Как общаться с разовым подрядчиком в Мессенджере: выдаём гостевой доступ в защищённый контур компании

Часто компании привлекают к проектам внешних специалистов на разовые работы — копирайтеров, дизайнеров, юристов, IT-разработчиков. Если общаться с ними через разные сервисы, оперативно решать рабочие задачи будет сложно: есть риск запутаться и пропустить важную информацию. А ещё это небезопасно — например, если подрядчик случайно получит доступ к внутренним данным бизнеса. Удобнее пригласить внешнего специалиста в корпоративный Мессенджер.

Рассказываем, как это сделать и какие у гостя будут возможности.

1. Откройте admin.yandex.ru.
2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты и гости → Гости.
3. Нажмите Добавить → Пригласить вручную.
4. Заполните все поля и нажмите Пригласить.

Подрядчик сможет принять приглашение только с аккаунта, на который оно было отправлено. При этом аккаунт должен быть зарегистрирован на домене @yandex.ru или на основном домене организации.

Приглашение придёт подрядчику на указанную почту и будет действительно в течение трёх дней. Если он не авторизуется за это время, приглашение нужно будет отправить снова.

Читайте также: Без микроменеджмента: как зрелая внутренняя коммуникация помогает владельцу управлять бизнесом

Возможности гостя. У приглашённого пользователя появятся все чаты организации, в которые он добавлен. Он сможет обсуждать рабочие задачи, отправлять и скачивать документы, подключаться к видеозвонкам. При этом внутренние данные бизнеса будут защищены: у подрядчика будет закрыт доступ в другие каналы и чаты, он не сможет написать любому сотруднику компании или скачать через бота корпоративные документы.

О том, как удалить гостя и как запретить сотрудникам принимать приглашения других организаций, можно посмотреть в разделе Справки. Там же можно написать обращение в службу поддержки, если возникли сложности.