираем на примере

Сеть магазинов одежды запускает в одной из точек сезонную распродажу. Рассмотрим, как можно использовать матрицу ответственности для этого проекта. 

Определить задачи и участников проекта

Чтобы получилась наглядная матрица, с которой будет удобно работать, надо подготовить таблицу. Сначала выписывают все задачи, которые необходимо сделать. Их вносят в таблицу по вертикали — каждая с новой строки. Далее определяют участников: на этом этапе не имеет значения, кто кому подчиняется, достаточно зафиксировать всех членов команды. Сотрудников вносят по горизонтали. В итоге получается основа для модели RACI. 

Составлять таблицу можно в Яндекс Таблицах — документ сразу сохранится на Яндекс Диск и будет доступен с любого устройства. Кроме того, файлом можно делиться с другими пользователями. 

Читайте также: Как выбрать инструмент для постановки и контроля задач

Распределить роли

Теперь надо расставить роли на пересечении строк и столбцов. Вот как может рассуждать управляющий магазином, который распределяет ответственность по каждой задаче.

Шаг 1. Определить пул товаров под уценку. Закупщик — исполнитель (R) в этой задаче, потому что он знает, какой товар есть на складах и что уже залежалось. Владелец утверждает финальный список одежды для распродажи (A), а управляющий магазином консультирует (C), что в его магазине пользуется спросом.

Шаг 2. Рассчитать размер скидок. Исполнителем (R) снова является закупщик. Он считает маржинальность и предлагает варианты скидок, которые могут быть. Владелец принимает решение (A).

Шаг 3. Переоценить товар в учётной системе. В небольшом бизнесе управляющий часто сам работает с учётной системой. Он и вносит цены (R), и отвечает за то, что они внесены верно (A). Владельцу и закупщику достаточно знать (I), что задача выполнена.

Шаг 4. Оформить навигацию и ценники. Мерчандайзер выполняет задачу (R): оформляет витрину, размещает новые ценники. Управляющий принимает работу (A).

Шаг 5. Проинформировать персонал. Управляющий проводит собрание (R), рассказывает продавцам о распродаже и работе. Он же и отвечает за результат (A).

Продавцы на этом этапе только усваивают информацию (I).

Читайте также: Kick-off-встреча: что это такое и как проводить эффективно, чтобы команда работала слаженно на старте проекта

Шаг 6. Открыть распродажу. На этом этапе продавцы становятся исполнителями (R). Они встречают покупателей, консультируют их, предлагают товар со скидкой. Управляющий следит за работой команды (A).

Матрица RACI: каких ошибок избегать

Подмена ролей R и A

Руководитель назначает себя ответственным (A), но продолжает вмешиваться в процесс и по факту становится вторым исполнителем (R). У руководителя остаётся меньше времени на его прямые обязанности, что приводит к проблемам в управлении.

У сотрудника нескольких ролей по одной задаче

Это приводит к перегрузке и ошибкам, всё начинает зависеть от одного человека. Такая ситуация может быть при запуске стартапа, если команда состоит из 2–3 человек, но по мере масштабирования надо пересмотреть процессы.

У многих сотрудников одна и та же роль

Например, три копирайтера пишут одну рассылку. Размывается ответственность за задачу, а ещё неэффективно используются ресурсы компании, потому что с текстом может справиться один человек. Или у задачи сразу несколько наблюдателей — уходит много времени, чтобы связаться с каждым. 

Матрица распределения обязанностей остаётся только на бумаге

Если перед запуском не обсудить роли с участниками, может возникнуть путаница. Сотрудники будут перекладывать задачи друг на друга или делать одну и ту же работу дважды. Именно поэтому важно дать всей команде доступ к документу, а саму матрицу — вовремя обновлять, если появились новые задачи, люди или роли.