Что такое корпоративная почта и как она повышает доверие к компании

Корпоративная почта — это электронная почта, которая расположена на корпоративном домене компании, и пользоваться ей могут только сотрудники. Отличается от личной тем, что после @ в ней указан домен организации — например, yourname@companyname.com. В статье расскажем, для чего нужна корпоративная электронная почта, какие у неё возможности и способы подключения.

Зачем нужна корпоративная почта

Улучшает имидж компании

Единый адрес домена в почте сотрудников выглядит профессиональнее, чем письма с личных электронных адресов. Письма с бесплатных хостингов часто выглядят подозрительно — их удаляют или помещают в спам. С единым доменным адресом ваше письмо не затеряется — клиент с первого взгляда поймёт, кто ему пишет.

Можно настроить почту под свой бизнес

С корпоративной почтой удобно создавать отдельные адреса для каждого сотрудника, отдела и филиала.

Повышает безопасность

У корпоративной почты есть дополнительные фильтры безопасности и защита от спама. Вы не занесёте вирус на свой компьютер и не отправите его клиентам.

Позволяет настроить массовые рассылки

Для email-маркетинга подходит только корпоративная почта. Делать рассылки по базе клиентов с обычных почтовых ящиков не получится. Почтовые провайдеры на стороне клиентов будут помечать отправленные письма как спам и отклонять их или заблокируют почтовый ящик.

Способы подключения корпоративной почты

На ресурсах хостинга

Если у бизнеса есть сайт, корпоративную почту можно создать на домене, который выделил хостинг-провайдер. Вам будет доступно управление объёмом почтовых ящиков, настраиваемые спам-фильтры, настройка переадресаций. Например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, будут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки.

К недостаткам можно отнести то, что у компании не будет доступа к оборудованию сервера и индивидуальных настроек. Кроме того, вы будете зависеть от хостинг-провайдера. Если по каким-то причинам он прекратит деятельность, вы потеряете корпоративную почту и вся переписка может пропасть. Также если другие сайты на сервере хостера взломают и через них начнут рассылать спам, то IP-адрес сервера может попасть в чёрные списки. Ваши письма перестанут доходить до части получателей, которые будут использовать такие списки.

Через собственный почтовый сервер

Это самый независимый, но и самый затратный способ. Нужно купить или арендовать оборудование, например локальный сервер, установить и настроить операционную систему, подключить высокоскоростной интернет. Желательно нанять штатного специалиста с навыками администрирования для обслуживания системы.

Такое решение подходит компаниям, которые не хотят зависеть от хостинга или почтового провайдера. Преимущества такого способа — гибкое дисковое пространство, персональная настройка фильтров и переадресации писем, простое резервное копирование, постоянный личный контроль работы и надёжности сервера.

С помощью почтового сервиса

Если возможностей хостинга недостаточно, можно воспользоваться облачными серверами. Их предоставляют почтовые сервисы, например Почта в Яндекс 360. Вы подключаете подходящий тариф и получаете постоянную поддержку, большое количество почтовых адресов, возможность индивидуальных настроек, встроенную антивирусную защиту и отсутствие рекламы. Контроль надёжности и решение технических проблем лежат на почтовом сервисе — не нужно нанимать штатного системного администратора для поддержки и обслуживания сервера.

Это один из самых удобных и популярных способов организовать в компании корпоративную почту. Рассмотрим его возможности подробнее на примере почтового сервиса в Яндекс 360.

Возможности корпоративной почты в Яндекс 360

Алиасы

В Почте можно настроить не только основной, но и дополнительные почтовые ящики — алиасы. Они бывают доменные и именные. Именные алиасы администратор добавляет самостоятельно. Например, это могут быть отдельные адреса для сотрудников — ivanov@companyname.com. Доменные почтовые алиасы нужны, если у вашего сайта несколько вариантов домена: письма с них будут попадать на один ящик.

Доступность почты из любого места

Чтобы посмотреть корпоративную электронную почту на собственном сервере, нужно находиться на рабочем месте. С Яндекс 360 можно пользоваться почтой не только в офисе, но и дома или в дороге. Для этого нужно скачать мобильное приложение на свой телефон или домашний компьютер. Вы всегда будете на связи.

Архив писем

Вся переписка, в том числе удалённая, сохраняется в архиве. Доступ к нему есть у администратора. Даже если сотрудник уволился и удалил переписку, она не пропадёт. Ещё архив пригодится, если нужно срочно найти и отправить клиенту договор, а подготовивший его менеджер в отпуске.

Адресная книга

В ней указаны все почтовые ящики, которые добавлены в организацию. Не придется спрашивать у коллег адрес сотрудника, с которым вы раньше не переписывались.

Подробнее о подключении корпоративной доменной почты читайте в статье:  Делимся инструкцией, как бизнесу подключить домен к Яндекс Почте за 3 шага и настроить алиасы.

Помимо Почты, для эффективной работы в Яндекс 360 есть:

• Календарь — в нём удобно планировать рабочий график. Можно видеть расписание коллег и назначать встречи на свободное время.
• Диск — облачное хранилище. Можно открывать доступ к файлам и папкам отдельным сотрудникам или подразделениям.
• Документы — позволяют редактировать тексты, презентации и таблицы онлайн вместе с коллегами.
• Мессенджер — для оперативной связи между сотрудниками. В нём есть чаты, опросы, адресная книга.
• Телемост — для видеозвонков без ограничений по времени.
• Доски — для визуализации идей и совместных проектов.

Умный ассистент Алиса Про

Алиса Про найдёт нужное в загруженных файлах и переписках в Почте, а если данных много — структурирует их и выделит ключевое. Алисе Про можно делегировать рутинные бизнес-задачи: систематизацию информации, составление шаблонов и скриптов, онбординг сотрудников и другое.

Сколько стоит создать корпоративную почту

Почта на хостинге

Цена зависит от конкретного хостинг-провайдера, а также от объёма почты — количества гигабайт, которые нужны компании. Средняя цена за 10 ГБ составляет 200–300 рублей в месяц.

Почта на собственном сервере

Стоимость решения складывается из затрат на оборудование, программное обеспечение и техническую поддержку. Например, для малого бизнеса подойдет файлообменный сервер — NAS. Только чтобы собрать комплект, потребуется от 100 000 рублей.

Читайте также: Облако или свой сервер: что выбрать для работы малому и среднему бизнесу

Почта на облачных серверах

Например, Яндекс 360 предлагает три тарифа для компаний: они различаются объёмом места на Диске на одного пользователя, количеством писем в рассылках и ещё несколькими дополнительными опциями. В тарифы входит доступ и к другим сервисам, помимо Почты, — не нужно покупать доступ к облачному хранилищу, программе для проведения видеоконференций или сервису для планирования. Кроме того, можно подключить к виртуальному офису Яндекс Трекер — сервис для управления задачами, процессами и проектами.

Посмотреть актуальные цены и выбрать подходящий тариф можно на сайте Яндекс 360.