Рутина обходится бизнесу дорого, но с автоматизацией она занимает меньше времени, а сотрудникам проще раскрыть свой потенциал и приносить компании больше пользы.
По данным исследования НАФИ и Яндекс 360, каждый третий офисный сотрудник в России тратит от двух до четырёх и более часов рабочего времени в день на рутинные задачи. Мы покажем, сколько времени он может сэкономить на стратегические или творческие дела, и посчитаем, сколько денег при этом сохранит кампания. Также расскажем, какие цифровые решения могли бы снизить нагрузку.
По отдельности рутинные действия кажутся мелочами: ответить на письмо, переслать документ, собрать файлы к встрече. Но в сумме эта работа отнимает значительную часть рабочего дня и расфокусирует сотрудников. Если снять эту нагрузку, у них появится больше времени.
Сколько часов тратит каждый сотрудник на рутину, согласно исследованию:
| Задача | Доля респондентов | Затраты времени в день |
|---|---|---|
| Проведение встреч и интервью, проведение презентаций, редактирование документов, сбор информации к встречам | ∼ 58% | Более 1 часа |
| Переписки с клиентами и подрядчиками по почте (в крупных компаниях) | 30% | От 2 до 4 и более часов |
| Организация совместной работы над документами (в крупных компаниях) | 15% | Более 4 часов |
| Задача | Проведение встреч и интервью, проведение презентаций, редактирование документов, сбор информации к встречам | Переписки с клиентами и подрядчиками по почте (в крупных компаниях) | Организация совместной работы над документами (в крупных компаниях) |
|---|---|---|---|
| Доля респондентов | ∼ 58% | 30% | 15% |
| Затраты времени в день | Более 1 часа | От 2 до 4 и более часов | Более 4 часов |
Чтобы понять, как эти потери выглядят в реальной работе, рассмотрим пример менеджера по продукту.
Иван — менеджер по продукту в компании Y. Предположим, что в месяц он получает 107 100 рублей, это медианная зарплата специалиста его профиля по России, согласно аналитике hh.ru.
Вот сколько времени в день Иван тратит на рутину.
Сбор и хранение документов — 40 минут. Иван регулярно получает договоры и презентации от коллег и подрядчиков: по почте, в мессенджере и на флешках. Чтобы их сохранить, нужно скачать → найти папку → переименовать → переслать коллегам. Без централизованного хранилища тратится время на поиск и дублирование.
Совместная работа над презентацией — 30 минут. Документ правят по очереди: Иван ждёт, пока коллега пришлёт новую версию. Возникают путаница в названиях файлов, ошибки при обработке правок. В итоге он теряет время на сверку и исправления.
Читайте также: Как подготовиться и провести презентацию проекта перед инвесторами
Переписка и поиск вложений — 40 минут. Для согласования проекта Иван отправляет материалы по почте и дублирует в мессенджере. Чтобы не пропустить ответ, он проверяет оба канала и вручную ищет нужные сообщения или файлы.
Подготовка материалов к встрече — 30 минут. Статистика и файлы хранятся в разных местах: часть на почте, часть в чате, часть на сервере. Иван проверяет актуальность и объединяет их в один документ.
Переключение между сервисами — 40 минут. В течение дня Иван десятки раз открывает почту, мессенджер, локальный диск, облако. Каждое переключение требует времени и снижает концентрацию внимания — легко отвлечься от задачи.
В итоге Иван тратит около трёх часов в день на повторяющиеся задачи, которые легко автоматизировать. Это примерно 38% рабочего дня при восьмичасовом графике. За это время он бы успел проверить новую гипотезу о продукте или подготовить драфт стратегической презентации для инвесторов.
Час работы Ивана стоит 637,5 руб. (107 100 ₽ ÷ 168 ч.). Минута — ~ 10,6 руб. Мы умножили стоимость минуты на среднее время каждой рутинной задачи, получили сумму затрат в день и пересчитали на 247 рабочих дней в году.
| Задача | Среднее время / день | Затраты/ день | Затраты/ год |
|---|---|---|---|
| Сбор и хранение документов | 40 минут | 424 руб. | 104 728 руб. |
| Совместная работа с документами | 30 минут | 318 руб. | 78 546 руб. |
| Переписка и рассылки | 40 минут | 424 руб. | 104 728 руб. |
| Подготовка к встречам | 30 минут | 318 руб. | 78 546 руб. |
| Поиск файлов и переключения | 40 минут | 424 руб. | 104 728 руб. |
| Итого | 3 часа | 1 908 руб. | 471 276 руб. |
| Задача | Сбор и хранение документов | Совместная работа с документами | Переписка и рассылки | Подготовка к встречам | Поиск файлов и переключения | Итого |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Среднее время / день | 40 минут | 30 минут | 40 минут | 30 минут | 40 минут | 3 часа |
| Затраты/ день | 424 руб. | 318 руб. | 424 руб. | 318 руб. | 424 руб. | 1 908 руб. |
| Затраты/ год | 104 728 руб. | 78 546 руб. | 104 728 руб. | 78 546 руб. | 104 728 руб. | 471 276 руб. |
Если таких сотрудников в компании, к примеру, пять, то за год бизнес может сэкономить 2,35 млн рублей.
Внедрение современных онлайн-офисов позволяет сотрудникам сосредоточиться на действительно важных аспектах работы. Исследование НАФИ и Яндекс 360 показало, что с более удобными инструментами они могли бы быстрее выполнять совместную работу над документами (27%), искать файлы и документы (27%), готовить материалы к встречам (25%) и редактировать документы (24%).
Сервисы Яндекс 360 помогают сократить время на повторяющиеся задачи: ускоряют поиск и обмен файлами, делают совместную работу над документами удобнее, а коммуникацию более структурированной. Вот как это выглядит в рабочих процессах:
Например, основанная на ИИ функция «Конспект» в Телемосте экономит в среднем около 10 минут на создание саммари по итогам онлайн-встречи. Для сотрудников с плотным графиком, например менеджеров проектов, это до часа времени в день, который можно направить на более важные задачи.
Когда цифровые инструменты берут на себя рутинные процессы, бизнес выигрывает в деньгах и может расти быстрее. А сотрудники получают больше свободы для профессионального развития и новых креативных задач.
