Для чего нужен воркшоп и как его организовать, чтобы команда получила новые навыки или решения

Прокачивать навыки сотрудников и развивать новые можно на воркшопах. Если теорию сразу закреплять на практике, коллеги быстрее адаптируются к совместной работе, попробуют разные методики и придут к эффективному решению конкретной задачи.

Что такое воркшоп и зачем это бизнесу

Воркшоп (с англ. «мастерская») — интерактивное мероприятие, на котором люди совместно участвуют в заданиях, учатся генерировать идеи и обмениваются опытом, чтобы на практике прокачать и освоить новые навыки.

Например, сеть гончарных мастерских устраивает три дня воркшопа для сотрудников. В первый день коллеги обсуждают главные сложности в работе с заказами, делятся лучшими практиками и показывают фирменные приёмы. Во второй день вместе с приглашёнными экспертами сотрудники пробуют новые техники обжига. А на третий день вместе решают, как применять полученные знания в ежедневной работе. В итоге участники уходят с воркшопа с прокачанными навыками и новыми идеями для создания продуктов.

Для чего компании устраивают воркшопы

Всё зависит от задач, которые ставит перед собой бизнес. Среди них:

• Обучить сотрудников. Они научатся работать с новыми инструментами и станут применять их в работе. Например, в IT-стартапе можно провести внутренний тренинг на тему «Обновлённое ПО: работа с функциями версии 3.0». Участники узнают о новых горячих клавишах, что повысит скорость работы на 10–15%, а ещё поработают с новыми графиками и диаграммами, чтобы лучше анализировать бизнес-процессы.
• Научить креативно мыслить. Маркетинговое агентство может провести воркшоп, во время которого сотрудники попробуют «переупаковать» скучные канцелярские скрепки в премиальный бренд, придумают 10 неожиданных слоганов для условного стартапа за 15 минут, разработают концепцию вирусного контента на основе случайного набора слов. В итоге команда получит набор отработанных техник, шпаргалки для разогрева креативного мышления и несколько готовых концептов для работы с клиентами.
• Улучшить работу внутри команды. Например, администраторы, тренеры и менеджеры фитнес-клуба соберутся на воркшоп, где будут вместе разбирать разные ситуации: как координировать замену тренера в последний момент, как совместно реагировать на жалобу о переполненном зале, что делать, если клиент получил травму во время занятия. Участники разработают чек-листы, и после воркшопа у них останутся единые протоколы действий — каждый будет знать, что делать и к кому из команды обращаться за помощью.
• Продемонстрировать экспертность. Сотрудники не только участвуют в воркшопах, но и проводят их для клиентов. Так они показывают ценность услуг. Например, люди приходят на воркшоп от студии дизайна интерьеров. Два часа каждый участник пробует проектировать рабочий уголок в комнате: расставляет мебель, выбирает цвета и фактуры. Клиенты видят, что их результат далёк от желаемого и что это только одна часть комнаты, а не вся квартира. Они понимают, что профессионал справится быстрее и качественнее, поэтому охотнее покупают услугу.

В чём преимущества воркшопов для бизнеса

Воркшопы на 80% состоят из практики, что выделяет их среди других форматов мероприятий.

Готовые инструменты для работы

По итогам воркшопа у команды появляется решение или варианты действий. Это могут быть разработанные сценарии, как общаться с клиентами, новые техники производства или оказания услуг. Всё это сразу можно внедрять в работу.

Тренировка навыков сотрудников

Например, коллеги вместе пробуют генерировать идеи для промокампании сети кофеен. В процессе учатся слышать мнение каждого и приходят к общему решению: допустим, соглашаются, что эффективнее всего размещать баннеры вдоль дорог в районе кофеен. В итоге специалистам будет проще реализовывать похожие проекты в реальной работе. Они уже сделали это на воркшопе и поняли, как вместе эффективно двигаться к цели.

Фокус на интерактивности и обратной связи

Формат воркшопа — это всегда про активное участие в процессе. Сотрудники не просто слушают одного спикера, как на лекциях: они выдвигают собственные теории, рассказывают о своём опыте. А ведущий и коллеги дают обратную связь: советуют, как решить проблему, что можно исправить, или, наоборот, хвалят за успешный кейс.

Какие есть типы воркшопов

Воркшопы делятся на разные виды в зависимости от подходов к практике. 

Креативный

На воркшопе сотрудники учатся придумывать простые решения для крупных проектов и задач. Обычно это небольшие по времени встречи, после которых у команды появляется примерный план действий и наработки по продукту.

Например, сеть небольших кофеен в крупном городе хочет запустить линейку сезонных напитков, чтобы увеличить средний чек и привлечь новых гостей. Задача воркшопа — за 2–3 часа постараться придумать идеи для 3–5 новых позиций в меню, продумать их позиционирование и примерный рецепт.

Бариста, маркетолог и шеф‑повар сначала проводят мозговой штурм, затем отбирают подходящие идеи и для каждой составляют краткий «паспорт»: название, ключевые ингредиенты, визуальная подача, целевая аудитория. В итоге получают черновик меню с четырьмя новыми напитками, примерными рецептурами и тезисами для продвижения в соцсетях — это и становится основой для дальнейшей работы.

Серийный

Это серия из регулярных воркшопов, которые помогают сотрудникам освоить новый инструмент или подход к работе. Каждый раз команда поэтапно разбирает материал и отрабатывает его на практике.

Возьмём IT‑компанию, которая переходит на новую систему управления проектами. Задача серии воркшопов — помочь разработчикам, тестировщикам и менеджерам освоить инструмент за два месяца. Для этого руководитель раз в неделю выделяет время для 2‑часового воркшопа.

На первом занятии сотрудники изучают интерфейс и базовые функции. На следующих встречах поэтапно разбирают более сложные настройки. После каждого воркшопа участники получают готовую инструкцию, как применить изученное в реальном проекте. В итоге через восемь занятий все команды уверенно работают в новой системе.

Экспертный

Владелец бизнеса нанимает внешнего консультанта, который погружается в процессы компании, учитывает её особенности и помогает сотрудникам разложить всё по полочкам. Эксперт объясняет, с чего начать решать конкретную задачу, как системно двигаться к цели и закрепить результаты. В отличие от мастер-класса, специалисту важно не только донести до участников свои знания, но и убедиться на практике, что команда поняла, как применять новые навыки в работе.

Рассмотрим производственную компанию, которая выпускает мебель на заказ. Сроки выполнения заказов регулярно срываются, а сотрудники не могут чётко назвать причины задержек. Задача воркшопа — выявить узкие места и выстроить систему контроля. Для этого компания приглашает внешнего эксперта.

Сначала вместе с консультантом команда составляет дорожную карту, отмечает все этапы от приёма заказа до отгрузки, а также фиксирует типичные задержки. Дальше участники разрабатывают систему карточек, которые помогают визуализировать загрузки цехов, разрабатывают чек‑листы приёмки на каждом этапе. В итоге команды получают чёткий регламент контроля сроков и инструменты для него. Сотрудники понимают, как самостоятельно отслеживать и корректировать процессы.

Дискуссионный

Участники заранее знают и готовятся к теме воркшопа. На занятии слушают выступления друг друга, предлагают идеи и после обсуждают их. В итоге приходят к общему мнению и создают инструмент, который помогает в работе.

Например, в диджитал-агентстве команда собралась, чтоб обсудить ИИ и границы его использования в работе. Разработчики и маркетологи обсуждают проблемы, которые связаны с искусственным интеллектом, например предвзятость алгоритмов. Проводят дебаты в мини‑группах, где высказываются за или против конкретных сценариев. И в конце составляют карту этических принципов для работы с ИИ-проектами.

Как организовать воркшоп

Шаг 1. Продумать цель. Представим, что у бренда детской одежды есть инициативный руководитель отдела маркетинга. Он хочет собрать всю команду и устроить воркшоп, чтобы потренировать навыки совместной работы и научиться вместе генерировать идеи.

Шаг 2. Выбрать тему. Важно, чтобы она была актуальной. Например, руководитель отдела знает, что последнее время текущая воронка продаж не приносит ожидаемой прибыли. На воркшопе можно смоделировать похожую ситуацию, проанализировать её, попробовать найти узкие места, понять, где бизнес теряет клиентов и как это исправить. Тема может так и звучать: «Воронка продаж: где мы теряем клиентов?».

Шаг 3. Составить сценарий. Чёткий план поможет выдать максимум пользы и уложиться в тайминги. Например, сценарий воркшопа «Воронка продаж: где мы теряем клиентов?» выглядит так:

1. Анализ текущей ситуации (60 минут) — команда проговаривает цели, разбирает ключевые метрики воронки, проводит SWOT-анализ существующего процесса и выявляет основные проблемы на каждом этапе.
2. Глубокий разбор этапов воронки (90 минут) — участники делятся на группы и анализируют шаги клиента: осведомлённость → интерес → желание → действие. Фиксируют проблемные места и собирают все данные вместе.
3. Практика с попытками генерации идей и оценки решений (60 минут) — маркетологи учатся грамотно формулировать и предлагать идеи, слушать коллег и вместе прорабатывать предложения. После оценивают по критериям: сложность внедрения — эффект.
4. Финальная формулировка гипотез (30 минут) — команда выбирает 3–5 приоритетных решений, которые можно было бы протестировать в работе.

Шаг 4. Определиться с площадкой для воркшопа и пригласить людей. Встреча проходит эффективнее, когда онлайн- или офлайн-пространство подходит под тип заданий и количество участников на воркшопе. Например, если руководитель отдела собирает команду маркетологов из разных городов, мероприятие удобнее проводить в онлайн-сервисах для видеосвязи. Так воркшоп посетят коллеги из любых точек страны.

Организовать встречу можно в Яндекс Телемосте. Сервис не ограничивает созвоны по времени — не придётся прерывать обсуждения, чтобы заново зайти на платформу. Участники также могут включать демонстрацию экрана, чтобы презентовать идеи, и поднимать руки, когда хотят высказаться. Как управлять встречей, читайте в Справке.

Шаг 5. Выбрать инструменты для работы. Перед началом воркшопа нужно продумать, как организовать обсуждение. Например, использовать презентации для анализа целей, а итоговое голосование по гипотезам проводить на досках с интерактивными элементами.

Анализировать метрики, записывать идеи и голосовать за приоритетные гипотезы можно в Яндекс Досках. Команда в режиме реального времени будет совместно работать в одном пространстве и сможет проще учиться генерировать идеи, доносить их до коллег и принимать решения. Не нужно пересылать друг другу документы с таблицами, схемами и выдвинутыми тезисами.

Читайте также: Как интернет-магазину распределить задачи команды, чтобы устроить акцию-распродажу

Шаг 6. Провести воркшоп и проанализировать результаты. Старайтесь придерживаться намеченного сценария и времени: координируйте обсуждения и ставьте таймер, чтобы точно успеть пройти все блоки. После встречи подведите итоги: что получилось, что пошло не так, где можно улучшить формат. Это поможет грамотнее организовывать следующие воркшопы.

Главное о воркшопах

• Воркшоп — интерактивное мероприятие, на котором люди совместно участвуют в заданиях, учатся генерировать идеи и обмениваются опытом, чтобы на практике прокачать и освоить новые навыки.
• Бизнес устраивает воркшопы, чтобы повысить навыки сотрудников, потренировать креативное мышление, улучшить работу внутри команды и продемонстрировать экспертность клиентам.
• Есть несколько видов воркшопов: креативный, серийный, экспертный и дискуссионный. Каждый подходит бизнесу в зависимости от целей.
• При организации воркшопа важно продумать цель встречи, тему и сценарий, установить время, выбрать подходящий формат, а после мероприятия подвести итоги.