Как автоматизировать отдел продаж и какие сервисы в этом помогут

Когда отдел продаж вручную ведёт клиентскую базу, информирует об акциях, подбивает результаты, его эффективность снижается. Если оптимизировать рутинные процессы, менеджеры смогут полностью сфокусироваться на клиентах и закрывать больше сделок. Разберём подробнее, чем бизнесу поможет автоматизация продаж и какие инструменты для этого использовать.

Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения в работу специальных инструментов и сервисов. Его цель — делегировать технологиям некоторые задачи, чтобы они решались с минимальным вовлечением сотрудников.

4 задачи отдела продаж, которые можно автоматизировать

Менеджерам не обязательно выполнять все дела вручную — вести огромные Excel-таблички или писать десятки писем в день. Некоторые процессы можно автоматизировать. Например:

• Организацию работы. Чтобы сотрудники не путали клиентов и помнили, какая сделка на каком этапе находится, соберите всё в одном месте. Используйте для этого CRM: в системе будут отображаться заявки из разных каналов и история взаимодействия с ними. Это упростит работу для менеджеров, а для руководителей отдела и компании сделает цикл продаж прозрачнее.
• Коммуникацию с клиентами. Когда специалисты отдела продаж сами отвечают на все сообщения и рассылают спецпредложения по одному письму, то тем самым совершают много лишних действий. Автоматизируйте общение там, где это возможно: настройте ботов для ответов на популярные вопросы, подключите рассылки в мессенджерах, по почте или через СМС. Это увеличит скорость обработки запросов и поток лидов.
• Анализ результатов. Чтобы подготовка ежемесячной отчётности не занимала несколько рабочих дней, создайте форму, в которую за несколько кликов получится добавить информацию о сделках. А анализировать общую динамику продаж проще через графики и диаграммы — их тоже можно настроить автоматически. В результате цифры будут точнее и нагляднее, а усилий на это уйдёт меньше.
• Онбординг. Можно автоматизировать обучение, если создать базу знаний и добавить туда пошаговые инструкции, полезные материалы, скрипты и контакты основных специалистов компании. Такой подход ускорит онбординг: новый менеджер по продажам быстрее разберётся в продукте и поймёт, как предлагать его людям.

Этапы внедрения автоматизации

Автоматизировать процессы за один день не получится. Нужно выделить несколько недель и пройти следующие шаги:

1. Найти слабые места в отделе продаж и определить цели автоматизации. Например, если заявки обрабатываются медленно или часто совсем теряются, нужно пересмотреть то, как организована работа с разными каналами. А если сотрудники из месяца в месяц не выполняют план повторных продаж, решайте вопрос рассылками.
2. Выбрать подходящие онлайн-инструменты. Это может быть один сервис или несколько — всё зависит от того, что нужно автоматизировать и сколько ресурсов компания готова вложить в это дело.
3. Обучить команду и внедрить инструменты в работу. Расскажите специалистам, сколько времени сэкономит им автоматизация продаж. Подчеркните, что сервисы не заменят команду, а только помогут с делами. Чтобы упростить адаптацию, предложите инструкции по работе с новыми технологиями: видео, памятки, чек-листы. Сотрудникам будет легче принять изменения — не придётся тайно делать всё вручную, «потому что так проще».
4. Оценить промежуточный результат. Первое время после внедрения отслеживайте, как складывается работа с новыми инструментами. Например, все ли сотрудники привыкли к сервисам, освободилось ли у команды время на другие задачи, выросли ли показатели, которые хотели повысить на старте. Так вы оперативно заметите проблемы и скорректируете подход: проведёте дополнительное обучение, замените сервис или даже вовсе откажетесь, если он только усложнит процесс.

Обзор инструментов для автоматизации отдела продаж

Собрали доступные сервисы, которые помогут менеджерам работать эффективнее.

CRM-система. С помощью этой программы бизнес упорядочивает коммуникацию с клиентами. Специалисты по продажам собирают в системе базу покупателей, отслеживают запросы из всех каналов связи и разрабатывают воронки. Например, amoCRM автоматически фиксирует все заявки и добавляет в клиентские карточки историю почтовых переписок, а «Мегаплан» собирает дашборды с заказами и результатами продаж.

Автоматические рассылки. Инструмент помогает быстро рассказывать всем клиентам о новинках компании, акциях и специальных предложениях. Пользователи получают уведомления по СМС или на почту. Для электронных писем подойдут Яндекс Рассылки: в список рассылок можно включить до 100 000 адресов. Подробнее о работе сервиса читайте в Справке.

Сервисы для коллтрекинга. Они помогают отслеживать звонки: анализируют, откуда пришёл клиент, записывают разговоры для контроля качества обслуживания и напоминают менеджеру перезвонить, если он не ответил на входящий. С помощью системы коллтрекинга в Битрикс24 можно узнать, после просмотра какого рекламного объявления позвонил клиент.

Чат-боты. Упрощают общение с клиентами: отвечают на популярные вопросы, принимают заявки, рассказывают о продукте и только при необходимости переводят на сотрудников. Например, в Jivo чат-боты распознают запросы даже с опечатками, ошибками и странными формулировками, а в Talk-me анализируют загруженность по часам, ответы по каждому оператору и категориям вопросов. Пользователи получают быструю консультацию, а менеджеры не отвлекаются от других задач.

Коротко: советы для успешного внедрения автоматизации

• Поставьте цели. От этого зависит, какие инструменты пригодятся вашей команде.
• Расскажите сотрудникам, зачем нужна автоматизация отдела продаж. Объясните, что сервисы не заменят их, а только помогут им в работе.
• Анализируйте процесс внедрения. Получится оперативно скорректировать работу, если поймёте, что автоматизация пошла не по плану.
• Используйте подходящие инструменты. Например, Рассылки для компаний, чтобы рассказать о новинках или акциях до 100 000 клиентов.