Структурирование проекта за семь шагов — разбираем на примере

Структуру реализации проекта составляют, чтобы успешно запустить проект и достигнуть поставленной цели. Без этого не получится адекватно распределить ресурсы, уложиться в сроки и реализовать задуманное. Структуру можно составить за семь шагов — рассмотрим каждый из них на примере.

Что такое структура проекта

Структура проекта — это система компонентов проекта, которая обеспечивает достижение цели. Это исполнители, бюджет и другие ресурсы, график выполнения задач, конечная цель. Структурирование проекта позволяет рассмотреть все составляющие и оптимально распределить нагрузку и средства.

Этот процесс делится на семь шагов или этапов:

1. Определить цели и задачи проекта. На этом этапе формулируется чёткий измеримый результат и составляется список задач и подзадач.
2. Составить план действий и последовательность задач. Здесь выявляются приоритетные задачи, которые критически важны для достижения цели, а также связи между ними.
3. Составить график работ. Команда определяет длительность и сроки выполнения задач.
4. Распределить ответственность. На этом этапе команда решает, кто какие задачи будет выполнять.
5. Сформировать бюджет проекта. Общие затраты складываются из затрат на каждую задачу.
6. Просчитать риски проекта. Команда оценивает весь список работ и ищет в нём потенциально слабые места, чтобы по возможности скомпенсировать их заранее.
7. Рассмотреть структуру повторно. Составить детальную и рабочую структуру реализации проекта с первого раза, скорее всего, не получится, поэтому нужно пройтись по всему списку два-три раза.

Разработка структуры проекта необходима ещё и для поиска оптимального пути к цели. Даже у крупных и мощных компаний есть ограничения, с которыми нужно считаться. Обычно они связаны с соотношением трёх аспектов: скорость, качество и цена.

Делать товары или поставлять услуги быстро, качественно и дёшево невозможно. Только два аспекта из трёх могут быть в приоритете, иначе бизнес будет работать себе в убыток. Нужно найти баланс между скоростью, качеством и дешевизной.

Например, бригада рабочих может за короткий срок и недорого сделать ремонт в помещении. Но при этом она закупит дешёвые и, возможно, не самые качественные материалы, а интерьер будет максимально простым, без изысков.

Другой пример: ремонтная бригада обещает сделать всё качественно и быстро. Но запросит за это высокую цену — придётся напрячься, чтобы выдать требуемый результат в ограниченный срок, а хорошие инструменты и материалы стоят дорого.

Структурирование проекта на примере: семь шагов

Представим себе команду во главе с предпринимателем, который хочет запустить новую кофейню. На этом примере рассмотрим, как можно составить структуру такого проекта.

У команды есть идея: создать кофейню, где можно не только перекусить и выпить кофе, но и провести чтения, собрание книжного клуба или лекцию.

Цели и задачи

Рассмотрим, как можно сформулировать конечную цель и разбить её на шаги.

Предприниматель хочет запустить работу кофейни и вывести её в плюс через 8–10 месяцев. При этом ему важен образ конечного результата — заведение с конкретной эстетикой.

Чтобы достичь цели, необходимо найти и снять помещение, детально продумать УТП, составить меню, оформить необходимые юридические документы, нанять персонал. Это и есть задачи проекта.

Далее можно выделить подзадачи. Чтобы найти подходящее помещение, нужно выбрать способ поиска — самостоятельно или через риелтора. Также необходимо составить список требований к локации: пешеходный трафик, близость к другим важным объектам. Чтобы нанять персонал, команда должна сформулировать, какие сотрудники ей нужны, и составить текст вакансии.

План действий и последовательность задач

Задачи и подзадачи нужно выстроить последовательно, чтобы все стадии логично следовали одна за другой. Например, сперва идёт формирование УТП и портрета целевой аудитории, а потом составление меню.

На этом же этапе задачи приоритизируются. Например, в команде есть дизайнер, который отвечает за концепт помещения и оформление меню и визиток. В начале проекта гораздо важнее проработать интерьер кофейни, чтобы запустить ремонт. Дизайном меню и прочей печатной продукции можно заняться и позже.

Составить график работ

Чтобы поскорее достичь цели, нужно работать быстро, но не в режиме аврала и не в ущерб качеству. Поэтому нужно составить график работ.

Для этого можно использовать наработки с прошлого этапа. Каждую задачу из сформированной последовательности можно оценить по длительности, суммировать и так получить срок выполнения проекта.

На этом этапе можно найти задачи, которые для экономии времени можно запараллелить. Например, разрабатывать маркетинговую кампанию можно одновременно с ремонтом и наймом.

Подробнее о том, как оценить и соблюдать тайминг проекта, можно почитать в статье «Управление временем проекта: инструменты и методы».

Распределить ответственность

На этом этапе нужно определить, кто будет отвечать за выполнение задач. Это поможет избежать путаницы.

Распределить роли можно с помощью матрицы RACI. Она имеет вид таблицы. По вертикали идёт список задач, а по горизонтали — четыре столбца с буквенными обозначениями ролей:

R (responsible). Это сотрудник, который будет выполнять основную работу. Как правило, это один человек, для группы лучше разбить задачу на подзадачи и в этом виде внести в матрицу.

А (accountable). Это тот, кто несёт ответственность за выполнение задачи, но не обязательно делает её сам. Он может делегировать подзадачи R.

С (consult). Эксперт, который может проконсультировать по задаче, но не будет вмешиваться в процесс.

I (informed). Сотрудник, которого нужно держать в курсе событий и оповестить о выполнении задачи.

В ячейки таблицы нужно вносить имена и должности сотрудников. Заполненная матрица может выглядеть так:

Для небольших команд нормально, если сотрудники выполняют больше одной роли в задаче.

Сформировать бюджет проекта

Оценить затраты на реализацию проекта можно несколькими способами:

Снизу вверх — в этом случае нужно подсчитать, сколько придётся потратить на решение каждой задачи, затем сложить полученные суммы.

Сверху вниз — этот способ применяют в крупных организациях, где бюджет «спускают сверху». Сумма для проекта уже выделена, её распределяют по имеющимся задачам, чтобы проверить, хватит ли этих средств. Точно так же можно оценить, хватит ли сбережений на открытие бизнеса.

Оценка исторических данных — здесь можно опираться на свои цифры или собрать их с рынка.

Экспертная оценка — с расчётом бюджета поможет опытный специалист из той же сферы.

Подробнее о составлении и контроле бюджета можно прочесть в статье «Как составить, оценить и контролировать бюджет проекта».

Просчитать риски проекта

Чтобы заранее выявить внешние и внутренние риски проекта, можно обратиться к следующим методам:

Брейншторм с сотрудниками — этот способ хорош для команд, состоящих из людей с разными специальностями и опытом. Так получится рассмотреть проект с разных сторон.

Спираль рисков — здесь тоже понадобится помощь команды. Сотрудники анализируют риски по семи направлениям: оборудование, логистика, информация, менеджмент, маркетинг, кадры и финансы. Каждое из них оценивается по 10-балльной шкале. Чем выше риск — тем больше баллов. Результат можно изобразить в виде графика.

SWOT-анализ — включает в себя анализ сильных и слабых сторон продукта, команды и проекта, угроз и возможностей.

Узнать о выявлении рисков проекта и управлении ими можно в статье «Риски в проекте: виды, примеры, как управлять».

Рассмотреть структуру проекта повторно

По мере продвижения по семи шагам структура будет обрастать подробностями, команда будет выявлять новые риски, проблемы и возможности. Проект нужно провести по этим шагам ещё два-три раза, чтобы выявить и учесть как можно больше нюансов к запуску.

Образ результата проекта может значительно поменяться в процессе построения структуры. Обычно это нужно для нивелирования рисков, подстройки под рынок или экономии бюджета. Например, книжный концепт кофейни могут заменить на книжно-игровой, чтобы привлечь дополнительный сегмент целевой аудитории — любителей настольных игр. Это увеличит количество посетителей и лояльных покупателей в будущем.

Главное о структуре проекта

• Структуру проекта выстраивают до начала всех работ, чтобы составить список задач, распределить ресурсы, построить план и график, а также выявить возможные риски.
• Структуру управления проектом можно составить за семь шагов: сформулировать цели и задачи, построить план действий, составить график, назначить исполнителей, сформировать бюджет, просчитать риски.
• Нужно провести проект по этим семи шагам несколько раз, чтобы структура стала чёткой и детальной. Это упростит запуск и работу над проектом.