В гостиничном бизнесе важны быстрые внутренние коммуникации. Как в отеле Wawelberg решают эту задачу

Отель Wawelberg, расположенный в центре Санкт-Петербурга в историческом здании дом Вавельберга, сочетает в себе архитектуру начала XX века и современные стандарты комфорта. После масштабной реконструкции в отеле появились 79 номеров и сьютов, спа-зона, рестораны и пространства для мероприятий. Круглосуточную работу отеля обеспечивают более 200 сотрудников. Как организована и оцифрована работа, рассказал Максим Сошников, руководитель отдела информационных технологий компании.

Важность внутренних коммуникаций

В гостиничном бизнесе с круглосуточной работой особенно важны внутренние коммуникации. Например, чтобы каждая смена передавала следующей все актуальные задачи и статусы по гостям.

Для нас критически важны три аспекта:

• оперативные оповещения дежурных служб и обсуждение задач между ресепшен, службой номерного фонда и технической службой;
• единые шаблоны отчётов, инструкции, чек-листы уборки, кадровые документы, которые всегда должны быть под рукой;
• совместное ведение графиков дежурств и бронирований площадок для мероприятий, чтобы избежать пересечений.

Для решения этих задач решили использовать единую экосистему облачных сервисов. Всё началось с ухода Microsoft с российского рынка — это создало риски для непрерывности нашей работы. Нужно было решение, которое:

• не зависит от зарубежных вендоров;
• обеспечивает удобное и безопасное администрирование;
• имеет понятный интерфейс для сотрудников;
• закрывает максимум задач в рамках единой платформы.

Почему команда Wawelberg отказалась от идеи создавать собственную инфраструктуру и как выбрала Яндекс 360

Изначально мы рассматривали почтовую систему на базе CommuniGate Pro в облаке провайдера, но команда ИТ Wawelberg решила отказаться от идеи создавать собственную инфраструктуру и использовать разрозненные продукты. Это потребовало бы значительных вложений: нужно было бы закупать серверы, покупать лицензии, нанимать дополнительный штат для поддержки системы. А использование разных сервисов усложнило бы администрирование и обучение персонала. Мы поняли, что переход на единую платформу — более рациональный путь.

Искали оптимальный вариант и среди всех предложений выбрали Яндекс 360. Ключевым фактором выбора стал уже накопленный опыт работы с экосистемой Яндекса. К тому же мы доверяем партнёру — компании «СиЭс ИТ». Ранее она успешно помогала внедрять облачные сервисы. Перед началом проекта отель и партнёр детально обсудили все нюансы: ценность и преимущества сервисов, их технические особенности. Специалисты «СиЭс ИТ» помогли выбрать тарифный план.

Миграция в Яндекс 360: как проходил переход

Проект миграции в Яндекс 360 включал несколько этапов. Сначала мы провели аудит текущей почтовой системы и инвентаризировали все ящики. Затем создали целевые пользовательские аккаунты и назначили лицензии.

Далее команда занялась:

• настройкой параметров безопасности в Яндекс 360;
• миграцией данных;
• подготовкой целевого аккаунта Яндекса и подключением доменов;
• созданием пользовательских объектов и групповых ящиков;
• разработкой инструкций для администраторов и пользователей.

В проекте участвовали как собственные специалисты отеля, так и эксперты партнёра — компании СиЭс ИТ. Наши сотрудники отвечали за постановку бизнес-требований и коммуникацию с пользователями, а партнёр — за техническую часть миграции и настройку сервисов. Поэтапный подход позволил сделать переход плавным: сотрудники практически не заметили изменений в работе, не было ни критичных простоев почты, ни сбоев в ежедневных операциях.

Какие сервисы использует отель и какие задачи удалось решить благодаря экосистеме

Сегодня отель Wawelberg активно использует практически все сервисы Яндекс 360: корпоративную Почту и Календарь, Диск, Телемост, Мессенджер и другие. С сервисами нам удалось решить несколько важных задач и упростить процессы:

• Работа с документацией. Актуальные шаблоны и инструкции теперь хранятся на Яндекс Диске с понятными правами доступа, поэтому ведение общей документации стало более прозрачным.
• Бронирование внутренних площадок, спа, ресторанов. Таблицы бронирования перевели в онлайн-формат с возможностью совместного редактирования. Это позволило снизить количество ошибок и пересечений в расписании.
• Коммуникация между сменами. Информация о гостях, бронированиях и задачах теперь меньше зависит от человеческого фактора и смены устройства.

В перспективе мы планируем ещё активнее использовать экосистему для оцифровки внутренних процессов, например рассматриваем возможность интеграции Яндекс 360 с популярными в гостиничном бизнесе PMS-системами (Property Management System), которые автоматизируют основные процессы.