Как без хаоса вести бизнес: обзор сервисов для управления проектами

Таскменеджеры помогают бизнесу организовывать процессы и управлять ими. С ними легче распределять задачи между коллегами, контролировать прогресс по проектам и следить за дедлайнами. С доступом к зарубежным инструментам и их оплатой есть проблемы. В статье расскажем о российских аналогах Confluence и Jira.

Яндекс Трекер

С Яндекс Трекером удобно вести проекты и контролировать все этапы рабочего процесса. Достаточно создать в Трекере задачу, назвать её, назначить исполнителя и указать дедлайн. Статус задачи можно менять, чтобы руководители видели, как продвигается работа. Когда ваша задача зависит от чьей-то ещё, её можно связать с другой.

Если компания переходит на Трекер с другой платформы, перенести текущие процессы поможет специальный инструмент миграции.

Совместная работа. Трекер — это часть онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса. Компания может открыть сотрудникам доступ сразу ко всем необходимым инструментам — Почте, Диску, Документам и другим — и организовать совместную работу.

Упростить взаимодействие коллег и сохранить порядок в Трекере помогают Очереди. Можно создавать их для разных отделов. Например, у дизайнеров в одной Очереди будут лежать задачи на создание обложек к статьям, рекламным кампаниям и креативам.

Также сотрудники могут вместе составлять и редактировать базу знаний, которая связана с Трекером, — Яндекс Вики. Там обычно хранится информация о компании и её процессах: принципы работы, функции отделов, контакты сотрудников и подсказки по решению рабочих ситуаций. Когда появляются новые вводные, ответственный специалист может дополнить раздел с данными своего отдела.

С Яндекс Вики онбординг проходит быстрее и эффективнее. В одном месте новый специалист может найти ответы на частые вопросы и контакты коллег.

Безопасность. Сервера находятся на территории России, — Трекер хранит данные согласно законодательству РФ. Сотрудники входят в Трекер через Яндекс ID: это единый вход для всех сервисов Яндекс 360 для бизнеса, который защищён двухфакторной аутентификацией.

Тарифы. Есть три тарифа Яндекс 360 для бизнеса с Трекером и Вики: Базовый за 519 ₽/мес, Оптимальный за 729 ₽/мес и Расширенный за 1 539 ₽/мес за каждого пользователя. На всех тарифах клиенты получают полный доступ к Трекеру, различие только в размере облачного хранилища.

Kaiten

Kaiten — это единое пространство, которое помогает визуализировать рабочие процессы. Все цели, задачи, отчёты и документы будут в одном месте. За задачами можно следить в формате Таблиц, а на Досках — создавать проекты, определять приоритеты, следить за сроками и корректировать их, если нужно. После завершения задачи можно посмотреть время, которое на неё ушло, чтобы грамотно скорректировать нагрузку.

Совместная работа. В Kaiten вы можете создавать документы и открывать доступ коллегам к ним. Так они будут вносить правки вместе с вами, и работа пойдёт быстрее. Если нужно поделиться сразу несколькими файлами, можно создать папку и открыть доступ ко всем документам в ней.

Чтобы сотрудники не бегали из одного сервиса в другой, внутри задач есть свои чаты. Коллеги могут обсуждать вопросы там, а не ждать сообщения в почте или мессенджере.

Внутренние документы и инструкции тоже будут храниться в одном месте. Каждый сотрудник сможет зайти и освежить в памяти нужную информацию. А если заметит несостыковки, посоветовавшись с коллегами, внесёт правки.

Безопасность. Данные хранятся на российских серверах, что обеспечивает стабильную работу. Kaiten входит в единый реестр ПО — у сервиса есть сертификаты безопасности Минцифры.

Тарифы. Компаниям от 100 человек подойдёт тариф Enterprise. Цена формируется индивидуально в зависимости от количества сотрудников и периода оплаты. С таким тарифом по умолчанию будут доступны все функции Kaiten.

YouGile

YouGile — это система для управления проектами с полноценным мессенджером. Задачи на досках можно разбивать на подзадачи и ставить на каждую стикеры. Так вы будете понимать, что нужно сделать срочно, какие проекты потерпят пару дней и куда стоит заглянуть повторно.

Совместная работа. Каждый участник команды может взаимодействовать с доской с общими задачами — например, кликнуть на проект и написать в чат, чтобы обсудить появившиеся вопросы или предложения. Другие получат уведомление и смогут подключиться к беседе. Так же можно сообщать о запусках новых проектов, завершении работы или изменениях в дедлайнах.

Если настроить автоматическую функцию передачи задач, можно в несколько кликов менять исполнителей и отдавать им все права доступа. Любые изменения в системе сотрудники могут посмотреть через Ленту событий: увидеть, какие задачи удалили или перенесли в другие колонки, а также что за файлы прикрепили к проекту.

Безопасность. У YouGile есть две версии: облачная и коробочная. Облачная версия использует стандартный протокол шифрования SSL, который соответствует требованиям российского законодательства. А коробочная устанавливается на собственный сервер компании-клиента. Так бизнес сам контролирует уровень шифрации.

Тарифы. При оплате за год облачная версия стоит 396 ₽/мес за каждого пользователя, начиная с одиннадцатого, а коробочная — 695 ₽/мес при оплате за год за каждого пользователя. На сайте есть калькулятор, где можно выбрать период и количество сотрудников. Он рассчитает стоимость с учётом скидок и спрогнозирует сроки окупаемости.

Shtab

Shtab — это таскменеджер, в котором можно управлять проектами и вести финансовый учёт бизнеса. В разделе «Финансы» отображается структура расходов: удобно опираться на неё, чтобы планировать и перераспределять бюджет. Если у сотрудников почасовая ставка, в Shtab достаточно установить таймер на задачи и потом формировать выплаты по полученным данным.

Совместная работа. У сотрудников есть доступ к общему расписанию, при этом каждый может сделать работу в трекере удобнее и настроить интерфейс под себя, например установить основным форматом канбан-доску или календарь. Для других всё останется как было.

Если специалист работает над несколькими проектами, ему может присваиваться статус создателя, исполнителя и контролирующего. Чтобы не запутаться в задачах и своей роли в них, подробная информация есть в разделе «Мои дела». А быстро собирать обратную связь помогают опросы и общая лента с новостями для всей команды.

Безопасность. Сервер находится на территории РФ. Инструментом безопасно могут пользоваться в том числе государственные органы и компании с государственным участием.

Тарифы. Есть несколько тарифов для среднего и крупного бизнеса — Start, Base и Pro. В первых двух представлен минимальный набор функций, при этом количество пользователей не ограничено.

Для анализа финансов и совместной работы с клиентом или другой командой лучше всего подойдёт тариф Pro — 312 ₽ за участника в месяц. А корпорациям от 201 пользователя сервис предлагает специальные условия с приоритетной поддержкой и повышенной безопасностью.

EvaProject

EvaProject — это система управления проектами и задачами, в которой можно организовывать работу всех отделов компании и настраивать структуру проекта. Встроенные плагины помогают сравнивать плановое и затраченное время на проекты, теоретические и фактические финансовые затраты.

Совместная работа. С помощью Roadmap можно синхронизировать работу команды и составлять планы с чётким распределением задач. На Досках удобно следить за прогрессом и мгновенно оповещать коллег о смене статуса задачи, а Дашборды помогают быстрее ориентироваться в данных проекта.

У вендора есть специальный сервис для создания базы знаний — EvaWiki. Можно совместно наполнять базу, а при необходимости — делать страницы публичными и делиться информацией с клиентами.

Безопасность. EvaTeam — российская компания с лицензиями и сертификатами на ПО от надзорных органов РФ. Все данные хранятся на территории страны.

Тарифы. Средним и крупным компаниям подойдут тарифы Бизнес за 918 ₽/мес и Премиум с ценой по запросу. С первым вы получите основные опции для работы команды: доски, управление доступами, отчёты и прочее. В тарифе Премиум можно пользоваться преимуществами плагинов и подключать собственные. Все функции доступны и в коробочной версии.

Российские таскменеджеры по функциям не уступают зарубежным аналогам. Бизнес может подобрать подходящий инструмент в зависимости от своих потребностей и возможностей.