Как университет нашёл альтернативу сервисам Microsoft: кейс ТюмГУ

ТюмГУ — университет с особым подходом к процессу обучения. Здесь каждому студенту предоставляется возможность самостоятельно составить свою образовательную траекторию — выбрать дисциплины и сформировать персональное расписание.

С начала учебного года студент работает минимум в 10 учебных командах разного состава: от больших лекционных потоков до крохотных проектных групп. Он взаимодействует не только с преподавателями, но и с тьюторами, другими студентами, менеджерами индивидуальных траекторий и деканата. Виртуальный офис помогает поддерживать эффективную коммуникацию между всеми участниками образовательного процесса.

О процессе переезда и сервисах Яндекс 360 для бизнеса, которыми сейчас активно пользуются, рассказывает Александр Бойко — директор Центра информационных технологий Тюменского государственного университета.

Выбрали Яндекс 360 для бизнеса как самое зрелое отечественное решение

Наш университет работает круглосуточно: занятия идут с утра до вечера, а студентам и преподавателям нужно постоянно иметь доступ к заданиям, учебным материалам и лекциям. А ещё есть иностранные студенты, которые занимаются дистанционно в других часовых поясах.

Раньше все сотрудники и обучающиеся использовали облачный пакет Microsoft Office 365. Когда ситуация с доступом к иностранному ПО обострилась, нам пришлось ускорить процесс переезда на отечественные решения. Меняли всё — от систем обеспечения информационной безопасности до сервисов, которые поддерживали непрерывность коммуникаций и образовательного процесса.

Мы решили остаться в облаке, но выбрать локального вендора — с ЦОД в пределах РФ. От развёртывания почтовых, офисных сервисов и средств объединённых коммуникаций on premise отказались практически сразу. Предварительно посчитали CAPEX на дополнительные вычислительные мощности и хранение данных, резервное копирование и средства обеспечения ИБ, а также рассчитали операционные затраты OPEX на сопровождение и поддержку — всё это оказалось слишком дорого.

При выборе отечественной облачной платформы мы остановились на Яндекс 360 для бизнеса. Она показалась нам наиболее зрелым и развитым решение, которое позволит максимально заместить более недоступные инструменты MS Office 365.

С пилотным запуском и полным переездом помогли специалисты Яндекс 360 для бизнеса

Сроки переезда в виртуальный офис были сжатые. Мы разбили процесс на отдельные этапы и прошли их вместе с коллегами из Яндекс 360 для бизнеса.

Первым делом приступили к решению технических вопросов, связанных с интеграцией нашего IT-ландшафта и сервисов новой для нас площадки. Совместными усилиями оперативно решили вопросы единого входа (SSO), синхронизации учётных записей, групп безопасности и адресных книг. Разобрались и где-то усовершенствовали инструменты централизованного администрирования облачной платформы.

Затем мы запустили пилот и протестировали его на фокус-группе. Собрали обратную связь и вместе со специалистами вендора доработали возникшие проблемы, подготовили внутреннюю документацию, наполнили собственную базу знаний и провели обучающие вебинары для наших сотрудников и преподавателей. Проблем в освоении новой платформы у студентов практически не возникало.

Главной задачей было сделать переход на новую платформу максимально удобным, а также не допустить прерывания административных и образовательных процессов в университете, которые сильно зависели от сервисов.

Нужно было мигрировать в фоновом режиме: сохранить все данные пользователей из MS Office 365 в сервисы Яндекс 360 для бизнеса и обеспечить надёжный механизм их синхронизации. В результате нашли решение, которое позволило прозрачно для пользователей перенести все письма, календари, файлы и другие данные на новую платформу.

На весь проект — от тестирования, интеграции, доработок, пилота, обучения пользователей до акта о внедрении информационной системы — ушло примерно девять месяцев. С 1 сентября 2023 года ТюмГУ полностью перешёл на сервисы Яндекс 360 для бизнеса.

Инструментами виртуального офиса пользуются все сотрудники и студенты

Каждому доступна Почта, Мессенджер и другие сервисы Яндекс 360 для бизнеса.

Почта, на которую поступает вся важная корреспонденция, интегрирована с нашими внутренними сервисами. Студенты получают уведомления об изменениях в индивидуальном расписании, информацию об опубликованном задании на платформе LMS, рассылки об элективах и университетских мероприятиях. Для обучающихся настроена автоматическая рассылка отчётов из ERP-систем, а также на Почту приходят уведомления от кадровых, финансовых и технических служб.

В Мессенджере тьюторы, преподаватели и менеджеры образовательного процесса взаимодействуют со студентами. Сотрудники структурных подразделений создают общие чаты и каналы для быстрой коммуникации с коллегами. Для отдела кадрового администрирования и других работников мы создали отдельный новостной канал, чтобы не засорять общие чаты.

Наши студенты привыкли к удобству и мобильности: они скачивают приложение Мессенджера и Почты для смартфонов, чтобы нужная информация была всегда под рукой.

Телемост помогает нам проводить созвоны с очно-заочными группами и студентами из других стран. А если планируется большая потоковая лекция, преподаватели проводят трансляции, на которых используют демонстрацию экрана и при необходимости делают запись встречи.

Через Календарь сотрудники планируют онлайн-созвоны и еженедельные совещания, учитывая занятость коллег.

Техническим сопровождением платформы Яндекс 360 для бизнеса на стороне университета занимаются всего два инженера Центра информационных технологий. А большинство вопросов, связанных с доступностью системы, балансировкой нагрузки, сохранностью данных и информационной безопасностью, решаются на стороне команды Яндекса.

Совместно с Яндекс 360 делаем виртуальный офис удобнее для образовательных учреждений

Яндекс 360 постоянно дорабатывает свои облачные сервисы, делает их функциональнее и удобнее. ТюмГУ активно вовлечён в процессы тестирования и формирования дорожной карты развития сервисов виртуального офиса. За последние полгода специалисты Яндекс 360 для бизнеса учли и доработали более 30 замечаний и предложений со стороны нашего университета.