7 календарей, которые стоит завести в компании, чтобы быть в курсе событий

Представьте отдел, где все сотрудники знают, кто из них и когда занят, на какие числа запланированы ключевые встречи. А параллельно не забывают праздновать дни рождения друг друга и записываются на корпоративные активности. Такое возможно с Яндекс Календарём — с помощью функции подписки можно наблюдать за расписанием коллег и планами отделов. 

Вот несколько идей, на какие календари можно подписаться всей командой. 

Календарь менеджера проекта

Основная причина подписаться — следить за текущими и будущими задачами. Так не возникнет вопросов, когда проект презентуют заказчику или когда планируется заезд гостей мероприятия. Все важные события зафиксированы в календаре, и каждый участник проекта может увидеть картину целиком, а не только свою часть работы.

Ещё подписка на календарь менеджера проекта помогает новым сотрудникам адаптироваться. Они плавно вливаются в процессы, изучают скорость работы на всех этапах и понимают, какую роль играют в команде.

Читайте также: Как не пропустить важные встречи: включаем уведомления от Календаря в браузере

Календарь HR‑отдела

В распределённых командах HR-специалисты могут вести в календаре график отпусков и в описании указывать сотрудника, который заменяет коллегу. Можно составить общий календарь на отпуска и больничные — так будет видно, кого нет на рабочем месте и кто его заменяет по срочным вопросам.

Подписка на календарь HR-отдела поможет выстраивать общение с коллегами. Не нужно тратить время и ждать ответа от сотрудника в отпуске. А при планировании совещаний можно выбирать даты, когда все участники будут на рабочем месте. 

HR-специалист может сделать календарь праздничных событий и в него внести дни рождения сотрудников, юбилеи клиентов и партнёров, важные для компании даты. Так менеджеры проектов будут вовремя поздравлять заказчиков и повышать лояльность к бренду, а коллеги — проводить время вместе в неформальной обстановке и укреплять командный дух.

Календарь занятости руководителя

Когда сотрудники подписаны на публичный календарь руководителя, они могут легче планировать с ним встречи по рабочим вопросам. Например, утром в понедельник руководитель по плану едет подписывать договор с партнёрами и не будет на связи до 15:00. А вот с 16:00 до 16:40 есть время, на которое менеджер проекта может поставить встречу, если нужно обсудить детали по задачам.

Календарь техподдержки или IT-отдела

IT-специалистам не нужно писать в общие чаты, чтобы предупредить о плановых отключениях серверов или обновлениях, достаточно выставить событие в календаре. Так все сотрудники видят плановые работы и не ставят критически важные задачи на это время. Например, не собираются выгружать отчёты с 09:00 до 11:00 в понедельник, потому что IT-отдел будет заниматься переиндексацией базы 1C.

Календарь бухгалтерии или финансового отдела

Сотрудники знают, когда подавать обязательные отчёты, руководители направлений видят даты утверждения бюджетов и могут заранее подготовить заявки на закупку или рекламу. А ещё подписка на календарь бухгалтерии снимает с отдела поток однотипных вопросов, например про переносы выплат из-за праздников. Сотрудники видят, что дата аванса или премии стоит после длинных выходных, и не беспокоят бухгалтеров до этого времени.

Календарь корпоративных событий и обучений

Сотрудники знают о разных запланированных активностях — тренингах, конференциях, спортивных забегах, волонтёрских акциях — и сами выбирают, в каких участвовать. А когда у коллег есть список событий сразу на месяц или даже на полгода вперёд, им проще строить планы так, чтобы не пропустить интересное мероприятие.

Календарь публикаций контента

Если компания активно ведёт соцсети, публикует новости в СМИ и выпускает материалы о сотрудниках, коллеги могут подписаться на отдельный календарь с планами пресс-релизов, постов и статей. Например, менеджерам по продажам поступают одни и те же вопросы по продукту. Сотрудники могут проверить контент-план и забронировать ближайшее свободное окно для отдельной статьи с ответами на популярные вопросы. А ещё команды могут смотреть в календаре, когда выходят кейсы и интервью с их участием, чтобы не отвлекать отдел маркетинга постоянными вопросами.

Как подписаться на чужой календарь

Добавить себе расписание коллеги или целой команды можно в Яндекс Календаре: попросите ссылку на календарь у владельца и добавьте её себе в подписки. Так события из чужого календаря будут отображаться в вашем. При этом менять, удалять или создавать новые события в чужих графиках вы не сможете, потому что функции доступны только автору календаря.

Если подписываться на корпоративные календари отделов и коллег, то задачи по проектам, планы мероприятий, графики сдачи отчётов превратятся в единую структурированную систему. Руководители отделов и команды всегда будут в курсе событий.