«Наши правила коротких встреч помогают уместить всё важное в 30 минут разговора»: делится разработчик интерфейсов Яндекс 360

Сотрудники IT-сферы в среднем проводят 2–3 созвона в неделю, и длятся они от 40 минут до 1 часа. Встречи не всегда проходят эффективно: бывает, что они затягиваются, на них присутствуют невовлечённые коллеги или нет ответственного. Богдан Тихомиров, разработчик интерфейсов Яндекс 360, рассказывает, как ему удаётся эффективно выстраивать рабочие коммуникации с командой и не затягивать созвоны.

Я записываю в свой календарь всё: и созвоны с коллегами, и время на решение конкретных задач, которое вношу также как событие. Так получается более эффективно оценивать свою загрузку и находить время для обсуждений. Когда запускается новый проект, мы выстраиваем взаимодействие между командами и сразу ставим в Календарь регулярные встречи: например, раз в две недели демо, чтобы показать прогресс заказчикам, раз в неделю — общие синки, чтобы обменяться идеями. А ещё мы в компании используем три простых приёма, которые помогают обсуждать всё нужное и при этом экономить время на созвонах.

Тайминг встречи — 30 минут

30 минут — стандартное время встречи в Яндексе. С одной стороны, этого хватает, чтобы обсудить главное и не потеряться в обсуждении деталей. С другой — разговор не затягивается, участники не успевают устать за такую встречу, потерять внимание и контекст обсуждения.

Встреча на час может понадобиться, если нужно организовать большое демо для команды или собрать сразу несколько спикеров на большую аудиторию.

Мы уважаем время друг друга и стараемся доносить эту ценность с первого дня работы: уже на этапе онбординга руководитель или бадди объясняет новичку принципы коммуникации в компании. А ещё мы добавляем нового коллегу во встречи, где он сможет понаблюдать за процессом и разобраться, как мы выстраиваем обсуждения.

Удобно, что в Яндекс Календаре при добавлении участников встречи сразу видно, какое время свободно у каждого. Это позволяет планировать созвоны без лишних переписок.

Читайте также: Встреча без сюрпризов: проверяем Телемост перед онлайн-мероприятием

Добавляем план встречи и документы в календарь

Заранее продуманный план позволяет не тратить время на вводные моменты и быстрее перейти к делу. При подготовке к созвону мы добавляем всё необходимое в Яндекс Календарь:

• Прописываем план встречи в поле «Описание». Это может быть список вопросов или тезисы предстоящего обсуждения.
• Добавляем все необходимые документы: ссылки на тексты, презентации или связанный тикет в Яндекс Трекере, чтобы участники заранее погрузились в контекст.

Записываем итоги и договорённости

Чтобы следить за договорённостями и прогрессом по проекту, мы фиксируем итоги встреч. Для этого часто пользуемся конспектированием в Яндекс Телемосте. Оно помогает нам не отвлекаться во время встречи и экономит время на составление итогов. Удобно, что тезисы сразу приходят на почту всем участникам, — не надо ничего пересылать, и в любой момент можно освежить в памяти, о чём шла речь.

Читайте также: Команда Яндекс 360: «Протестировали новую функцию Телемоста, суммаризацию, и сделали неожиданные выводы»

Чтобы получить на почту итоги встречи, нужно нажать на кнопку с двумя звёздочками в тулбаре Телемоста — все участники увидят на экране уведомление о том, что ведётся конспект видеовстречи.