Как составить календарный план проекта: инструкция для бизнеса

Чтобы превратить идею нового проекта в понятный набор действий, нужен календарный план. Без него легко запутаться, кто, что и когда должен делать, пропустить важные шаги и не уложиться в сроки. По сути, это ваш главный инструмент, чтобы держать проект под контролем и довести его до конца без авралов.

Что такое календарный план и какие задачи он решает

Календарный план — это список задач по конкретному проекту. Отличается от стратегического и финансового тем, что фокусируется на сроках и последовательности действий, а не на долгосрочных целях или окупаемости бизнеса.

Основные задачи календарного плана:

1. Распределить ресурсы и упорядочить работу. Общая картина проекта доступна всем участникам. Каждый понимает, за что отвечает, и видит все вводные по своим задачам.
2. Снизить риски. План показывает, достаточно ли сотрудников, бюджета и времени для выполнения задач. Если чего-то не хватает, это видно ещё до старта.
3. Контролировать проект. Предпринимателю или управляющему проще отслеживать сроки и промежуточные результаты, когда вся информация по проекту собрана в одном месте.

С чего начать: подготовка календарного плана

Рассмотрим на примере из малого бизнеса, какие шаги включает в себя подготовка.

Разбить проект на ключевые этапы. Это превращает абстрактную цель в понятный план действий.

Сеть магазинов детской одежды в Новокузнецке состоит из двух точек. Владелица бизнеса Алёна решает открыть ещё один магазин в более крупном городе — Новосибирске.

Алёна определила несколько крупных этапов: снять помещение, нанять персонал, заказать одежду, запустить рекламу. Теперь каждый из них надо расписать по шагам. Например, вот какие действия включает в себя аренда помещения: определить критерии поиска, найти варианты и оставить три самых подходящих, посоветоваться с юристом по документам, посмотреть каждое помещение вживую, выбрать и заключить договор.

Читайте также: «Что такое декомпозиция и для чего она нужна»

Назначить ответственных. Важно заранее обсудить проект и его этапы с сотрудниками, договориться о сроках и результатах. Так каждый будет понимать общую цель и знать, чего от него ждут.

Один из действующих продавцов готов к переезду в Новосибирск — курировать запуск, чтобы в дальнейшем стать управляющим. Закупать одежду будет сама Алёна. Кроме того, участвовать в проекте будет штатный юрист, маркетолог, веб-дизайнер, копирайтер и другие специалисты.

Убедиться, что ресурсов достаточно. Когда предприниматель принимает решение о запуске, он считает, во сколько обойдётся проект. Прежде чем составлять план, можно ещё раз соотнести финальные цифры с доступными финансами.

Если ресурсов недостаточно, важно учесть это в календарном плане. Например, продлить сроки, чтобы найти инвесторов и увеличить бюджет. Или передать часть задач на аутсорсинг — это может быть дешевле, чем нанимать человека в штат.

Алёна повторно сопоставила все суммы и поняла, что денег на услуги дизайнера и прораба не хватит, поэтому придётся закупать материалы и делать косметический ремонт своими силами.

Читайте также: «Как составить, оценить и контролировать бюджет проекта»

Выбрать инструмент для календарного плана. Чтобы не искать задачи и информацию по разным файлам и чатам, нужен единый инструмент. Когда в проекте участвуют несколько человек, календарный план удобно вести в Яндекс Трекере. Это сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Можно создавать задачи, отслеживать сроки и в любой момент вносить изменения.

Как создать календарный план проекта в Трекере

Представим, что Алёна решила вместе с командой работать в Трекере. Вот как будет выглядеть календарный план её бизнеса.

Шаг 1. Сначала Алёна создаёт проект «Открытие магазина в Новосибирске».

Шаг 2. Теперь Алёна создаёт задачи для каждого из этапов, которые определила ещё при подготовке. Сразу проставляет дедлайны и исполнителей.

Шаг 3. Чтобы увидеть все задачи, Алёна переходит в проект и открывает вкладку «Список задач». Здесь можно отследить нестыковки и потенциальные сложности, если они есть, — например, перегруженность сотрудника.

Алёна распределила задачи между сотрудниками и поставила сроки. В процессе она заметила, что один сотрудник перегружен: он ищет помещение, договаривается с поставщиками о новой партии одежды и занимается оформлением вывески. Эти задачи разные по содержанию и требуют постоянного переключения внимания, поэтому часть задач лучше переставить на другого человека.

Шаг 4. Алёна переходит во вкладку «Доска задач» — этот инструмент помогает визуализировать, что у команды в работе, что уже сделано, а с чем надо разбираться с нуля. Кроме того, можно понять, сколько времени уже ушло на каждую задачу.

Алёна создала задачи , но три из них уже больше 11 часов находятся в колонке со статусом «Открыто». Это значит, что команда по каким-то причинам не берёт их в работу: сотрудники могли просто не увидеть новую информацию, или они сильно загружены. Алёна смогла оперативно заметить, что срываются сроки, и разобраться, почему это произошло.

Шаг 5. В проекте есть задачи, над которыми будет работать несколько людей. Чтобы разбить одно дело на несколько мелких этапов, Алёна использует чек-лист. Его можно добавить прямо в карточке задачи.

За вывеску магазина отвечает менеджер, но он будет подключать ещё дизайнера и редактора, чтобы подготовить макет и текст. Алёна добавляет чек-лист, чтобы каждый участник видел, за что отвечает.

Шаг 6. Даже у опытных предпринимателей не с первого раза получается заложить реалистичные сроки. Календарный план — это гибкий инструмент, с помощью которого можно вовремя выявить риски, например пересечение задач по времени. Для этого Алёна использует диаграмму Ганта, которая тоже есть в Трекере.

Предпринимательница увидела на диаграмме, что запуск рекламы и заказ одежды стоят слишком рано и пересекаются с поиском помещения. Сначала надо определиться с арендой и только потом завозить товар и приглашать потенциальных клиентов.

Какие документы добавить к календарному плану для удобства и контроля

Когда календарный план готов, к нему можно добавить дополнительную информацию. Всё зависит от масштаба и сложности задач, но чаще всего используют следующие документы.

Смета. В отдельной таблице считают, сколько денег уйдёт на проект: расходы на ремонт, оборудование, рекламу и оплату труда. Сделать это можно в Яндекс Документах.

Анализ рисков. В этом документе описывают возможные проблемы и то, как их решать и во сколько это может обойтись бизнесу. Обычно продумывают несколько решений для одного риска.

Все документы можно добавить прямо в Трекер — дать на них ссылки в описании проекта или загрузить файлы.

Главное: как составить календарный план проекта

1. Календарный план выполнения работ помогает увидеть проект целиком. С ним проще планировать и распределять задачи, устанавливать сроки и прогнозировать возможные риски.
2. Чтобы создать календарный план, собирают всю информацию по проекту, ставят цели и оценивают доступные ресурсы. Затем проект разбивают на конкретные задачи и заносят их в календарный план.
3. На основе календарного плана получается наглядный график проекта со сроками, исполнителями и другой информацией. Для мониторинга и управления рабочими процессами удобно использовать сервисы вроде Яндекс Трекера.
4. К календарному плану можно приложить смету и документ с анализом рисков. Это помогает контролировать расходы и оперативно решать проблемы, если они возникают.