Как в Яндекс Документах редактировать тексты, таблицы и презентации: инструкция для начинающих

Документы — облачный сервис для работы с текстом, таблицами и презентациями. Файлы можно создавать и редактировать на любом компьютере или смартфоне, в дороге, дома и в офисе. Наряду с Почтой, Диском, Календарём и Телемостом Документы входят в набор сервисов Яндекс 360.

Как войти в Документы

Откройте Документы в браузере. Войдите в свою учётную запись в Яндексе или создайте новую.

Стартовая страница встречает тремя ключевыми областями. Иконки в левой части экрана — это панель со ссылками на другие сервисы Яндекс 360 и меню аккаунта. Правее — вкладки «Документы», «Таблицы», «Презентации». Большую часть окна занимает поле «Недавние документы» с иконками файлов.

Как сортировать файлы. По умолчанию файлы отсортированы по дате просмотра. Чтобы отсортировать их по названию или размеру, нажмите на название поля «Недавние документы». Здесь же можно выбрать порядок отображения: возрастающий или убывающий.

Правее находятся кнопки «Новый документ», «Открыть из Диска» и стрелка вверх — загрузить файл с компьютера.

Последние две кнопки в ряду отвечают за:

• Выбор стиля отображения документов — два вида плитки или список.
• Фильтр по автору файла. Можно выбрать только свои файлы, либо те, которыми с вами поделились другие пользователи, либо сразу все.

Как закрепить важный файл вверху списка. Достаточно навести на него курсор и нажать на появившуюся иконку с канцелярской кнопкой. Теперь документ всегда будет оставаться сверху вне зависимости от фильтра и сортировки.

Как создать документ

Нажмите на кнопку «Создать» и выберите: «Документ», «Таблицу» или «Презентацию».

Появится поле ввода названия. Укажите имя файла и снова нажмите «Создать».

В новой вкладке откроется только что созданный файл, его можно будет редактировать.

Как редактировать документы

В Яндекс Документах есть две версии редактора: новая с Алисой Про и старая. Инструкции в статье описывают работу с новой версией. Чтобы отредактировать текстовый документ или таблицу в старой версии, выключите кнопку «Перейти на новый редактор» на главной странице.

Если открыть любой документ, в верхней части экрана будет меню. Оно начинается с выпадающего списка «Файл», с помощью которого можно скачать документы на компьютер и отправить их на печать.

Под другими вкладками удобно сгруппированы функции. Ниже — основные кнопки для работы с соответствующим типом файлов.

Как оформить текст

Для работы с текстом в первую очередь нужны функции: изменение шрифта, размера и цвета, выравнивание. Они находятся в верхней части экрана, под основным меню.

Напишите текст, выделите его мышью и нажмите на нужную кнопку форматирования.

Подсказка. Если навести курсор мышки на кнопку, поверх неё всплывёт название функции.

Есть специфические для каждого типа документов функции. Листайте галерею, чтобы посмотреть какие.

Как добавить элемент

Перейдите в меню «Вставка» и выберите нужный элемент:

• В текстовые документы можно добавить фото с компьютера или по ссылке, таблицу, разрыв страницы, комментарий, ссылку.
• В Таблицах набор элементов меньше: диаграмма, функция, ссылка, комментарий.
• В Презентациях в меню «Вставка» есть ещё кнопка для добавления нового слайда.

Как работать с формулами

Работа с формулами поддерживается только в Таблицах. Есть два способа добавить формулу — через меню в верхней панели или ручным вводом.

Способ 1

Выделите нужную ячейку и зайдите в меню «Вставка» → «Функция». Откроется выпадающий список функций. Они разбиты по категориям: инженерные, математические, логические и другие. Кроме того, есть быстрый поиск по названию. 

Наведите курсор на функцию и появится её описание. Если функция подходит — кликните по ней мышкой.

Способ 2

Поставьте в ячейку знак равно. Начните писать название функции. Под ячейкой появится выпадающий список с подсказками. Выберите нужную функцию и задайте её параметры.

Если хотите ускорить расчеты, вызовите функцию =АЛИСАПРО. В скобках опишите свой запрос обычным языком, а Алиса Про соберет подходящую формулу.

Кроме работы с формулами, Алиса Про умеет извлекать нужную информацию из документов, структурировать данные, переводить тексты на другие языки. Подробнее про возможности Алисы Про в Яндекс Документах читайте в Справке.

Как открыть совместный доступ

Новая версия редактора поддерживает совместную работу до 100 пользователей. Чтобы файл могли просматривать и редактировать сразу несколько человек, нужно настроить к нему доступ. Делается это со стартовой страницы Яндекс Документов:

1. Выберите документ, к которому хотите открыть доступ, и нажмите на него правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите «Поделиться» и в открывшемся окне установите права на просмотр или редактирование.
2. Скопируйте ссылку на файл и отправьте её на почту коллегам. Либо покажите QR-код документа для считывания смартфоном.

Пользователи тарифов Яндекс 360 и Яндекс 360 для бизнеса («Основной» и «Продвинутый») могут установить пароль доступа, запретить скачивать файлы по ссылке на компьютер и определить срок действия ссылки, например неделю.

Как сохранить документ

Изменения в Яндекс Документах сохраняются автоматически. Документы, таблицы и презентации хранятся на Диске в привычных для пользователей Microsoft Office форматах — DOCX, XLSX и PPTX соответственно. Через меню «Файл» можно скачать их на компьютер в PDF, форматах OpenOffice, простом тексте (CSV для таблиц) и некоторых других.

Кратко: что запомнить про Яндекс Документы

1. Если у вас есть аккаунт в Яндексе, отдельная регистрация в Документах не нужна. Зайдите в свой профиль, и доступ к сервису откроется автоматически.
2. Если аккаунта нет, вы можете смотреть и редактировать документы, которыми с вами поделились по ссылке. Но чтобы создавать свои, нужно зарегистрироваться.
3. Основные функции Яндекс Документов совпадают с возможностями офлайновых офисных пакетов.
4. В любой документ можно добавлять элементы: изображения, графики ссылки и другие. Делается это через меню «Вставка».
5. В Таблицах есть меню «Формула», которое позволяет добавить к ячейке функцию и делать расчёты.
6. Совместный доступ к файлу открывается через контекстное меню «Поделиться». Изменения, которые вносят в документ пользователи с доступом на редактирование, сохраняются автоматически.