Как перенести сложную систему доступов из Jira в Трекер: кейс группы компаний «Родная Речь»

Команда: 800 человек

Сервисы: Почта, Трекер, Диск, Вики, Телемост, Мессенджер, Календарь

«Родная Речь» — российская группа компаний, экспертность которой покрывает полный спектр рекламно-коммуникационных услуг. Проводит исследования и разрабатывает уникальные для российского рынка стратегии, создаёт креативный контент и размещает рекламу в медиа для ведущих брендов. Среди клиентов — «Билайн», «Чудо» и «Останкино».

В день поступает по 3–4 новых проекта — под строгим NDA. Над каждым работает большая команда: продюсеры, креаторы, дизайнеры, медиапланеры, аналитики, PR-специалисты, маркетологи. При этом критически важно, чтобы люди, которые работают над одним проектом, видели только свои задачи и не имели доступа к другим.

В Трекере эту систему удалось выстроить без потери удобства: у всех сотрудников есть доступ к внутренней системе, но каждый работает только в своём «коридоре» задач.

Как прошёл переезд в Трекер из Jira и что изменилось после, рассказывает Владимир Сироватский, руководитель группы оптимизации бизнес-процессов группы компаний «Родная Речь».

Мы уже пользовались Яндекс Почтой, поэтому первым стали рассматривать Трекер

Мы ведём десятки проектов одновременно — с разными процессами и ролями. А NDA требуют жёсткого распределения прав доступа: менеджер клиента А не должен видеть задачи клиента Б. В Jira мы могли всё это настраивать: кастомизировать процессы под специфику проектов, разграничивать доступы и дописывать нужные функции. Но срок поддержки локальной Jira подошёл к концу, и нам пришлось искать замену.

Основными критериями выбора нового решения были:

• Стабильность. Перенос процессов — это дорого и болезненно, поэтому мы искали решение, которому не грозит внезапное отключение в обозримом будущем. 
• Удобство. Нам важно было найти инструмент с понятным интерфейсом и доступом с мобильных устройств.
• Безопасность. На локальной Jira нам приходилось бороться с постоянными атаками. В итоге решили эту проблему ограничением доступа через локальную сеть, но потеряли в мобильности: сотрудники не могли работать с телефона или вне офиса.

«On-premises-решение требует большого штата администраторов и специалистов по информационной безопасности, которые будут бороться с вечными DDoS-атаками и попытками взлома. В облаке эту нагрузку берёт на себя поставщик — это стало аргументом в пользу SaaS-решения».

Когда начали искать альтернативу Jira, в первую очередь обратили внимание на Яндекс Трекер. Мы уже использовали Яндекс Почту — через неё шла основная коммуникация с клиентами. Поэтому логично было рассмотреть решение внутри экосистемы. Поняли, что Трекер отвечает всем требованиям: это облачный сервис с понятным интерфейсом и удобным мобильным приложением.

«Если у тебя уже есть Яндекс 360, нужно использовать экосистему максимально. Это проще, чем держать разные решения для одних и тех же задач».

Сомневались, что удастся перенести модель доступов, но помог интегратор

Мы переживали, что переход в Трекер лишит нас привычной кастомизации. В Jira мы писали собственные модули. Это полноценные расширения, которые добавляли логику под отдельных клиентов: свои статусы, этапы, роли и даже схемы доступа, что было особенно важно для нас. В облачных сервисах такой глубокой кастомизации уже нет, там работают только скрипты — автоматизации в рамках доступных правил, которые не меняют архитектуру системы. 

Чтобы перенести сложные процессы и модель доступов в Трекер и понять, что можно адаптировать, мы решили подключить интегратора. Менеджер Яндекс 360 подобрал нам партнёра с 10-летним опытом автоматизации процессов и кастомной разработки — GGroupp.

В моём подразделении — Business Process Optimization — была команда энтузиастов, которая ещё до начала миграции тестировала Трекер на своих задачах, поэтому при переезде нас перевели первыми. Департаменты, которые регулярно ставят нам задачи, тоже начали плавно подключаться: чтобы продолжать работу, им пришлось создавать задачи уже в этом сервисе.

«Плавный переход помог людям привыкнуть — сначала они учились ставить задачи в Трекере, потом работать в нём полностью. Так следом за нами переехал кластер из трёх департаментов: 130+ человек от PR-команды до маркетологов. Постепенно в сервис перешли все 800 сотрудников „Родной Речи“».

Обучение практически не потребовалось: мы провели один вебинар на 15–20 минут, где рассказали основную информацию и прошлись по навигации. Интерфейс Трекера интуитивно понятный, поэтому больше адаптационных встреч не было. При этом важно не оставлять пользователей с новой системой один на один — даже если она понятная, первое время после перехода всё равно многое будет сбивать с толку, и нужно иметь возможность оперативно подсказать пользователю, как действовать.

Читайте также: Проведёт аудит и настроит сервисы под задачи команды: как интегратор помогает бизнесу переехать в Яндекс 360

Используем Трекер и другие сервисы Яндекс 360

Часть команды ещё в процессе миграции, а часть уже ведёт в Трекере всю деятельность: от креативных кампаний до пресс-релизов. Под каждое направление создают отдельный проект, к нему прикрепляют задачи и подзадачи, назначают ответственных и следят за статусами. Распределять работу и следить за процессами стало гораздо проще. Удобно, что есть эпики, к которым мы привыкли в Jira.

Помимо Трекера, мы пользуемся и другими сервисами Яндекс 360. В Вики сотрудники собирают базу знаний, на Диске храним все документы, в Телемосте проводим совещания, а в Мессенджере — общаемся внутри команды.

В Календаре команда пиара организовала отдельный PR-календарь мероприятий, куда подгружаются внешние ивенты. Коллеги из разных департаментов заходят в сервис и добавляют себе этот календарь. В любой момент они могут посмотреть предстоящие мероприятия и решить, куда хотят сходить и есть ли у них окно в графике. Для удобства там же мы прописываем спикеров и темы их выступлений.

«Теперь всё работает в единой экосистеме. Не нужно переключаться между сервисами — задачи, встречи, документы и общение собраны в одном месте».

Переезд в Яндекс Трекер стал для «Родной Речи» не просто сменой инструмента, а точкой пересмотра подхода к управлению проектами. Вместе с интегратором компания провела ревизию процессов, сократила избыточные кастомизации и упростила администрирование. Сегодня агентство ведёт около сотни проектов в единой экосистеме: задачи, обсуждения, документы и архивы лежат в одном месте — это помогает командам работать синхронно.