Как быстро настроить Яндекс Трекер: инструкция для бизнеса

Яндекс Трекер — сервис, который помогает управлять процессами и проектами в едином цифровом пространстве. В нём могут работать все подразделения бизнеса — от IT до отдела кадров. Инструмент гибко подстроится под специфику процессов. При этом базовая настройка Яндекс Трекера не займёт много времени. В статье расскажем, как подготовить сервис к командной работе.

Компания может подключить Трекер как в составе тарифа Яндекс 360 для бизнеса на всех пользователей организации, так выборочно — на определённое количество сотрудников и подразделений. Подробнее про два варианта подключения читайте в Справке.

Как войти в Трекер и добавить сотрудников

Если вы впервые подключили Яндекс 360 для бизнеса, для начала работы с сервисами вам нужно создать организацию и аккаунты для сотрудников. Подробно этот процесс описан в Справке. Если вы давно работаете в онлайн-офисе Яндекс 360 для бизнеса, базовые настройки уже выполнены.

Чтобы попасть в Трекер, зайдите в Почту или другой сервис Яндекс 360 для бизнеса. Далее на верхней панели нажмите «Ещё» → «Трекер».

В открывшемся окне нажмите «Войти в Трекер». Так вы попадёте на стартовую страницу внутри сервиса.

Если потребуется подключить новых участников команды к Трекеру, добавьте их в свою организацию Яндекс 360 для бизнеса. Тогда доступ к Трекеру они получат автоматически.

Как создавать очереди задач

Очередь — инструмент, который позволяет структурировать задачи и организовать рабочий процесс. Вы можете создать очередь задач самостоятельно или использовать шаблоны сервиса.

Шаблоны содержат предустановленный жизненный цикл задач для конкретного процесса или области работ. Например, есть шаблон очереди для сферы услуг, делопроизводства, разработки и другие.

Чтобы выбрать шаблон, нажмите в меню слева «Очереди» → «Создать очередь». Откроется меню с разными шаблонами. Слева — название шаблона, справа — краткое описание возможностей и хода работы.

Представим, что вы решили настроить очередь для команды разработки. Для этого может подойти, например, шаблон «Разработка».

1. Выберите шаблон, введите название и ключ очереди.

Ключ — это уникальный идентификатор, который помогает определять, в какой очереди находится задача. А ещё он нужен для поиска задач через фильтры. Ключ вы придумываете сами, например HR, SUPPORT или MARKET.

2. Раздайте права доступа. Решите, у кого будет возможность просматривать задачи очереди. Этот параметр всегда можно изменить в настройках очереди.

3. Нажмите «Создать процесс». На этом этапе очередь уже готова к работе: в ней есть определённые типы задач, а также рабочий процесс со статусами и переходами.

По такой схеме в Трекере можно создать любое количество очередей. Кроме того, их можно дополнительно настроить, чтобы лучше адаптировать под реальную работу. Например, добавить типы задач, которых не хватает.

Как добавить новый тип задач и изменить рабочий процесс

По умолчанию в каждом шаблоне очереди есть определённые типы задач — они соответствуют стандартному ходу работ. В «Разработке» это «Веха», Story, Epic, «Ошибка», «Задача». Если в процесс добавляется новый этап, понадобится новый тип задач. Его можно завести самостоятельно, но для этого у вас должен быть статус администратора организации.

Например, вам требуется включить в разработку задачу по улучшению. Выберите «Настройки очереди» → «Рабочие процессы» → «Добавить тип задач» → «Улучшение». К выбранному типу задач укажите резолюцию — это отметка, которую пользователь поставит после выполнения задачи. Так рабочий процесс продвинется дальше.

Когда новый тип задачи создан, нужно скорректировать рабочий процесс. Для этого скопируйте текущий рабочий процесс, нажав на иконку «Дублировать» в правом верхнем углу. В копии рабочего процесса нажмите «Редактировать».

Вы увидите схему рабочего процесса, колонку со статусами и переходами. Укажите, для какого типа задач будет изменён рабочий процесс. В нашем примере это «Улучшение».

Далее выберите неактуальные статусы из колонки слева и удалите их.

Теперь рабочий процесс будет учитывать новый тип задач.

Как настроить права доступа

По умолчанию на старте доступ к Трекеру ограничен: пользователи могут просматривать информацию, но действия им недоступны. Настроить права доступа может только администратор. Перед началом работы с доступами проверьте, есть ли у вас эта роль в системе.

Чтобы раздать сотрудникам полный доступ к функциям сервиса, выберите «Администрирование» → «Группы». Напротив каждой группы в столбце «Доступ в Трекер» нажмите «Полный».

Далее можно настроить доступ к каждой очереди, чтобы с ней работали только конкретные сотрудники:

1. Перейдите в очередь и нажмите «Настройки очереди» → «Права доступа».
2. Выберите пользователя из списка или, если его ещё нет в этой очереди, добавьте.
3. Установите нужные значения:

• Доступ ко всем задачам: просмотр задач / редактирование задач
• Другие настройки: создание задач / настройки очереди

Можно управлять доступами не только отдельных пользователей, но и целых групп. Чтобы добавить сотрудников в существующую группу или создать новую, нажмите «Администрирование» → «Группы» → «Управление группами».

Как создать задачу в любой очереди

Когда очереди настроены, их нужно наполнить задачами. В Трекере задачи можно добавлять через кнопку «Создать задачу» в меню на главной странице и во вкладке со всеми задачами. А ещё пользователи могут создавать задачи через Яндекс Формы: для этого нужно настроить интеграцию сервиса с Трекером по инструкции из Справки.

Форму можно использовать как шаблон для создания задачи в конкретной очереди. Когда пользователь заполнит типовые поля и отправить форму, в Трекере появится новый тикет.

Другой сценарий — опубликовать форму, например, на корпоративном сайте. Тогда ставить задачи смогут даже незарегистрированные пользователи. Таким образом удобно собирать обращения в техподдержку.

В задаче нужно указать вводные: название, описание, исполнителя, дедлайн и другие. Можно прикрепить файлы, добавить чек-лист или связь с другой задачей.

Если компания мигрирует в Трекер со сторонней площадки, задачи можно импортировать по API.

Как настроить связи между задачами

В работе выполнение одной задачи может зависеть от выполнения другой. Если обозначить эту взаимосвязь, сотрудники будут видеть сразу весь рабочий процесс и лучше его контролировать.

Чтобы настроить связи между задачами, щёлкните на главную задачу. В открывшемся меню нажмите «Добавить связь» и выберите подзадачу.

Как использовать доски и управлять задачами

Доски — удобный инструмент, чтобы следить за статусами задач и оценивать прогресс. Чтобы создать доску в Трекере, нажмите в меню слева «Доски задач» → «Создание доски». Далее выберите доску — простую или с бэклогом и спринтами.

Как настроить простую доску

Простая доска, или канбан-доска, подойдёт любой команде. Колонки — это статусы задач, которые можно изменять и удалять, настраивая доску под свои процессы. Чтобы добавить задачи на доску, нажмите «Добавить задачу». По мере выполнения задач соответствующие им карточки нужно передвигать — из колонки в колонку.

Как настроить доску с бэклогом и спринтами

Для некоторых шаблонов очередей доски создаются автоматически. Например, для работы по шаблону «Разработка» будет создана agile-доска с бэклогом и спринтами. Чтобы начать работу, в бэклоге доски добавьте уже существующие задачи или создайте новые.

Перетащите задачи в поле «Спринт 1» и нажмите «Запустить». После этого перейдите во вкладку «Доска», чтобы перемещать карточки и следить за статусами задач.

На всех досках в Трекере есть возможность поиска, группировки, сортировки и фильтрации задач. Фильтры можно сохранить и сделать их видимыми для участников команды, чтобы все пользовались одинаковыми значениями.

Как создавать проекты

Задачи, которые созданы в рамках одной цели, продукта, подразделения или для одного клиента, можно объединять в проекты. В проектах есть описание, ответственные и участники, дедлайны.

Чтобы создать проект, нажмите «Проекты» → «Создать». Откроется окно проекта. Заполните его информацией, создайте новые задачи в рамках проекта или перенесите задачи из любых очередей, прикрепите важные файлы и чек-листы.

Вы сможете управлять иерархиями и зависимостями задач проекта. Для наблюдения за прогрессом, контроля и планирования удобно использовать диаграмму Ганта. Прямо на диаграмме можно создавать задачи, менять исполнителей и сроки.

Как настроить инструменты автоматизации в Трекере

Автоматизация ускоряет выполнение рутинных операций и освобождает время для более важных задач. В Трекере большинство автоматизаций выполняется с помощью триггеров.

Для примера создадим триггер, который будет призывать автора задачи при переходе задачи из определённого статуса:

1. Заходим в настройки очереди этой задачи. Нажимаем «Триггеры» → «Создать триггер».
2. Указываем название триггера. Например, «Оповестить автора».
3. Указываем условия, при которых триггер будет срабатывать. Для этого нажимаем «Добавить условие» и выбираем в выпадающем списке «Статус». В поле «Значение поля изменилось» нажимаем «Стало равно». А затем указываем статус из этой очереди, после появления которого сработает триггер, — в нашем примере это «Согласование результатов».
4. Выбираем действия, которые произойдут при изменении статуса. В поле «Действие триггера» нажимаем «Отправка сообщения». Далее пишем текст оповещения, которое получит автор задачи: «Необходимо согласование». Уведомление придёт на почту.

Настройку Трекера можно делегировать системному администратору или другому ответственному специалисту, который отвечает за IT-инфраструктуру компании. А если в процессе настройки или использования инструмента возникнут вопросы, обращайтесь в техподдержку Яндекс 360 для бизнеса.