Как работает конспект с Алисой Про и что мы узнали об организации встреч во время тестирования функции

Пользователям Телемоста с тарифами Яндекс 360 для компаний доступна функция — конспект с Алисой Про. Умный ассистент сделает тезисный пересказ разговора и вместе с полной расшифровкой отправит на почту после встречи. Руководитель направления стратегии и инноваций Яндекс 360 Антон Проценко рассказывает, как работает функция и какие выводы сделала команда во время тестирования.

Что такое конспект с Алисой Про

Как правило, после каждой встречи организатор или кто-то из участников готовит «минутки» — краткие итоги собрания. Фиксация договорённостей — важная часть деловой коммуникации, которая нужна для того, чтобы встречи не превращались в пустые разговоры. Благодаря новой функции Телемоста эти заметки теперь не нужно готовить самостоятельно. Конспект с Алисой Про — это тезисный пересказ видеособрания: кто что сказал, о чём договорились. Вся информация сразу придёт на почту организатору. При необходимости её можно отредактировать и отправить участникам встречи или кому захотите.

Зачем эта функция вообще нужна

В Яндекс 360 посчитали, что в среднем на составление итогов тратится 17 минут — 7 во время встречи и ещё около 10 после неё, чтобы привести записи в порядок. Конспект с Алисой Про экономит время после каждой встречи. Больше не нужно делать заметки от руки, а потом их перепечатывать, чтобы зафиксировать договорённости участников конференции. Кроме того, все тезисы сразу оказываются в нужном сервисе — в Яндекс Почте, остаётся только переслать их нужным адресатам.

Как это работает

Функция «Конспект с Алисой Про» стала возможной благодаря использованию технологии автоматического распознавания речи и нейросети YandexGPT. Нейросеть тренировали по четырём параметрам: полноте, достоверности, краткости и ясности. Внутри — многосоставная инструкция для нейросети (промпт), несколько этапов суммаризации и дообучение модели специально под задачу.

Как включить функцию

Просто. Всё, что нужно сделать, — нажать на кнопку с двумя звёздочками в тулбаре Телемоста в самом начале встречи. После этого все участники увидят на экране уведомление о том, что ведётся конспект конференции. По окончании организаторы получат на почту краткий пересказ разговора с ключевыми выводами по каждой теме, а также всю расшифровку беседы с тайм-кодами.

Почему сразу и расшифровка, и тезисы

Чтобы все, кто привык использовать подобные инструменты, получили то, что им удобнее. Кроме того, расшифровка нужна, чтобы всегда была возможность проверить ИИ. «Доверяй, но проверяй» — всё ещё базовое правило работы с этим инструментом в любой сфере.

Чем конспект с Алисой Про в Телемосте лучше, чем в стороннем сервисе суммаризации

На рынке много сервисов на основе искусственного интеллекта, которые тоже умеют делать расшифровки и суммаризацию. Но, во-первых, нужно потратить время, чтобы отправить туда видео- или аудиофайл. Во-вторых, вряд ли это одобрит внутренняя служба безопасности. А в-третьих, текстовая расшифровка от стороннего сервиса не избавит от необходимости вручную писать имена всех спикеров и вообще вспоминать, кто такой спикер 1, а кто — спикер 2.

Учитывая тот факт, что в конференции могут участвовать сотни людей, едва ли получится вспомнить всех говорящих. Конспект с Алисой Про автоматически использует те имена, под которыми пользователи вошли в конференцию. Это удобно.

Могут ли получить итоги все участники сразу

Да, если организатор поменяет настройки. По умолчанию текстовый файл с расшифровкой и конспект придут на почту организаторам.

Это сделано по нескольким причинам. Во-первых, из-за информационной безопасности: бывают встречи, содержание которых должны знать только участники. Во-вторых, организатор может захотеть добавить что-то от себя по итогам в резюме встречи — и в Почте у него будет такая возможность.

Неожиданные выводы, которые сделала команда Яндекс 360, когда тестировала функцию

Перед запуском мы тестировали функцию на внутренних встречах Яндекса. Оценивали результаты после каждого собрания по нужным параметрам и вносили изменения в промпт для нейросети. И вот что обнаружили.

Итоги должны быть «с душой»

Первое время ответы искусственного интеллекта напоминали официальные протоколы со сложными конструкциями вроде «было принято решение». Когда мы обучили нейросеть избегать сухих формулировок, читать резюме встречи стало комфортнее. Хорошее напоминание — всегда писать просто и понятно.

Участники лучше формулируют мысли, когда знают, что ведётся конспект встречи

Оказалось, что конспект с Алисой Про работает как мягкая сила. Как только участники поняли, что будет вестись конспект встречи, они стали лучше к ней готовиться, чётче формулировали свои мысли и быстрее договаривались о чём-то конкретном. Когда нейросеть выдавала «осуществление статуса может привести к участию в больших встречах», участники понимали, что встреча пошла не в то русло, и в следующий раз старались говорить исключительно по делу. Это также положительно сказалось на длительности встреч.

Читайте также: 4 правила онлайн-встреч: как не потратить время команды впустую.

Итоги встречи стали отправлять чаще

По внутренней оценке, ситуации, когда после конференции никто не получил письмо с итогами встречи, сократились на 27 процентных пунктов. Хотя не всегда сконспект нужен каждому участнику встречи, мы видим, что это востребованная функция, улучшающая прозрачность коммуникаций.