Как в Яндекс Документах редактировать тексты, таблицы и презентации: инструкция для начинающих

Документы — облачный сервис для работы с текстом, таблицами и презентациями. Файлы можно создавать и редактировать на любом компьютере или смартфоне, в дороге, дома и в офисе. Наряду с Почтой, Диском, Календарём и Телемостом Документы входят в набор сервисов Яндекс 360.

Как войти в Документы

Откройте Документы в браузере. Войдите в свою учётную запись в Яндексе или создайте новую.

Стартовая страница встречает тремя ключевыми областями. Сверху — панель со ссылками на другие сервисы Яндекс 360 и меню аккаунта. Слева — вкладки «Документы», «Таблицы», «Презентации» и «Сканы». Большую часть окна занимает поле «Недавние документы» с иконками файлов.

Как сортировать файлы. По умолчанию файлы отсортированы по дате просмотра. Чтобы отсортировать их по названию или размеру, нажмите на название поля «Недавние документы». Здесь же можно выбрать порядок отображения: возрастающий или убывающий.

Правее находятся кнопки «Новый документ», «Открыть из Диска» и стрелка вверх — загрузить файл с компьютера.

Последние две кнопки в ряду отвечают за:

• Выбор стиля отображения документов — два вида плитки или список.
• Фильтр по автору файла. Можно выбрать только свои файлы, либо те, которыми с вами поделились другие пользователи, либо сразу все.

Как закрепить важный файл вверху списка. Достаточно навести на него курсор и нажать на появившуюся иконку с канцелярской кнопкой. Теперь документ всегда будет оставаться сверху вне зависимости от фильтра и сортировки.

Как создать документ

Нажмите на кнопку «Создать» и выберите: «Документ», «Таблицу» или «Презентацию».

Появится поле ввода названия. Укажите имя файла и снова нажмите «Создать».

В новой вкладке откроется только что созданный файл, его можно будет редактировать.

Как редактировать документы

В Документах есть три редактора: для текстовых документов, таблиц и презентаций. По интерфейсу они похожи на привычные офисные офлайн-приложения.

Сверху находится лента вкладок — меню. Она начинается с выпадающего списка «Файл». С его помощью можно выгрузить документы на компьютер, отправить их на печать, установить пароль или зайти в настройки редактора.

На следующих вкладках удобно сгруппированы функции. На Главной — основные кнопки для работы с соответствующим типом файлов.

Как оформить текст

Для работы с текстом в первую очередь нужны функции: изменение шрифта, размера и цвета, выравнивание. Во всех трёх редакторах они находятся в левой части меню «Главная».

Напишите текст, выделите его мышью и нажмите на нужную кнопку форматирования.

Подсказка. Если навести курсор мышки на кнопку, поверх неё всплывёт название функции.

В правой части меню есть специфические для каждого типа документов функции. Листайте галерею, чтобы посмотреть какие.

Как добавить элемент

Перейдите в меню «Вставка» и выберите нужный элемент:

• В текстовые документы можно добавить фото с компьютера или по ссылке, таблицу, график, комментарий, ссылку, колонтитул.
• В Таблицах набор элементов меньше. Зато можно создать сводную таблицу и вариантов графиков больше.
• В Презентациях в меню «Вставка» есть ещё кнопка для добавления нового слайда.

Как работать с формулами

Работа с формулами поддерживается только в Таблицах. Есть два способа добавить формулу — через меню в верхней панели или ручным вводом.

Способ 1. Выделите нужную ячейку и зайдите в меню «Формула → Функция».

Откроется список функций. Их можно группировать по категориям — например, инженерные, математические, логические. Выделите функцию, нажав на неё один раз, и под списком появится её описание. Нажмите ОК, если она подходит.

Способ 2. Поставьте в ячейку знак равно. Начните писать название функции. Под ячейкой появится выпадающий список с подсказками. Выберите нужную функцию и задайте её параметры.

Как открыть совместный доступ

Чтобы с файлом могли работать до 40 пользователей одновременно, нужно настроить к нему доступ. Делается это со стартовой страницы Яндекс Документов:

1. Выберите документ, к которому хотите открыть доступ, и нажмите на него правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите «Настроить доступ» и в открывшемся окне установите права на просмотр или редактирование.
2. Скопируйте ссылку на файл и отправьте её на почту коллегам. Либо покажите QR-код документа для считывания смартфоном.

Обладатели подписки Яндекс 360 Премиум с тарифами Оптимальный и Расширенный, кроме стандартных функций общего доступа могут установить лимит времени, в течение которого ссылка будет работать. А ещё — запретить скачивание документа, когда открывают его только для просмотра.

Есть два режима совместного редактирования — «Быстрый» и «Строгий». Первый ничем не отличается от работы в одиночку. Все изменения сохраняются сразу, как только пользователь их вносит. Изменения сразу видят все участники. А вот «Строгий» режим требует нажатия кнопки «Сохранить» в левом верхнем углу редактора, чтобы результат работы одного человека стал виден остальным.

Чтобы установить режим, перейдите на вкладку «Совместная работа» в редакторе документов, таблиц или презентаций. Нажмите «Режим совместного редактирования» и выберите «Быстрый» или «Строгий».

Как сохранить документ

Изменения в Яндекс Документах сохраняются автоматически. Документы, таблицы и презентации хранятся на Диске в привычных для пользователей Microsoft Office форматах — DOCX, XLSX и PPTX соответственно. Через меню «Файл» можно скачать их на компьютер в PDF, форматах OpenOffice, простом тексте (CSV для таблиц) и некоторых других.

Важно. Если вы редактируете документ в строгом режиме совместного доступа, его нужно сохранять вручную через кнопку с дискетой в левом верхнем углу редактора или сочетанием клавиш: Ctrl + S для Windows либо Cmd + S для macOS.

Кратко: что запомнить про Яндекс Документы

1. Если у вас есть аккаунт в Яндексе, отдельная регистрация в Документах не нужна. Зайдите в свой профиль, и доступ к сервису откроется автоматически.
2. Если аккаунта нет, вы можете смотреть и редактировать документы, которыми с вами поделились по ссылке. Но чтобы создавать свои, нужно зарегистрироваться.
3. Основные функции Яндекс Документов совпадают с возможностями офлайновых офисных пакетов.
4. В любой документ можно добавлять элементы: изображения, графики ссылки и другие. Делается это через меню «Вставка».
5. В Таблицах есть меню «Формула», которое позволяет добавить к ячейке функцию и делать расчёты.
6. Совместный доступ к файлу открывается через контекстное меню «Поделиться». Есть два режима совместного редактирования файлов: «Быстрый», когда изменения сохраняются автоматически для всех участников, и «Строгий», когда нужно нажимать кнопку «Сохранить», чтобы изменения увидели остальные пользователи.
7. Изменения в документах при одиночной работе всегда сохраняются автоматически.

Если требуется провести опрос или собрать в одном месте корпоративную базу знаний — используйте сервисы Формы и Вики. Подробнее про возможности этих инструментов читайте в статье.