Типы и классификация проектов: как применять их в работе, чтобы проект не вышел из-под контроля

Часто в компаниях много разных задач — от внедрения CRM до открытия нового филиала и запуска продукта. У каждой из них свои параметры: масштаб, сложность, сроки, бюджет и ресурсы, поэтому управление будет отличаться. Выбрать верный подход помогает классификация проектов.

Зачем бизнесу классификация проекта

Проект — это способ создать продукт, услугу или решение, которое поможет бизнесу расти и развиваться. Например, разработать чат-бота для клиентов, запустить систему лояльности или перейти на электронный документооборот. 

Какие есть ключевые признаки проекта:

• Уникальность. Цель проекта — получить результат, которого раньше не было. Например, если компания оптимизирует учёт товаров, менеджеры будут тратить меньше времени на поиск позиций и быстрее обрабатывать заявки.
• Временные рамки. Любой проект ограничен во времени. Например, при запуске нового продукта есть сроки выхода на рынок, они могут быть связаны с сезонностью спроса, маркетинговой кампанией или действиями конкурентов. Если компания не успеет к намеченной дате, есть риск потерять часть рынка, вложенные в рекламу средства или конкурентное преимущество.
• Ограниченность ресурсов. Для проекта выделяют определённый объём ресурсов: бюджет, время, количество участников. Например, на разработку корпоративного сайта компания закладывает бюджет в 800 000 рублей, срок — три месяца, команду из пяти человек. Если в процессе появляются дополнительные требования, их нужно вписать в исходные ограничения либо пересмотреть бюджет и сроки: изменить один ресурс и не затронуть остальные не получится.

Когда в компании десятки проектов, управление часто выстраивается по одному шаблону: так проще координировать команды и сохранять контроль. Но на практике разные задачи требуют разного подхода. 

При запуске маркетинговой кампании цена ошибки невысока, а гипотезы можно проверять на ходу. Если первоначальная стратегия не сработает, руководитель не требует жёстко следовать плану, а разрешает команде адаптироваться. Другое дело — строительство жилого комплекса. Любое изменение в конструкции на позднем этапе стоит дорого, поэтому важно детально проработать план и жёстко контролировать исполнение.

Чтобы избежать ошибок во время реализации, на старте нужно правильно оценить проекты по критериям и классифицировать их. Это помогает: 

• оценить реальную нагрузку на команду — чем значительнее масштаб, длительность и сложность проекта, тем больше людей будут задействованы; 
• понять, где нужны резервы, — на случай задержек или непредвиденных изменений компания закладывает дополнительные ресурсы, время и бюджет;
• определить формат контроля и отчётности — например, в большой проект может быть включено много отделов, и для каждого нужен ответственный сотрудник. 

Так классификация позволяет выбрать тип управления конкретным проектом. Если не провести её на начальном этапе или сделать это поверхностно, проекты превращаются в хаотичный процесс, где риски растут, контроль не работает, а ресурсы расходуются неэффективно. 

Как классифицировать проекты

Классификацию проводят по разным критериям.

По типу

Тип отражает сферу деятельности, в которой запускают проект:

По масштабу

Этот критерий помогает оценить объём усилий и ресурсов для реализации проекта, а именно:

• бюджет;
• количество участников;
• ресурсы: техника, инструменты, материалы;
• географический охват.

Чем масштабнее проект, тем больше ресурсов он задействует. Например, для ремонта офиса потребуется бюджет 2–3 млн рублей и команда из 3–5 человек, при этом подрядчики будут местные. А если компания одновременно запускает три филиала в разных регионах, бюджет может вырасти до 30–50 млн рублей, а размер команды — до 15–25 человек. К проекту подключатся несколько подрядчиков и логистические компании. 

По сложности

Уровень сложности зависит от количества нестандартных задач, степени неопределённости и объёма ресурсов. Например, при повторном запуске рекламной кампании можно использовать отработанный сценарий, поэтому у проекта минимальные риски и низкий уровень сложности. Переход компании на другой сервер может вызвать трудности и относится к среднему уровню. А создание нового продукта — это задача высокого уровня, так как она задействует несколько команд, требует уникальных решений и связана с неопределённостями рынка.

По длительности

Обычно проекты делят на три группы: 

• Краткосрочные — длятся меньше 2 лет и решают приоритетные задачи с предсказуемым результатом. Пример: сеть магазинов бытовой техники внедряет новую систему учёта остатков на складе. 
• Среднесрочные — занимают от 2 до 5 лет, требуют серьёзных инвестиций и затрагивают несколько подразделений. Пример: мебельная компания принимает решение выйти на федеральный рынок и занять долю в 10%.
• Долгосрочные — длятся более 5 лет, связаны с большим объёмом работ и внешними рисками. Пример: текстильная фабрика с одним заводом строит производственный комплекс в другом регионе. 

Однако критерий длительности относительный и регулируется конкретной сферой деятельности. В девелопменте пять лет будут стандартным сроком, а в области маркетинга это очень долго.

По рискам и влиянию на бизнес

Задержки финансирования, рост цен поставщиков, сбой на предприятии или изменения в законодательстве прогнозируют на старте. Например, у разработки цифрового продукта для зарубежного рынка высокий риск из-за колебаний курса валюты и требований госорганов. Именно поэтому нужно заложить дополнительные издержки: резервный бюджет и затраты на консалтинг. При закупке стандартного оборудования для второго офиса неопределённостей нет, поэтому риски минимальные. 

Читайте также: Как составить календарный план проекта: инструкция для бизнеса

Как классификация проекта влияет на выбор подхода к управлению

Классификация по типу, сложности, масштабу, длительности и рискам помогает понять, насколько гибко можно управлять проектом. Вот несколько примеров.

1. Если у компании сложный, масштабный и рискованный проект в продуктовой, маркетинговой или IT-сфере, организация часто обращается к гибкому подходу.

Например, при разработке мобильного приложения для интернет-магазина требования часто меняются во время работы — нужно быстро пересматривать задачи и приоритеты. В таких условиях детально фиксировать весь план на старте неэффективно — лучше применять гибкие методологии Agile. Её фреймворки Scrum и Kanban позволяют работать короткими итерациями и адаптировать проект.

2. Для масштабных и сложных инфраструктурных проектов с предсказуемыми рисками обычно выбирают жёсткий подход.

Например, у проекта по строительству распределительного центра фиксированный результат, поэтому нужен чёткий план с последовательными этапами. При этом процесс зависит от внешних факторов: работы инженеров, цен на материалы и погодных условий. Необходимо обозначить промежуточные точки контроля, чтобы вовремя обнаруживать проблемные места. Для такого проекта подходит каскадная модель Waterfall.

3. Длительные организационные и трансформационные проекты требуют сочетания методологий.

Например, вы хотите внедрить систему оценки эффективности, которая будет затрагивать всех сотрудников. Здесь важно учитывать реакцию команды на новые правила и обеспечить прозрачность процесса. Для управления подходит гибридный формат. Модель Waterfall можно применить для сроков, бюджета и разработки концепции: какие показатели и как часто будут измеряться, какие будут регламенты оценки. Agile пригодится на этапе тестирования и сбора обратной связи. 

Читайте также: Agile или Waterfall: какую методологию выбрать для разработки проекта, чтобы управлять им эффективнее

Управлять проектами удобно в специальных сервисах, например в Яндекс Трекере. В нём можно распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки и ресурсы, отслеживать прогресс и вовремя реагировать на изменения.

Как выбрать подход к управлению проектом

Покажем алгоритм для проекта по внедрению CRM-системы в отдел продаж дилера бытовой техники.

Шаг 1. Определить тип, масштаб, сложность и уровень риска

Сначала установите тип проекта — это поможет понять общую логику управления. Дальше оцените масштаб и сложность, для этого посчитайте, сколько отделов и сотрудников будут вовлечены в проект. Проанализируйте риск сбоев, задержек, ошибок и их последствия для бизнеса. 

На что это влияет: 

• масштаб — на уровень формализации и отчётности;
• сложность — на необходимость синхронизаций; 
• уровень рисков — на допустимость изменений. 

Внедрение CRM увеличит продажи, повысит прозрачность работы, позволит отследить показатели эффективности и ускорит принятие решений. Именно поэтому проект относится к трансформационному типу. 

В процесс внедрения CRM-системы вовлечены отдел продаж и IT, поэтому масштаб — средний. Сложность проекта — умеренная: нужно интегрировать CRM с существующими системами, адаптировать процессы, провести обучение сотрудников. 

Какие могут быть риски и последствия:

• сбои в интеграции с другими системами, которые могут привести к временной потере данных или замедлению работы отдела;
• низкая адаптация сотрудников и снижение эффективности продаж;
• нарушение сроков внедрения и дополнительные затраты.

Собирать и анализировать данные удобно в Яндекс Таблицах: в них можно расписать этапы работы, сроки, количество часов и ответственных.

Шаг 2. Зафиксируйте, где допустимы изменения, а где нет

Опираясь на тип проекта, масштаб, сложность и риски, определите зоны гибкости, где можно менять подход или сроки промежуточных задач. Отметьте критические этапы, в которых нельзя отходить от заданных рамок.

В CRM-проекте высокий уровень неопределённости, так как сотрудники могут долго обучаться, и порядок и сроки внедрения модулей придётся корректировать. Именно поэтому процесс интеграции должен быть гибким. Другие этапы важно строго соблюдать, например миграцию данных из старой системы, настройку автоматизации и тестирование ключевых функций перед запуском.

Читайте также: Что такое итерация и как её применять в бизнесе, чтобы вовремя исправлять ошибки на больших проектах

Шаг 3. Выберите подход к управлению

Подберите подход: гибкий, жёсткий или гибридный. В нашем проекте средней сложности и масштаба на технических этапах могут возникнуть ошибки, поэтому нужны жёсткие ограничения. У организационных стадий есть неопределённость, поэтому к ним применим гибкий подход. В этом случае подойдёт гибридный метод, который сочетает преимущества Waterfall и Agile.

Коротко о проектах 

• Проект — это способ создать новый продукт, услугу или решение, которого раньше не было. Любой проект уникален, ограничен по времени и ресурсам. 
• Прежде чем реализовать проекты, компании проводят классификацию проектов по типу, масштабу, сложности, длительности и уровню риска. По назначению проект может быть управленческим, инфраструктурным, образовательным, трансформационным, продуктовым или IT.

Классификация проектов в проектной деятельности помогает выбрать методологию управления проектом. Она бывает гибкой, жёсткой или гибридной.