Сотрудник уходит: как быстро передать дела и не зависеть от отпусков и увольнений в будущем

Когда сотрудник резко выпадает из процессов из-за увольнения или болезни, это может стать проблемой. Он не передаст полностью дела, и коллегам придётся разбираться в задачах на ходу. Если команда работает в Яндекс 360, можно быстро передавать дела в экстренной ситуации и настроить систему совместной работы, чтобы всегда быть готовым к замене исполнителя.

Срочно передать дела, если сотрудник внезапно увольняется или уходит на больничный 

Если до ухода сотрудника осталось не больше двух недель, можно сделать следующее.              

Соберите список дел и добавьте контекст к ним

Попросите сотрудника собрать в одном документе все текущие задачи — это поможет понять объём работы. Это можно сделать в Яндекс Таблицах — написать список дел, добавить сроки выполнения, контакты клиентов, подрядчиков. К каждой задаче стоит дать контекст: на каком этапе находится проект, когда назначены ближайшие встречи и где потребуются дополнительные согласования. Например, сотруднику, который замещает менеджера по закупкам, важно указать в списке дел текущие заказы, статусы по ним и контакты поставщиков.

Чтобы замещающий коллега не упустил важное, нужно расставить приоритеты. Можно определить категории задач:

• рутинные — например, проверка почты и ответы на входящие звонки;
• срочные — например, отчёты и согласования; 
• несрочные — например, подготовка идей по новому проекту. 

После этого стоит отметить в таблице, какая задача к какой категории относится. Или через функцию условного форматирования ячеек можно выделить срочные задачи, которые нужно выполнить, допустим, на этой неделе. Для этого нужно будет задать правило по дате. Подробнее об этом читайте в Справке.

Запросите инструкции к ключевым задачам

Это поможет быстро разобраться в разных ситуациях — например, что делать, если на сайте перестали отображаться заявки. Сотрудник перед уходом должен прописать порядок действий: отправить тестовую заявку, проверить возможные технические ошибки и обратиться к системному администратору, если не получилось решить вопрос самостоятельно. 

Узнайте, к каким инструментам и данным нужны доступы

Например, это могут быть сервисы для планирования, управления проектами, отправки писем. Замещающий сотрудник должен будет получить актуальную информацию из этих сервисов. В Яндекс Почте можно настроить переадресацию на другой адрес — так коллеги смогут продолжать переписку с клиентами и работать с документами. Например, если заказчик прислал техническое задание или счёт на оплату, замещающий сотрудник сможет ответить без задержек.

Решите, кто именно будет замещать отсутствующего сотрудника

Если штатная численность позволяет, проекты лучше распределить между несколькими людьми — так их собственные задачи не уйдут на второй план. Погрузите сотрудников в контекст: передайте инструкции, дайте доступы к сервисам и данным. Например, добавьте новых исполнителей в онлайн-встречи с клиентами или партнёрами.

Настроить систему совместной работы, чтобы всегда быть готовыми к передаче дел

Чтобы передача дел из форс-мажора превратилась в рутинную задачу, необходимо заранее выстроить систему командной работы. Вот как это можно сделать с помощью инструментов Яндекс 360.

Шаг 1. Используйте систему управления проектами

В Яндекс Трекере удобно планировать работу всех отделов компании. В нём можно создавать проекты с описанием, этапами и сроками и прикреплять к ним все рабочие файлы. Когда сотрудник уходит в отпуск, руководителю достаточно в Трекере передать задачи другому исполнителю. Замещающий сотрудник сразу увидит текущую картину и приоритеты и не будет тратить время на сбор информации из разных источников: переписок в чатах, писем и устных комментариев. 

Читайте также: Сделки под контролем: 5 причин для агентства недвижимости организовать работу в Яндекс Трекере

Шаг 2. Соберите базу знаний по отделам, должностям

Чтобы важная информация не хранилась в разрозненном виде у разных сотрудников, её собирают её в едином пространстве — Яндекс Вики. В ней можно создать страницы для каждого отдела, добавить данные по должностям, прикрепить необходимые инструкции, гайды в файлах, указать ссылки на Диск с документами и на задачи в Трекере. 

Например, типография может хранить в Вики регламенты работы с клиентами, шаблоны договоров и писем, инструкции по типовым задачам — например, как запустить печать большого тиража. Кроме того, пригодится список частых ошибок и способы их решения. Так процессы не будут зацикливаться на одном человеке.

Читайте также: Как организовать базу знаний, чтобы она не превращалась в склад данных

Шаг 3. Настройте работу с корпоративными ящиками 

В Яндекс Почте есть два вида ящиков для совместной работы: 

• Делегированные — ящики коллег, к которым вам открыли доступ (например, на время отпуска владельца). Так замещающий менеджер сможет подхватить документооборот: отправить счета и принять акты сверок.
• Общие — те, у которых нет конкретного владельца, ими пользуются несколько сотрудников (например, из одного отдела). В компании может быть общая почта для новых клиентов: это помогает не пропустить заявки и быстро брать их в работу.  

При совместном доступе можно отправлять, читать и сортировать письма. При этом знать пароли от чужих аккаунтов необязательно.

С сервисами Яндекс 360 команда сможет эффективно работать не только в сезон отпусков или в случае внезапных больничных. В цифровом пространстве удобно планировать задачи и управлять ими каждый день. А если случится экстренная ситуация, например увольнение ключевого сотрудника, коллеги и руководитель смогут быстро войти в курс дела и продолжить работу. 

Яндекс 360 подходит для компаний разного масштаба: от небольшого стартапа до крупной производственной организации. Сможете подобрать подходящий тариф, в зависимости от количества сотрудников и текущих задач.