Промежуточный шаг от идеи к реализации: что такое концепция проекта

Представьте, что у вас появилась идея для развития бизнеса, на планёрке вы поручили реализацию команде, но в итоге не получили результат, который планировали. Без чёткого понимания, зачем запускается проект и к чему нужно прийти, сотрудники могут интерпретировать задачи по-своему и в результате выбрать неэффективные инструменты. Чтобы этого не происходило, перед стартом работ важно разработать концепцию проекта. 

Что такое концепция проекта и зачем она нужна

Концепция проекта — это документ, в который включают основную информацию по проекту: цель и задачи, сроки, ресурсы и возможные риски. По сути, это каркас, на котором строится реализация любого проекта, будь то разработка мобильного приложения, ребрендинг или автоматизация рутинных процессов на производстве. Концепция нужна бизнесу, чтобы:

• Планировать ресурсы. Концепция показывает, сколько времени, денег, людей потребует проект. Можно оценить, достаточно ли текущих ресурсов или нужны дополнительные.

Сеть медклиник собирается создать мобильное приложение с каталогом услуг и онлайн-записью. В концепции прописывают, какие функции нужно включить в разработку: чат-бота для обработки заявок и интеграцию с базой данных, чтобы напоминания о визите отправлялись автоматически. Это даёт возможность подобрать конкретных специалистов, распределить ресурсы и бюджет ещё до запуска проекта.

• Ориентировать команду. Если сотрудники сразу видят зоны ответственности и итоговый результат, в будущем будет легче избежать недопониманий.

Допустим, менеджер проекта ожидает, что интерфейс приложения будет минималистичным, но у дизайнера нет концепции, на которую можно ориентироваться. Он использует яркие цвета и множество визуальных элементов. После сдачи макеты приходится править, и сроки проекта затягиваются. 

• Привлекать инвестиции. Инвесторы с большей вероятностью поддержат проект, если поймут, для чего он нужен и как вписывается в текущие условия рынка. 

В концепции прописано, что в приложении будет доступна опция онлайн-консультации. Пациенты смогут связаться со специалистами без посещения клиники. Это выделяет разработку среди конкурентов, и её привлекательность для инвесторов повышается. 

Что входит в концепцию проекта: основные разделы

Как правило, концепция проекта состоит из шести разделов: 

1. Краткое описание проекта. Один-два абзаца, которые резюмируют всю информацию о проекте из концепции — его ключевые характеристики и значение для бизнеса. Описание — первый раздел в структуре концепции, но пишут его в последнюю очередь, когда проработали все детали и получили целостное представление о проекте. 
2. Цель и задачи бизнеса. Здесь описывают цель и задачи, которые преследует проект. А также этапы, которые нужно выполнить для их достижения. Например, если ресторан планирует запустить новое меню, в концепцию можно добавить такие пункты: разработка блюд, обучение для поваров и официантов, анонс в соцсетях.
3. Целевая аудитория. В этом разделе описывают аудиторию и её проблемы, на решение которых направлен проект. Допустим, многие клиенты кофейни — это офисные работники и студенты, которые заходят за напитками по дороге на работу или учёбу. С утра у них нет времени, чтобы долго стоять в очереди. Для решения этой проблемы кофейня решает разработать приложение с функцией онлайн-заказа. Так посетители смогут выбрать кофе заранее и не ждать в очереди, а бизнес не будет терять клиентов. 
4. Необходимые ресурсы. Это список всего, что потребуется для реализации проекта: команда, бюджет, оборудование и цифровые сервисы. Например, если бизнес запускает рекламную кампанию, то в концепцию проекта включат расходы на услуги таргетолога и пополнение рекламного кабинета.
5. Ориентировочные сроки. В этом разделе выделяют основные вехи проекта и указывают для них примерные дедлайны. Допустим, компания проводит ребрендинг. Тогда первый месяц посвящают пересмотру ценностей и формулировке нового позиционирования, второй — разработке айдентики бренда, а в течение третьего запускают тестовые кампании и собирают обратную связь от аудитории. 
6. Риски. Это всё, что может помешать в реализации проекта: изменения в экономике и законодательстве, срыв сроков, потеря инвесторов и другие обстоятельства. Например, бизнес планирует выпустить мобильное приложение. После релиза может выясниться, что некоторые функции неудобны для пользователей. В концепции нужно заложить дополнительное время и бюджет на сбор обратной связи и доработку приложения.

Как написать концепцию проекта

Концепт-план создаёт менеджер проекта вместе с командой. Список сотрудников, которые будут участвовать в разработке концепции, зависит от специфики проекта. Например, если планируется запустить блог на сайте компании, то руководителю проекта будут помогать дизайнеры, авторы, редакторы, разработчики. 

Разработка концепции проекта проходит так: 

Шаг 1. Определить цель и задачи проекта. Чем конкретнее описана цель, тем проще спланировать дальнейшие шаги. 

Онлайн-школа творчества, которая раньше работала только с детьми, ставит цель расширить целевую аудиторию и набрать группу взрослых студентов к концу года. Такая формулировка сразу задаёт ориентиры по срокам и объёму работ.

Шаг 2. Собрать информацию. Исследовать запросы целевой аудитории и ситуацию на рынке. Эта информация поможет понять, какие решения и инструменты действительно востребованы, а на какие не нужно тратить деньги. 

Чтобы разработать новый онлайн-курс по дизайну, бизнес изучает конкурентов и анализирует тренды. Исследование показало, что на рынке труда сохраняется высокий спрос на брендинг. Значит, обучение этому направлению для взрослых может быть востребовано. 

Шаг 3. Составить документ. На этом этапе детально описывают идею проекта, его цель и значение для бизнеса. Также обозначают целевую аудиторию, бюджет, необходимые ресурсы и оценивают риски. 

Например, основная идея курса может выглядеть так: «Научить работать с графическими инструментами и разрабатывать айдентику бренда с нуля». 

Шаг 4. Утвердить концепцию. В финале концепцию показывают команде, которая будет работать над проектом, и собирают обратную связь. Если необходимо, документ редактируют.

Менеджер проекта изначально недооценил трудозатраты, и, чтобы выполнить проект, нужно подключить больше сотрудников или сдвинуть сроки. Из-за ограниченного бюджета выбрали второй вариант и внесли изменения в график в концепции. 

Как оформить концепцию проекта: пример

Концептуальный план проекта составляют и в обычном текстовом файле, однако для совместной работы удобнее использовать специальные сервисы. Например, в Яндекс Досках можно разрабатывать концепцию вместе с командой, оставлять комментарии для коллег, а затем оформить итоговый документ. Вы можете создать его с нуля или адаптировать под него один из шаблонов.

Каждый раздел концепции можно детализировать в других шаблонах сервиса. Например, для описания желаемого результата подойдёт шаблон «Цели SMART». Он помогает сформулировать цель проекта так, чтобы она была измеримой, достижимой и конкретной.

Читайте: SMART-цели: для чего они нужны и как их применять

Сроки проекта можно визуализировать с помощью диаграммы Ганта. Этот инструмент помогает обозначить дедлайны, ответственных и зафиксировать этапы работы для всех участников.

Как выглядит хорошая концепция: основные признаки

Рабочая концепция должна соответствовать трём критериям: 

Понятная и легко читается

Текст должен быть разделён по разделам и написан простым языком. Важно, чтобы концепцию проекта было легко понять как менеджеру, так и узкопрофильному специалисту.

Реалистичная

Проект должен быть выполнимым и соответствовать возможностям бизнеса. Допустим, салон красоты решает запустить новое направление и увеличить поток клиентов, однако у компании не хватает средств на необходимое расширение штата. Такая концепция нереалистична, потому что не учитывает доступные бизнесу ресурсы и возможные риски.

Содержит только основную информацию 

Универсального объёма для концепции нет — всё зависит от сложности проекта, размера команды и того, для кого именно вы делаете документ. Например, чтобы инвесторы не отвлекались на лишнюю информацию и быстро оценили выгоду, концепцию умещают на пяти страницах. Если концепт-план предназначен для внутренних сотрудников и нужно прописать задачи для каждого отдела, страниц может быть 20. 

Однако есть правило: описания должны быть максимально чёткими, так что не стоит углубляться в мелкие детали. Их можно уточнить позже в технических заданиях для исполнителей.

Главное о концепции проекта

1. Чтобы превратить абстрактную идею в проект, необходимо проработать его концепцию. От неё во многом зависит, насколько успешной будет реализация задуманного. Чёткая концепция помогает спланировать бюджет, избежать недопониманий в команде и привлечь инвестиции. 
2. Обычно в концепции прописывают цель и задачи проекта, особенности аудитории, сроки и риски. Также в документ стоит включить необходимые ресурсы: бюджет, команду, оборудование и цифровые сервисы.
3. Формирование концепции проекта состоит из четырёх этапов: определение цели и задач, сбор информации, составление документа концепции и его утверждение.