Онлайн-встречи: что это, как проходят и какие есть форматы для бизнеса

Онлайн-встречи помогают собрать команду вместе, когда участники находятся далеко друг от друга. Однако не все созвоны полезны: иногда сотрудники тратят время впустую. Одна из причин — плохая организация онлайн-встречи. Например, отсутствие чёткого плана и тайминга, неудобная платформа для звонков или низкая вовлечённость участников.   

Что такое онлайн-встреча простыми словами

Онлайн-встреча — это рабочее собрание в удалённом формате. Его проводят с помощью специального приложения или платформы. Главная задача — собрать вместе сотрудников, которые могут быть в разных городах и даже странах. 

Во время звонка сотрудники могут обсуждать бизнес-стратегию, презентовать результаты работы за месяц, делиться обратной связью или просто общаться на личные темы. Кроме того, онлайн удобно проводить обучение — например, когда в компании внедрили новые стандарты и сервисы или руководство хочет повысить квалификацию команды.         

Чем онлайн-формат встречи отличается от офлайн-мероприятий 

У онлайн-совещаний есть несколько преимуществ:  

• Не требуют отдельной переговорной комнаты, а подключение к сервису занимает минуту.
• Подходят для встреч разного масштаба: от небольших планёрок на 3–5 человек до крупных воркшопов на сотни участников.  
• Позволяют использовать демонстрацию экрана, проводить короткие опросы и обмениваться мнением.
• Дают возможность вести запись, чтобы сохранить все важные детали обсуждения. 

Однако у формата есть нюанс: во время видеозвонка сложно удерживать внимание и отслеживать реакцию собеседников. В результате нужно больше усилий, чтобы вовлечь всех участников и получить необходимый результат. Это нужно учитывать во время организации встречи. 

Какие бывают виды онлайн-встреч

Командные созвоны

Это регулярные встречи команды одного отдела или всех сотрудников. Могут проходить раз в 1–2 недели, если нужно обсудить статус проектов, синхронизировать задачи и приоритеты или быстро решить организационные вопросы. 

Пример: отдел продаж интернет-магазина на еженедельном созвоне сообщает о количестве заявок, а команда логистики — об успешных отправках и задержках.   

Читайте также: «Наши правила коротких встреч помогают уместить всё важное в 30 минут разговора»: делится разработчик интерфейсов Яндекс 360

One-to-one

Разговор между руководителем и подчинённым, который проводят раз в 1–2 недели или месяц. Подходит, когда нужно дать и получить обратную связь, обсудить индивидуальный прогресс или сложности в работе текущих сотрудников и новичков.         

Пример: менеджер проекта приглашает программиста на встречу, чтобы обсудить текущие результаты, загрузку и помочь приоритизировать задачи.  

Мозговые штурмы

Такие встречи полезны, когда нужно сгенерировать идеи, разработать концепцию или найти нестандартные решения. Часто проходят на начальной стадии проекта.       

Пример: агентство по продвижению брендов готовит кампанию для нового клиента. На встрече маркетолог, дизайнер и копирайтер накидывают варианты слоганов и визуальных концептов.  

Презентации

На встречах сотрудник или отдел представляют свои идеи по проекту или показывают отчёт по завершённой задаче, чтобы проанализировать итоги.     

Пример: менеджер IT-стартапа показывает прототип готового приложения и собирает комментарии коллег.

Обучающие встречи

На онлайн-воркшопах и вебинарах сотрудники осваивают рабочие инструменты и повышают хард- и софт-скилы. Такие встречи необходимы, если в компании обновили стандарты или программы.   

Пример: в торговой фирме решили улучшить клиентский сервис и организовали для сотрудников онлайн-тренинг.  

Как провести онлайн-встречу

Чтобы онлайн-встреча прошла продуктивно и без технических сбоев, важно заранее продумать организационные моменты — от выбора приложения до подготовки регламента.    

Если совещание задействует несколько отделов и требует серьёзной подготовки, лучше начать организацию за 1–2 недели. Для решения стандартных текущих задач достаточно запланировать встречу за 3–5 дней — так коллеги смогут встроить её в свой график и успеют подготовить необходимые материалы. Короткие оперативные созвоны можно назначать за день. 

Выберите платформу  

В идеале найти платформу, для которой не нужна регистрация. Так сотрудники смогут быстро присоединиться к встрече даже во время рабочего выезда прямо из машины. Для созвона в Телемосте не нужен аккаунт в Яндексе, организатору достаточно создать ссылку на онлайн-встречу и поделиться ею.

Подготовьте план и тайминг встречи

Определите цель — что именно нужно обсудить и к какому результату прийти. После составьте регламент и пропишите тайминг. Например, компания решила участвовать в большом тендере, нужно рассказать о нём команде и распределить задачи:

• 10:00–10:05 — короткое приветствие;
• 10:05–10:15 — описание ситуации: кто объявил тендер и что даст участие в нём;
• 10:15–10:35 — обсуждение этапов работы;
• 10:35–10:45 — итоги и назначение ответственных.

Соберите полезные материалы

Заранее подготовьте всё, что поможет участникам быстрее включиться в тему: презентации, таблицы, отчёты или статистику, а также список вопросов, которые будут рассматриваться. Например, для презентации нового продукта добавьте в общую папку слайды с концепцией, ссылки на прототип и краткое описание проекта. Отправьте материалы за несколько дней до встречи.

Пригласите участников

Это можно сделать в рабочем чате или по почте. Чтобы никто не забыл о встрече, добавьте её в корпоративный Календарь и выберите напоминание за день, час и 15 минут. Перед встречей сотрудникам придёт пуш-уведомление. По нему можно перейти в видеозвонок.

Что учесть во время созвона

Начинайте с цели и регламента

Сразу обозначьте цель встречи — зачем вы собрались и какого результата хотите достичь. Это помогает всем участникам держать фокус и не отвлекаться на другие темы. Кроме того, кратко напомните регламент и правила — например, уточните, когда можно задавать вопросы.    

Пример: «Сегодня обсуждаем продвижение нового продукта. Цель — утвердить медиаплан и бюджет. Встреча рассчитана на 30 минут: 10 минут отведено на презентацию, 15 — на обсуждение, 5 — на итоги».

Следите за структурой

Чтобы встреча не превратилась в хаотичный разговор, придерживайтесь заранее подготовленного плана. Если появляются новые вопросы, фиксируйте их отдельно, чтобы вернуться к ним позже. 

Вовлекайте участников

Используйте приёмы активного вовлечения: проводите короткие опросы, просите дать комментарий или предложить решение. Это помогает поддерживать внимание и делает встречу более живой.   

Подводите итоги

В конце встречи суммируйте, к чему пришли: какие решения приняты, кто за что отвечает и какие сроки установлены. Если встреча в формате one-to-one, убедитесь, что вы с собеседником правильно поняли договорённости.  

Высылайте follow-up с результатами встречи

После окончания созвона отправьте участникам короткое резюме встречи. Укажите основные решения, ответственных сотрудников и сроки, а также дату следующего созвона, если она назначена. Прикрепите материалы и запись встречи — так команда сможет обращаться к информации во время работы над проектом. Удобно, если можно сохранить конспект.

После обучающих встреч полезно составить форму обратной связи: что было полезно, а где остались пробелы. Так вы сможете учесть ответы сотрудников во время организации образовательных мероприятий в будущем. 

Главное про онлайн-встречи в четырёх пунктах

• Онлайн-встреча — это собрание в удалённом формате, которое проходит с помощью сервиса для видеозвонков. 
• На онлайн-встречах сотрудники обсуждают рабочие вопросы, генерируют идеи, проводят презентации и обучение, делятся отчётами. Кроме того, бывают встречи в формате one-to-one для решения индивидуальных вопросов и неформальные созвоны, чтобы улучшить коммуникацию команды.    
• Во время подготовки к онлайн-собранию нужно подобрать платформу, определить цель, продумать план и тайминг, пригласить участников и разослать материалы по теме. 
• Чтобы встреча прошла с пользой, важно соблюдать регламент, фиксировать решения и высылать follow-up с итогами. На онлайн-созвонах будет плюсом активное участие всех приглашённых — для этого просите их делиться мнением и предлагать решения.