Таблицы, блок-схемы и шаблоны: обзор главных фишек Яндекс Вики для совместной работы команды

Яндекс Вики — это сервис для совместной работы, в котором можно параллельно вести базы знаний по проектам и процессам. Например, размещать на страницах рабочие инструкции, отчёты, результаты исследований, полезные ссылки и контакты, прикреплять изображения и файлы. Инструмент пригодится даже небольшим командам от 10 сотрудников. Расскажем подробнее, для чего он нужен и с какими бизнес-задачами помогает.

Зачем малому бизнесу использовать Яндекс Вики

Когда файлы компании хранятся в разных местах, создаётся хаос: сотрудники не могут найти нужные инструкции, путаются в версиях документов и долго выгружают файлы из всех систем. Например, финансовые отчёты хранятся у бухгалтера на компьютере, договоры с поставщиками — у директора, а рабочие регламенты — у главного менеджера. Если кто-то из сотрудников уйдёт в отпуск или уволится, будет сложно найти и собрать всё вместе.

Яндекс Вики помогает хранить информацию. Команда может создать базу данных и описывать там процессы работы, размещать регламенты по общению с клиентами, хранить чек-листы и инструкции, например, как сотруднику закрывать смену. А ещё удобно добавлять в Вики ссылки на сторонние ресурсы, допустим, если фото из каталога продукции или меню ресторана хранятся на Яндекс Диске или в других сервисах.

Если вести базу в Вики, то у команды под рукой всегда будут актуальные версии документов. Например, можно разместить на странице инструкцию по возврату товара и по необходимости вносить в неё изменения. Никто не запутается в разных вариантах инструкции и будет действовать чётко по одной схеме.

Яндекс Вики работает как обычный веб-сайт. Документы и файлы размещаются на страницах, которые удобно создавать в древовидной структуре: сделать главную страницу, её разделы и подразделы. Благодаря чёткой структуре сотрудникам проще находить актуальные файлы.

Можно подписаться на страницу или раздел, чтобы сразу узнавать об изменениях в документах, например в гайдах компании. Как это сделать, читайте в Справке.

Команда может совместно работать с документами в Вики. Пригодится, если нужно часто обновлять инструкции, дополнять регламенты или расширять список товаров. Например, управляющий шоурумом может оперативно добавлять описания новых коллекций, а сотрудники разных точек небольшой сети булочных — редактировать информацию об акциях и актуализировать цены.

Визуализируйте рабочие процессы

В Вики можно создавать блок-схемы, чтобы наглядно показать сложные процессы. Например, если на схеме изобразить процесс поставки продукта, будет сразу видно все этапы: от договора с поставщиком до выгрузки на складе. Не придётся читать сплошной текст, чтобы разобраться в логистике.

Собирайте полезные материалы в одном месте

Чтобы сотрудники быстро находили ответы на частые вопросы, попробуйте создать для этого отдельную страницу в Вики. Например, с мини-инструкцией, как заполнить заявление на отпуск, или чек-листом по работе с новыми клиентами.

Так команда сможет быстрее:

Закрывать актуальные вопросы коллег. Не придётся искать того, кто может помочь. Достаточно зайти на страницу Вики и изучить её материалы. А если нужного ответа нет — разобрать вопрос с сотрудниками и сразу добавить решение в общий список на вики-страницу.

Проводить онбординг. Новому сотруднику сложно сразу запомнить все нюансы. Например, как проходит выкладка товара в магазине косметики и парфюмерии, кто отвечает за инвентаризацию и к кому обращаться, если возникли проблемы с кассой. Вики позволяет собрать в одном месте инструкции по приёмке товара, подсчёту продукции, кассовым операциям и полезные контакты коллег. Новичок может в любой момент вернуться в раздел и найти нужный документ.

В Вики также можно проверить знания нового сотрудника и выяснить, помогают ли ему инструкции. Например, HR-специалист может создать онлайн-тест в Формах, затем разместить ссылку на странице Вики, а после выгрузить результаты в таблицу.

Подробнее о том, как организовать работу HR в Трекере, читайте в статье Как автоматизировать HR-процессы с помощью инструментов Трекера: опыт Яндекса

Используйте шаблоны для ведения проектов

В Яндекс Вики команда может работать с шаблонами страниц. Есть два способа:

Берите готовые. Сэкономите время и оперативно внесёте необходимые данные. Например, можно резюмировать встречу, на которой подвели итоги месяца по продажам и наметили желаемые показатели на будущее. Потом сотрудники могут в любой момент заглянуть на страницу, свериться с цифрами и дальнейшим планом.

Создавайте собственные. Чтобы каждый раз не создавать наполнение страницы вручную, можно один раз сделать подходящий шаблон и сохранить его в общем списке. Например, разработать единый образец, по которому каждый продавец после смены будет составлять отчёт о продажах: указывать дату, Ф. И. О., средний чек и отмечать выполнение плана.

Сохраняйте удачные идеи в таблицах

Если сотрудник нашёл эффективное решение для сложной задачи, он может внести идеи в таблицы Вики — классический способ структурировать мысли и наглядно делить их по смыслам. Например, удобно хранить в одном месте записи по проекту, дизайнерские концепции или предложения, как улучшить обслуживание клиентов.

Открывайте доступ только нужным сотрудникам

Вы можете настраивать, кто и как будет работать со страницами в Яндекс Вики. Принцип похож на выдачу ключей от офиса: у кого-то есть доступ только к своему кабинету, а у кого-то — ко всему зданию.

Когда создаёте страницу, автоматически становитесь её автором — можете менять настройки на ваше усмотрение. Например, предоставить доступ всем или, если не хотите случайных изменений в документе, установить ограничения:

• закрыть доступ на редактирование;
• открыть страницу только определённой группе сотрудников;
• полностью закрыть для всех.

Например, вы хотите обсудить финансовый отчёт лично с бухгалтером — другие сотрудники не должны увидеть документ. Для этого нужно загрузить информацию в Вики и открыть доступ к странице только ответственному за финансы.

Яндекс Вики — это удобная и гибкая база знаний с набором инструментов для совместной работы команды. Сервис входит в виртуальный офис Яндекс 360 и помогает систематизировать документы всех подразделений, чтобы сотрудники всегда находили нужные материалы просто и быстро.