План проекта: зачем нужен бизнесу и как его составить

Проект может не принести результатов, если руководитель не составил детальный проектный план. Этот документ помогает команде не потерять верное направление, а руководителю — держать всё под своим контролем. В статье рассказали, почему проектный план нужен малому бизнесу и как правильно его оформить.

Зачем руководителю в малом бизнесе составлять план проекта

Перед началом работы над проектом всегда есть этап планирования — процесс, во время которого участники проектной команды обсуждают, что и как будут делать. После этого руководитель или ответственный сотрудник разрабатывает проектный план — подробный документ, где описаны детали проекта: цели, сроки, планируемый результат, выделенные ресурсы и возможные риски. Чёткий план проекта поможет:

• собрать всю информацию по проекту — можно сохранить все детали в одном документе, ничего не упустить и сверяться с планом по мере реализации проекта;
• структурировать задачи, ресурсы и временные рамки проекта — с помощью документа легко оценить, из каких этапов состоит проект и что нужно для выполнения каждого из них;
• зафиксировать договорённости между командой — с планом проще координировать действия разных отделов и конкретных сотрудников, направлять их деятельность, чтобы достичь нужного результата;
• снизить риски провала — в плане проекта можно расписать разные сценарии и варианты действий на случай, если что-то пойдёт не так и понадобится план Б.

Инструкция: как составить план проекта

При написании плана менеджеру проекта или руководителю нужно продумать все нюансы, с которыми команда столкнётся в работе. Сделать это можно за несколько шагов:

Шаг 1. Обсудите проект с командой. На первом этапе соберите всех участников проекта вместе: назначьте встречу и расскажите о предстоящей работе. С командой необходимо поделиться планами по проекту, объяснить, зачем решили его запускать и что потребуется от каждого участника.

Если на обсуждении должны присутствовать удалённые сотрудники, можно использовать онлайн-платформы для видеовстреч, например Телемост от Яндекса.

Шаг 2. Поставьте цели и задачи будущего проекта. На этом этапе определите, чего хотите достичь в ходе проекта и что будете считать успешным результатом в финале. Например, целью может быть повышение дохода компании, рост удовлетворённости клиентов, снижение затрат на рекламу, расширение рынка сбыта или что-то другое.

Хорошо, если цель проекта будет соответствовать методологии SMART: она должна быть конкретной, измеримой, актуальной, достижимой и ограниченной по времени. Подкрепите ожидаемые результаты конкретными показателями: например, проект будет успешен, если клиенты сделают 700 заказов за два месяца или новая рекламная кампания принесёт 250 лидов в квартал.

Шаг 3. Разбейте проект на этапы. Глобальную цель получится достичь, если разбить проект на небольшие этапы планирования: так будет проще контролировать ход работ. Например, план проекта по созданию рекламного ролика можно разделить на четыре этапа: написание сценария, поиск актёров, съёмка и монтаж. Дайте каждой задаче название, составьте описание, обозначьте продолжительность и зависимость этапов друг от друга.

Шаг 4. Определите необходимые ресурсы. Для работы над проектом могут понадобиться сотрудники, время их работы, деньги, оборудование, материалы. Если правильно рассчитать объём ресурсов, то бюджета и времени будет достаточно, а команде не придётся работать без выходных.

Производитель одежды решает запустить в продажу новую коллекцию платьев (200 единиц). Руководитель привлечёт к работе двух дизайнеров одежды, двух закройщиков, трёх швей, логиста и менеджера по рекламе. На реализацию проекта понадобятся деньги на ткани, фурнитуру, рекламную кампанию, логистику — руководитель составит бюджет расходов, чтобы обеспечить контроль затрат и эффективность использования ресурсов.

Шаг 5. Назначьте ответственных и договоритесь о сроках. Когда команда поняла, что нужно сделать в ходе проекта, определите ответственных сотрудников и ограничьте время на работу. Распределите задачи между участниками в соответствии с их обязанностями.

В проекте по открытию торговой точки нового формата могут участвовать несколько отделов и сотрудников. Маркетологу поручите изучить рынок и потенциал локации, менеджеру по логистике — наладить поставки товара, дизайнеру — оформить витрины и входную группу, а администратору — найти и обучить персонал.

Назначьте проджект-менеджера — им может быть инициативный и ответственный сотрудник, который будет курировать проект, следить за сроками, проводить общие встречи, делиться информацией и мотивировать команду. Важно, чтобы проджект-менеджер определил, как члены команды будут взаимодействовать. Например, можно установить иерархию и закрепить её в плане проекта: младшие сотрудники будут подчиняться начальникам отделов, а начальники — проджект-менеджеру, или же все сотрудники вне зависимости от должности будут выполнять поручения проджект-менеджера.

Проджект-менеджер может управлять проектом с помощью Яндекс Трекера — сервиса для ведения проектов.

Как выглядит план проекта

После планирования проекта важно зафиксировать все детали в документе — это можно сделать с помощью разных инструментов. Например, удобно использовать сервис Яндекс Документы — скачайте пример шаблона, который поможет составить план, и отразите в нём ключевые элементы проекта. Это могут быть цель, задачи, метрики успеха, ответственные, выделенный бюджет, этапы и сроки, хронология работ и занятость членов команды. Содержание плана определяется командой в каждом конкретном случае.

Какие риски могут возникнуть и как ими управлять

При составлении плана проекта важно учитывать возможные проблемы, которые могут повлиять на реализацию проекта или изменить его ход.

Например, ключевой сотрудник может внезапно заболеть и сорвать сроки, а сбой в работе техники может помешать вовремя запустить новый сайт. Риски могут возникнуть и в работе сторонних подрядчиков: например, поставщик материала повысит цену, а копирайтер-фрилансер пришлёт некачественный текст для рекламы.

Чтобы избежать негативных сценариев и их последствий, ответьте на следующие вопросы:

• На каких этапах проекта могут быть сорваны сроки и почему?
• Есть ли задачи, которые зависят друг от друга или от внешних исполнителей, партнёров?
• Хватает ли ресурсов для реализации каждого этапа проекта?
• Какие будут финансовые и репутационные потери, если возникнут проблемы?
• Что можно сделать, чтобы предотвратить проблемы?

Зафиксируйте ответы и продумайте план действий на случай, если что-то пойдёт не так. Обсудите возможные изменения с командой, чтобы все были к ним готовы. Управление рисками поможет минимизировать потери, вовремя завершить проект и не потерять доверие клиентов.

Главное: что нужно знать о плане проекта

Проектный план — это опорный документ, который помогает эффективно запустить проект. Его нужно составить на этапе планирования, чтобы команда выполнила всю работу в срок и в нужном объёме. В плане фиксируются общие договорённости, а проджект-менеджер использует его, чтобы следить за прогрессом задач и сроками.

План нужно регулярно пересматривать и обновлять — всё потому, что в процессе работы могут меняться условия, а значит, и некоторые элементы плана, например график занятости команды или бюджет одного из этапов.