6 готовых шаблонов подписи в почте: примеры для продаж, маркетинга и HR

Обычно сотрудники указывают в переписке только имя, должность и телефон. Этого достаточно, чтобы клиент понял, от кого письмо. Но подпись можно сделать более полезной — например, использовать её как ещё один канал для продвижения товаров или услуг. А чтобы каждый раз не придумывать подпись с нуля, лучше настроить шаблоны.

Зачем бизнесу шаблоны подписи

У грамотно составленного шаблона есть несколько преимуществ:

Новый сотрудник может сразу оформить подпись и написать клиентам. Когда в компанию приходит работник, ему достаточно заполнить шаблон и внести туда свои данные. Руководителю не надо переживать, что сотрудник сделает ошибку или начнёт экспериментировать с дизайном. 

Шаблон становится ещё одним инструментом для продвижения. В подписи может быть ссылка на телеграм-канал или соцсети. Сотрудник не забудет её внести благодаря шаблону. Клиент увидит ссылку и сможет ближе познакомиться с компанией: увидеть новости, акции, кейсы или отзывы. Так постепенно может сформироваться доверие к бренду, интерес к услугам и товарам. 

Шаблон повышает узнаваемость. Когда клиент каждый раз видит подпись с одинаковыми элементами, он быстрее запоминает компанию.

Читайте также: Что такое узнаваемость бренда и как её повысить: советы для предпринимателей

Шаблоны для разных отделов

Отдел продаж

Клиента важно побудить к действию. Например, предложите посмотреть подборку популярных товаров и добавьте ссылку на ваш каталог прямо в подпись. В Яндекс Почте это можно сделать через панель инструментов, когда оформляете шаблон.

Маркетинг

Сделайте два шаблона — стандартный и с упоминанием акции. Например, когда компания запускает скидки, используйте вторую подпись, в которой есть ссылка на актуальное предложение. В Яндекс Почте можно сохранить несколько шаблонов и выбирать нужный перед отправкой.

Техподдержка

Клиент обращается в поддержку, когда ему надо решить проблему. Чтобы быстрее помочь пользователю, можно добавить в шаблон подписи ответы на частые вопросы. А ещё в подписи можно разместить ссылку на короткий опрос. Когда проблема будет решена, пользователь оценит качество сервиса и работу специалистов. Так бизнес получит обратную связь и поймёт, что нужно улучшить. Чтобы клиент заметил ссылку на опрос, её можно оформить с помощью эмодзи — получится визуальный акцент. 

Отдел по работе с персоналом

Рекрутеры общаются с кандидатами, поэтому письма и подпись к ним могут стать дополнительным инструментом для найма. Например, можно добавить ссылку на канал с вакансиями или стажировками. Чтобы выделить эту информацию и привлечь внимание соискателя, используйте изображения или иконки социальных сетей. 

Шаблоны для команды

Руководитель

В его подписи достаточно имени, должности и телефона. Если у руководителя есть ассистент, можно указать его контакт для быстрой связи, например: «По срочным вопросам: +7 (XXX) XXX-XX-XX, Елена». Кроме того, уместно разместить ссылку на личный блог руководителя, если он публикует экспертный контент для клиентов. 

Линейный сотрудник

Если работник не общается с клиентами, оставьте в шаблоне только имя, должность и телефон — для внутренней переписки этого достаточно. Когда сотрудник переписывается с иностранными клиентами, можно добавить шаблон на соответствующем языке. Например, если письмо на английском, Яндекс Почта автоматически выберет подпись на этом языке. 

Переходите в Яндекс Почту, чтобы попробовать сделать разные варианты подписи.