Как организовать асинхронную работу команды, если коллеги живут в разных часовых поясах

Когда команда работает в гибридном или полностью удалённом формате, коллеги часто оказываются в разных часовых поясах. Когда менеджер только начинает рабочий день, кто-то из команды уже ложится спать. При таком графике сложно синхронизироваться в работе. Чтобы не ждать ответов друг от друга сутками и не сидеть за компьютером ночами, можно наладить асинхронную работу с помощью сервисов Яндекс 360.

Async-first — это подход в работе, при котором коллегам необязательно всегда одновременно быть на связи. Например, так организовывать общение могут сотрудники диджитал-агентства, в котором менеджер проектов работает из Владивостока, автор — из Новосибирска, а дизайнер — из Краснодара. Каждый будет выполнять свои задачи без привязки к расписанию коллег.

Async‑first — это не универсальный подход. Он не подойдёт командам, у которых на первое место выходит мгновенная реакция на задачи и поручения. Например, организаторам мероприятий, работникам сетей магазинов и кафе. Подход оптимально работает только там, где решения не требуют реакции в режиме здесь и сейчас.

Планируйте работу с запасом

Асинхронная работа автоматически подразумевает увеличение сроков. Менеджерам нужно закладывать в дедлайны разницу во времени внутри команд и отделов — тогда не придётся экстренно переносить даты планируемых запусков или релизов. Чтобы работа шла непрерывно:

• Составляйте план на неделю вперёд. В пятницу вечером можно расставить задачи на всю следующую неделю. Тогда уже с утра понедельника команды будут понимать весь объём работы. Если на неделе приходит задача с дедлайном через два дня, стоит сразу ставить её в график коллегам и по возможности иначе расставлять приоритеты.
• Закладывайте время на правки. Не всегда задачи закрываются с первого раза. Например, если ошибку работы приложения нужно исправить к пятнице, сроки лучше сдвинуть на четверг или на среду, чтобы точно успеть к установленной дате. Тогда работа идёт непрерывно, а разработчики не суетятся из-за нереалистичных сроков.

Переводите все задачи в единую систему и задавайте контекст

Если команды работают в разных часовых поясах и каждая ведёт задачи в своём онлайн-сервисе, наладить асинхронные процессы становится сложнее. Поручения теряются в разных программах и не всегда доходят до адресатов.

Нужно собрать требования в одном пространстве и подробно описать их суть. Всё это можно сделать в Яндекс Трекере. Например, создать проект с задачами по конкретному клиенту, установить исполнителей для каждого таска и назначить наблюдателей. Вместе с автором все участники, которые задействованы в работе, будут в курсе дел друг друга и смогут следить за деталями: читать комментарии, изучать описание и видеть вложения.

Как настроить работы в Трекере для разных команд, читайте в Справке.

Задачи важно описывать максимально подробно. Тогда сотрудники увидят не просто поручение «Сделайте баннер для промо», а полное содержание. Они поймут, для какого проекта работают над баннером, что хочет заказчик, какие референсы он приложил. Можно начать работу в любое время и не ждать дополнительного контекста от коллег, которые ещё не проснулись.

Проработайте и внедрите правила коммуникации

Без чётких правил на удалённой работе сотрудник может несколько часов ждать ответа от менеджера, когда у второго ещё даже не начался рабочий день. А менеджер — постоянно просматривать оповещения, чтобы убедиться, что с каждым новым не нужно срочно разбираться.

Чтобы наладить асинхронное общение и бесперебойную работу:

• Установите время, когда все точно должны быть онлайн. Например, с 13:00 до 16:00 по московскому часовому поясу. В эти часы коллеги могут решать накопившиеся вопросы, выяснять детали по проектам и утверждать планы работ на ближайшее время.
• Определите время на ответ. В идеале — не более 24 часов. Это снимает тревогу с обеих сторон: отправитель знает, что ответ придёт не сразу, и спокойно занимается другими делами, а получатель не подскакивает среди ночи и возвращается к рабочим вопросам утром.
• Выберите один канал для общения. Тогда все поручения, обсуждения и опросы буду храниться в одном месте. Для коммуникации можно использовать Яндекс Мессенджер. Под каждый проект можно создать группу, а вопросы обсуждать в тредах — отдельных комментариях к сообщению, чтобы не засорять общий чат.

В Мессенджере также есть статусы. Они не просто показывают, на связи ли человек, а уточняют вид его занятости. Например, сотрудники видят, кто из коллег сейчас на встрече и скоро вернётся, а кто ушёл на больничный и кого лучше не беспокоить.

• Договоритесь с коллегами о заменах. Подумайте, кто ещё может выполнить задачу, если возникнет критическая ситуация. Например, при публикации статьи появятся проблемы с вёрсткой, а основной редактор уже не на связи. В таком случае лучше, чтобы кто-то ещё мог заняться вопросом, и тогда работа не будет простаивать.
• Решайте конфликты на общих созвонах. Выберите удобное время встречи и соберитесь вместе, чтобы обсудить накопившиеся вопросы. Запланировать созвон можно в Календаре, а провести его — в Телемосте. 

Ещё можно организовать неформальные беседы в Мессенджере. Так коллеги смогут обсуждать нерабочие вопросы, объединяться по интересам и укреплять взаимоотношения в команде. Дружественная атмосфера поможет наладить и рабочее общение.

Собирайте базу знаний

Распишите все правила и регламенты для работы и разместите их в одном пространстве, например в Яндекс Вики. Добавьте туда всё: от скриптов для общения с клиентами и шаблонов заявлений на отпуск до гайдов по работе с офисным софтом и планов адаптации новичков. 

Откройте доступ к страницам со «шпаргалками» нужным сотрудникам — так они в любой момент смогут сами найти нужную информацию и не станут отвлекать коллег лишними вопросами. А другие специалисты не будут тратить рабочее время, чтобы объяснять одни и те же детали по несколько раз.

Читайте также: Как организовать базу знаний, чтобы она не превращалась в склад данных