Инициация проекта: какие 5 шагов нужно пройти, чтобы команда работала слаженно

Когда запускаешь любой проект, могут возникнуть проблемы с тем, что у команды нет чёткого понимания, зачем выполнять работу, что конкретно делать и каких результатов нужно добиться. Непонятно, какие ресурсы можно задействовать и кто за какие задачи отвечает. Избежать этого можно, если провести инициацию.

Что такое инициация проекта

Инициация — это первый шаг, от которого зависит дальнейшее развитие проекта. На этой стадии команда определяет, нужен ли проект бизнесу, решает ли он реальную проблему и есть ли у компании ресурсы для его реализации. Для внутренних проектов, например запуска регионального офиса, команда проводит анализ: 

• формулирует бизнес-потребность;
• оценивает предварительный объём работ, сроки и бюджет; 
• выявляет риски;
• определяет заинтересованные стороны.

Этап инициации проходят и клиентские проекты. Когда заказчик обращается за услугой, менеджер сперва уточняет цель, объём работы, сроки, потенциальные риски и решает, сможет ли команда выполнить задачу в этих условиях. 

После этого команда утверждает устав проекта и переходит к реализации. Если в процессе инициации выясняется, что проект не принесёт ожидаемой ценности или потребует ресурсов, которых у компании нет, от реализации отказываются или переносят её на более поздний срок. 

Какие есть этапы инициации проекта

Инициация проходит последовательно, при этом каждый шаг уточняет предыдущий и снижает уровень неопределённости. Например, если торговая компания хочет внедрить CRM-систему, вот что она должна сделать. 

Шаг 1. Сформулировать бизнес-потребность

В начале проекта команда определяет, какую проблему нужно решить и зачем менять текущую ситуацию. Для этого можно использовать упрощённый вариант Opportunity Canvas — это инструмент, который помогает структурировать основные мысли по проекту. 

Шаг 2. Понять, жизнеспособен ли проект

Компания оценивает, сколько ресурсов потребует проект. Сначала смотрят на объём работ — от этого зависит, сколько понадобится денежных средств и трудовых часов. Торговая компания вместе с интегратором CRM обсуждают, сколько сотрудников будет задействовано, какие процессы нужно автоматизировать и какие функции должны быть в системе. Это поможет определить бюджет и сроки внедрения.

На этом шаге оценивают и риски, которые могут повлиять на проект — задержать или остановить его. Например, при внедрении CRM IT-отдел компании может не выдержать повышенной нагрузки и придётся нанимать сотрудников со стороны.             

Шаг 3. Отметить, кому интересен проект

Заинтересованные лица, или стейкхолдеры, — это все, кто влияет на проект, например руководители подразделений, участники команды, подрядчики, конечные пользователи и инвесторы. На этапе инициации составляют полный список стейкхолдеров и определяют их ожидания и уровень влияния на проект. 

В проекте по внедрению CRM-системы заинтересованы несколько сторон. Руководитель отдела рассчитывает на рост выручки и прозрачную аналитику, менеджеры — на удобный инструмент для ежедневных задач, а финансовый директор — на выполнение плана продаж и окупаемость. 

Шаг 4. Назначить руководителя проекта

На этапе инициации проекта важно выбрать человека, который будет координировать команду и соблюдать рамки сроков и бюджета. Руководителем проекта по CRM может стать начальник отдела продаж или выделенный проектный менеджер, у которого есть опыт аналогичного запуска. 

Шаг 5. Создать и согласовать документы

В финале оформляют пакет организационных документов: 

• Бизнес-кейс. В нём описывают проблему и способ решения, а также затраты, ключевые риски, ориентировочные сроки реализации и критерии успеха. Именно бизнес-кейс отвечает на главный вопрос: почему стоит вкладывать ресурсы в этот проект, а не в другой. 
• Список заинтересованных сторон. Здесь фиксируют всех стейкхолдеров, их интересы, ожидания и уровень влияния. Без него команда рискует упустить тех, чьё мнение способно изменить проект или заблокировать его. 
• Устав проекта. Документ даёт старт проекту и право руководителю привлекать людей, распоряжаться бюджетом и принимать решения от имени компании. 
• Паспорт проекта. В нём содержится ключевая информация: цели, сроки, бюджет и участники. Он помогает стейкхолдерам сориентироваться в проекте — например, укладывается ли команда в бюджет и дедлайны.  

В подготовке организационной документации поможет Алиса Про. Для этого в неё нужно загрузить все исходные материалы: таблицы, текстовые документы и PDF-файлы. Алиса Про обработает информацию и соберёт всё самое важное в один файл. Например, так она создаст черновик паспорта проекта, который потом можно вручную доработать до готового документа. Чтобы перейти в интерфейс умного ассистента, нужно нажать на иконку в боковом меню Яндекс 360 и создать проект.

Все документы согласуют с руководителем, после чего проект переходит в стадию реализации.

Читайте также: Как составить календарный план проекта: инструкция для бизнеса

Какие ошибки можно допустить в процессе инициации

Вот какие ошибки можно допустить на старте проекта.

Не оценить возможные риски

Анализ рисков помогает предвидеть проблемы и запланировать решения. При внедрении CRM-системы есть риск, что часть информации о клиентах потеряется. Чтобы избежать срыва сроков проекта, команда должна продумать миграцию данных и резервное копирование заранее. 

Игнорировать заинтересованные стороны

Важно учитывать всех участников, особенно тех, чьё влияние неочевидно на старте. Например, CRM должна пройти проверку у службы информационной безопасности — например, на соответствие закону о персональных данных или устойчивость к взломам. Если их требования и пожелания учтут только в конце, доработка обойдётся дороже и займёт больше времени, чем на начальном этапе.

Не составить устав проекта

Чтобы не упустить детали проекта, их нужно зафиксировать — так у всех участников будут единые ожидания. В небольших проектах этот момент часто упускают, из-за чего ответственные опираются на свою версию договорённостей. Например, без устава менеджеры могут считать, что в проект входят автоматические CRM-отчёты для руководства, а IT-отдел планирует только базовую настройку системы. Даже одна страница документа с целями, границами и ответственными защищает команду от переделок.   

Главное об этапе инициации

• Инициация — это первый этап любого проекта. Если провести её неправильно, в процессе реализации могут возникнуть проблемы, например выход за рамки сроков или бюджета.  
• Фаза инициации проекта состоит из нескольких шагов. Вначале команда определяет цель, объём, бюджет, количество необходимых ресурсов и возможные риски. После этого собирают список заинтересованных лиц, которые влияют на проект. 
• В результате инициации команда составляет бизнес-кейс, устав проекта и список стейкхолдеров. Кроме того, на этом этапе у проекта должен быть назначенный руководитель. 
• В процессе инициации проекта бывают ошибки: неправильно сформулированные цели, неверная оценка ресурсов и рисков, отсутствие списка стейкхолдеров и утверждённого устава.