«Всё успеть невозможно — и не нужно»: эксперт объясняет, как с этим смириться

Иногда мы забываем, что в сутках не 25 часов: так в расписании оказывается комбо из созвона, отчёта, тренировки и ещё десятка дел. Каждая из этих задач выглядит важной, но, как правило, успеть сделать всё не удаётся. Что-то приходится переносить на следующий день, что-то — откладывать неделями. Как не винить себя, когда не получается закрыть все галочки, — обсудили с Максимом Дорофеевым.

Максим Дорофеев — эксперт по психологии продуктивного умственного труда, автор бестселлеров «Джедайские техники» и «Путь джедая». Он объяснил, почему многие задачи кажутся важнее, чем есть на самом деле, и чем нужно управлять, если не временем.

Понять, в чём суть проблемы

Есть несколько причин, по которым мы обычно не успеваем сделать всё, что запланировали. Остановимся на двух из них:

Первая — иллюзия фокусировки. Когда прилетает новая задача, нам она автоматически кажется более важной, чем является. Мы переключаем всё внимание на её решение, а про другие задачи, которые уже висят в списке, успешно забываем. В результате иллюзия сбивает фокус и мешает закрыть остальные пункты.

Вторая — перфекционизм. Когда мы думаем об отчёте, который нужно написать, то сразу представляем, каким проработанным он должен получиться, — это макроперфекционизм. Мозг пугается объёмов, поэтому заставляет нас откладывать это дело в долгий ящик. А потом, когда мы перебороли себя и собрали в документ всё, что требуется, включается микроперфекционизм — и мы начинаем двигать слова вместо того, чтобы перейти к другой задаче.

Ещё из-за перфекционизма мы часто стремимся найти идеальный момент, когда достаточно выспались, перекусили, нас никто и ничто не отвлекает. Но если ждать «то самое» время, задач в списке станет слишком много, а решить их получится только в последний момент, который всё равно не будет идеальным.

Успеть всё в принципе невозможно. А главное — и не нужно. К иллюзии фокусировки и к перфекционизму можно приспособиться. В этом помогут приёмы из книг «Джедайские техники» и «Путь джедая».

Научиться управлять задачами, а не временем

Первый шаг — нужно выписать все дела и составить один список. Так получится оценить общий объём рабочих и личных задач, которые вы держали в голове. Переносите на бумагу или в заметку на смартфоне всё — даже дела в духе «помыть посуду» или «позвонить маме».

Задачи — это простые действия, которые точно нужно сделать, и, главное, понятно, как к ним подступиться. Важно не путать их с планами, которые звучат сильно абстрактнее. Например, вы затеяли проект «найти новую работу». «Посмотреть вакансии», «откликнуться на вакансию», «сходить на собеседование» — это пункты плана, а «составить сопроводительное письмо по шаблону из курса» — понятная задача.

После этого начинается самое интересное. Второй шаг — нужно понять, какие задачи к какой цветовой категории относятся:

«Красные». Если решить такую задачу — ничего плохого не произойдёт. Но если её не сделать, появится новая проблема. Например, не сдал отчёт — получил выговор от руководителя. Из-за ожидаемых негативных последствий за такие задачи хочется сразу взяться, а вовсе отказаться от них кажется невыполнимым.

«Зелёные». Если не сделать «зелёную» задачу — ничего страшного не случится. Но если решить её, то можно приблизиться к своей цели. Например, если записаться на курс по профориентации — получится начать путь к новой профессии, которая будет вам по душе.

«Зелёные» задачи не обязательно относятся только к рабочим или карьерным. Это могут быть и шаги к достижению личных целей: пройти чекап, сходить в бассейн или записаться на мастер-класс по флористике. Мы легко откладываем такие задачи, отдавая приоритет «красным».

Секрет этой техники в том, чтобы выделять «зелёные» задачи и пристально следить за их выполнением. Они на самом деле являются стратегическими и приближают нас к долгосрочному результату. При этом не нужно делать все задачи одинаково хорошо: можно сэкономить на качестве выполнения «красных», чтобы двигать «зелёные».

Управлять делами можно с помощью Календаря. Выделите в расписании на день время для решения одной-двух «зелёных» задач — сервис пришлёт оповещение, чтобы напомнить о них.

Цвет задачи со временем может измениться. «Выйти на пробежку в первый раз» — «зелёная» задача. Но если вы бегаете постоянно, то отсутствие тренировки негативно скажется на вашем физическом состоянии — и это уже «красная» задача. Чтобы не пропустить переход из одной цветовой группы в другую, время от времени оценивайте все дела из «зелёного» списка повторно.

Избавиться от отвлекающих факторов, чтобы решать задачи быстрее

Список задач составили, «зелёные» выделили — переходим к выполнению. Чтобы не потратить на одно дело целый день, нужно на нём сфокусироваться. Вот как меньше отвлекаться:

Реже проверять почту и мессенджеры. Казалось бы, это дело на пять минут, но можно открыть инбокс и не заметить, куда делись полчаса. Вместо утренней проверки писем или пролистывания ночного диалога коллег в чате лучше уделить время задаче из списка. Предпочтительно «зелёной».

Отключить все оповещения. Ситуация, которая была у каждого человека хотя бы раз: только сконцентрировался на задаче, как приходит пуш. Чтобы такого не случалось, уберите звук и уведомления во всех приложениях. Даже если сообщение важное, оно может подождать. А если оно и важное, и срочное — с вами свяжутся другим образом.

Не браться за смартфон в свободные минуты. В перерывах между задачами мы уже на автомате открываем соцсети. Но во время скроллинга ленты мозг не отдыхает — он продолжает потреблять информацию. Если идёте на обед или в зал, не берите с собой телефон. А вечером используйте на нём фильтр синего света, чтобы быстрее настроиться на сон и не читать новости до глубокой ночи.

Кратко: как успевать то, что действительно важно для вас

• Отказаться от мысли, что можно успеть всё и при этом одинаково хорошо.
• Вести список задач и выделять «зелёные» дела — те, которые приближают к стратегическим целям и приносят удовлетворение лично вам.
• Обновлять свой список и следить за регулярным выполнением «зелёных» задач с помощью чек-листа или календаря.
• Исключить отвлекающие факторы: оповещения в мессенджерах и на почте, а также смартфон с соцсетями, мобильными играми и другими привлекательными приложениями.