Облачное хранилище данных: что это такое и как работает

Облако — онлайн-сервис, с помощью которого можно хранить и передавать фото, видео, музыку и другие данные. В статье расскажем, чем облачное хранилище полезно для бизнеса и как выбрать подходящее.

Что такое облачное хранилище данных

Облачное хранилище — это альтернатива физическим носителям. Вместо того чтобы переносить файлы с одной флешки на другую, можно просто поместить их в облако и работать с ними с любого устройства. 

Процесс перемещения выглядит как загрузка файлов на сайт. Но на самом деле они загружаются сразу на множество серверов, то есть на мощные удалённые компьютеры. Поэтому если один сервер выйдет из строя, данные всё равно будут доступны.

Получается, что компания, которой принадлежат сервера, сдаёт в аренду часть их памяти, чтобы пользователи могли хранить там свои файлы.

Для чего необходимы облачные хранилища

Облако оптимизирует рабочие процессы, сокращает время на переписки и надежно хранит данные.

Экономия памяти устройств. Здесь можно поместить любые данные, если они занимают много места в памяти телефона или компьютера. Например, фото с промо- съёмок или записи с камер видеонаблюдения. 

Эффективное управление данными. Вы сможете не только просматривать один и тот же файл, но и работать в нём одновременно с коллегами. При этом не нужно тратить время на отправку промежуточных версий друг другу. 

Резервное копирование данных. В облако можно поместить копию файлов. Даже если произойдёт технический сбой или физический носитель повредится, данные будут в безопасности.

Какие бывают облачные хранилища

Чтобы вы смогли подобрать оптимальный вариант под свои задачи, рассмотрим виды облачных хранилищ.

Блочное. Один файл может быть разбит на несколько одинаковых по размеру блоков. Специальная система хранит в себе карту их адресов. Когда вы открываете документ, каждая заполненной ячейка памяти мгновенно получает запрос, и вы видите полный файл.

Данные можно редактировать не целиком, а поблочно. Поэтому такие системы ценятся там, где важна скорость обработки, например при создании баз данных. 

Файловое. Информация хранится как на компьютере —  в подкаталогах и каталогах. Это удобно для небольших объёмов данных: таблиц, презентаций и текстовых документов. Но когда данных станет слишком много, искать их будет сложно.

Объектное. Всё хранится в одной корзине, никакой чёткой структуры нет. Вместо этого у каждого объекта есть уникальный идентификатор с подробными метаданными, которые описывают содержимое. Например, метаданные фотографии могут содержать информацию о формате, изображённых объектах, их свойствах, месте, дате и времени съёмки. Эти сведения позволяют быстро находить файлы.

Объём такого хранилища практически бесконечный — в нём хранят даже очень большие файлы. Но чтобы обработать, придётся выгружать объекты и загружать заново. Поэтому такое хранилище больше подходит для данных, которые не нужно часто менять. Например, для корпоративных архивов.

Плюсы и минусы облачных хранилищ

При переходе на облачное хранение, необходимо учитывать не только плюсы, но и слабые стороны. 

Преимущества 

• Простота использования. Бизнесу гораздо легче купить место на облачном хранилище, чем создавать локальный сервер с нуля с дорогим оборудованием и штатом сотрудников. 
• Совместный доступ к данным. Чтобы поделиться документом с коллегами, не нужно пересылать его каждому по почте. Достаточно загрузить файл в общее хранилище. 
• Сохранность информации. В облаке данные находятся одновременно на разных серверах, и файл не потеряется, если случится сбой. 
• Хранение объёмных данных. Базы данных с информацией о клиентах, фото и видео освободят место в памяти устройства.

Недостатки

• Необходим стабильный доступ к интернету. Чтобы пользоваться всеми функциями необходимо подключение к сети. Также коллеги не увидят какие изменения вы внесли в документ.
• Есть риск, что данные могут взломать. Часто это происходит из-за нарушения правил информационной безопасности. 

Читайте подробнее: Как компании использовать облачные сервисы, чтобы переписки и документы были в безопасности.

Что важно при выборе облачного хранилища

Чтобы облачное хранилище помогало в работе, а не усложняло её, необходимо учитывать его особенности. Вот на что стоит обратить внимание. 

Цели использования. Разные типы хранилищ подходят под разные объёмы и типы данных. Например, для архивов проектов удобнее объектные хранилища, откуда просто извлечь файлы любого размера. А для данных, которые всегда должны быть под рукой — сводных таблиц, отчётов, макетов, — подойдёт файловое хранилище.

Наличие приложений для вашей операционной системы. С ними не нужно каждый раз искать хранилище в браузере. А благодаря автосохранению, изменения в файлах сами загружаются в облако.

Дополнительные возможности сервиса. В интерфейс, например, может быть встроен фоторедактор: если нужно что-то изменить, изображения можно редактировать прямо в облаке. 

Размер хранилища. Данных со временем становится больше. Поэтому лучше сразу позаботиться о том, чтобы в будущем была возможность увеличить облако.  

Степень защиты. Выбирайте хранилище у компании, которая заботится о приватности пользователей.

Яндекс Диск — файловое хранилище, которое поддерживает наиболее распространённые форматы данных. Вместе с коллегами вы сможете работать с текстовыми документами, презентациями, таблицами без установки дополнительных программ. А ещё у Диска есть приложения для разных ОС, поэтому его просто синхронизировать с телефоном или компьютером.

У Диска много возможностей. Например, в мобильной версии есть встроенный редактор фотографий и сканер, с помощью которого можно загрузить в облако даже бумажные документы. 

Читайте также: Сканируйте документы, организуйте видеозвонки: что умеет мобильное приложение Яндекс Диска.

Компании-пользователи Яндекс 360 могут настроить количество места для каждого сотрудника. Например, увеличить объем для дизайнеров и видеомонтажёров.

Диск шифрует данные при передаче, поэтому никто не сможет их перехватить. Для большей защиты можно настроить безопасность ссылки — установить пароль, срок действия и запретить скачивание.

Как пользоваться облаком на примере Яндекс Диска

Самый практичный вариант для офисных сотрудников и их работы с повседневными задачами  — файловое хранение. Разберём, как добавлять файлы с компьютера в хранилище и делиться доступом. 

Как создать папку

Шаг 1. Перейдите на страницу сервиса и нажмите на правую кнопку мыши.

Шаг 2. В открывшемся окне выберите «Новая папка».

Шаг 3. Придумайте название папки и нажмите «Создать».

Как добавить файл на Диск

Шаг 1. Откройте папку, в которой хотите сохранить файл. 

Шаг 2. Если папка пустая, кликните по правой кнопке мыши и в открывшемся разделе выберите «Загрузить файлы».

Шаг 3. Выберите один или несколько файлов из памяти компьютера и нажмите на кнопку «Открыть». Файлы добавятся на Диск.

Как открыть доступ к папке или поделиться файлом

Шаг 1. Нажмите на три точки у названия папки и выберите «Настроить доступ».

Шаг 2. Введите почту человека, которому хотите предоставить доступ, и выберите права — «Просмотр» или «Редактировать». Нажмите «Пригласить». Теперь файлы в вашей папке смогут просматривать.

Также вы можете поделиться доступом только к одному файлу. Для этого щёлкните по файлу правой кнопкой мыши → «Поделиться». В открывшемся окне выберите возможности для просмотра или редактирования файла. Затем нажмите «Скопировать», чтобы сохранить ссылку в буфер обмена.

Настройки безопасности ссылки доступны на тарифах Яндекс 360 для себя и Яндекс 360 для компаний. 

Подробнее о работе с Диском читайте в Справке.