Как интернет-магазину распределить задачи команды, чтобы устроить акцию-распродажу

Подготовка к распродаже нередко напоминает сборы в поход, где каждый кричит: «У кого палатка?» Поначалу задачи понятны: нужно сделать баннеры, запустить рекламу, обновить цены на сайте. Но в какой-то момент они начинают зависать, а действия команды не стыкуются. Проблема в том, что у процесса нет простой и наглядной схемы, где видно, кто за что отвечает и в какие сроки делает.

Если собрать план акции на одной онлайн-доске и назначить ответственных, устроить распродажу не составит труда. Команда будет понимать свои зоны ответственности, а руководитель — видеть полную картину процесса. Покажем, как это может выглядеть в Яндекс Досках.

Выбрать, как визуализировать план акции

Интернет-магазин одежды планирует устроить акцию «Чёрная пятница» и распродать сезонную коллекцию: пуховики, свитеры, утеплённые джинсы. Чтобы акция прошла успешно и принесла прибыль, управляющие с командой составляют план.

Сотрудники магазина живут в разных городах, работают онлайн, поэтому используют Яндекс Доски, где можно визуализировать проекты. На доску приглашают команду из маркетолога, контент-менеджера, дизайнера, разработчика, бухгалтера, менеджеров и руководителя магазина.

В Досках составляют схемы, таблицы и карты. Для плана акции команда выбирает шаблон Mind Map. В нём удобно с помощью схем показать обязанности сотрудников и связи между задачами.

Выделить направления и обозначить ответственных

Разработка акции начинается с постановки цели. Команда интернет-магазина одежды решает увеличить продажи на 40% по сравнению с прошлым годом. Это 3 миллиона рублей — на 1,2 миллиона рублей больше, чем в прошлую «Чёрную пятницу». Цель помещают в центр схемы, от неё расходятся зоны ответственности.

Подготовку делят на блоки:

• маркетинг и продвижение;
• контент и дизайн;
• техническая подготовка;
• склад и логистика;
• клиентский сервис;
• финансовый отдел;
• управление проектом.

За каждый участок работы отвечает конкретный сотрудник: он напрямую влияет на итог продаж. Маркетолог думает, как рассказать о распродаже клиентам, контент-менеджер — как показать выгоды товара, а руководитель — как избежать ошибок и дублирования обязанностей во время пикового спроса.

Как использовать другие шаблоны сервиса, читайте в статье: «6 советов, как повысить эффективность команды с помощью Досок»

Распределить задачи и проверить загруженность

Во время распродажи нагрузка на интернет-магазин растёт. Именно поэтому важно детализировать каждое направление: чтобы команда чётко понимала свои задачи. Чтобы обозначить, кто участвует в решении конкретной задачи, можно использовать стикеры разных цветов. Например, у маркетолога — зелёный цвет, а у дизайнера — жёлтый. Так визуально понятно, кто в каком направлении задействован.

Например, в блоке «Маркетинг и продвижение» за большинство задач отвечает маркетолог. Он продумывает, как объявить об акции в соцсетях и рассылке. Кроме того, среди его задач — заказать баннеры, запустить рекламные кампании и проверить, как работают креативы.

За визуальную часть акции для привлечения клиентов отвечают контент-менеджер и дизайнер. Они готовят баннеры и карточки товара на лендинге, обновляют фотографии и следят за оформлением. Каждый макет проходит проверку у руководителя.

Так команда интернет-магазина одежды расписывает обязанности в каждом блоке.

Читайте также: «Как правильно оценить сроки проекта: рекомендации для руководителей»

Благодаря стикерам заранее видно, как распределяется нагрузка. Например, можно заметить, что у маркетолога много задач и он не успеет проработать интеграцию с блогерами. Эту задачу можно передать другому менеджеру, который раньше занимался привлечением.

Когда нужно декомпозировать задачи, команда использует чек-листы. Это обычные списки, где можно отметить, что уже сделано, а что ещё в работе. Например, у маркетолога стоят галочки напротив постов, подборки и контекстной рекламы, а пункты про рассылку и баннер пока пустые.

Команда вносит на доску изменения прямо в процессе акции. Если кто-то ушёл на больничный или появилось новое предложение от партнёров, задачи быстро перераспределяют между свободными сотрудниками.

Когда распродажа закончилась, можно вернуться к доске и проанализировать результаты: что прошло хорошо, а что в следующий сезон можно улучшить.