Как Яндекс Трекер помогает небольшим мастерским собирать заявки и не терять клиентов

Когда менеджер мастерской вручную обрабатывает каждую входящую заявку от клиента, он может не заметить сообщение в потоке входящих, перепутать детали или передать заказ в работу не сразу, а через три дня. Из-за этого клиент получит не совсем то, что хотел, или будет ждать дольше — пострадает сервис и репутация бизнеса. Чтобы такого не случалось, можно создать единый канал сбора в Яндекс Трекере.

Как Яндекс Трекер помогает бизнесу работать с заявками

Трекер автоматически собирает всю информацию о заказах и помогает выстроить путь от запроса клиента до готового изделия. Каждый сотрудник получает конкретные задачи, а клиенты — качественный сервис.

Для каждой заявки сервис создаёт карточку задачи, куда автоматически переносится вся информация о заказе. Менеджер не переписывает текст вручную. Это помогает сохранить детали и избежать неточностей.

На странице задачи нужно указать исполнителя. Это можно сделать вручную или настроить сервис так, чтобы задачи сортировались по категориям или приходили сразу нужному специалисту.

Если над заказом работают несколько человек, то передачу задач между ними можно автоматизировать. Система сама отправит задачу нужному специалисту, когда статус задачи изменится. Можно выбрать как статусы из списка, так и создать новые под процессы конкретного бизнеса.

Например, клиент заказал кожаную сумку по индивидуальному дизайну. Менеджер выбирает статус «Разработка эскиза», и Трекер сразу направляет задачу дизайнеру. Когда дизайнер сделает набросок модели, он поставит статус «На согласовании», и задача возвращается менеджеру. После согласования с клиентом статус задачи меняется на «В работе у мастера», и система передаёт задачу кожевнику.

Если в задаче что-то меняется, например статус, приоритет или сроки, все ответственные сотрудники получают уведомление и видят актуальную информацию в карточке. Так каждый понимает, что происходит с заказом прямо сейчас, а процесс становится прозрачным и управляемым.

Как работает автоматизация приёма заказов через почту в Трекере

Чтобы автоматизировать сбор заявок, нужно создать отдельную электронную почту, куда будут приходить только заказы. Все входящие письма с этого почтового ящика система автоматически будет преобразовывать в задачи, поэтому важно, чтобы туда не попадали рассылки или личные сообщения. Создать новую почту можно на корпоративном домене или в любом почтовом сервисе.

Адрес для заказов нужно привязать к новой очереди в Трекере — в неё будут попадать задачи. Можно дополнительно группировать задачи внутри очереди. Например, чтобы отдельно собирать новые заявки на новые изделия, ремонт и обращения клиентов. Это поможет быстрее распределять работу между сотрудниками.

Для удобства можно настроить приём заказов через форму обратной связи на сайте. Когда клиент заполнит нужные поля и отправит информацию, письмо с новой заявкой попадёт на почту, которая связана с очередью в Трекере.

Представим, что клиент хочет заказать кожаный ремень. Он заполняет форму на сайте мастерской, где описывает свои пожелания и прикладывает фото в качестве референса. Письмо с этой информацией попадает на отдельную почту для сбора новых заявок. В Яндекс Трекере этот адрес привязан к очереди «Заказы».

Система автоматически создаёт задачу в очереди и переносит информацию из письма. Тема становится заголовком задачи, текст сообщения — описанием, а вложенные файлы прикрепляются к карточке. Сотрудникам ничего не нужно копировать вручную.

Читайте также: Какие бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность

Как собирать заявки из формы на сайте в Яндекс Трекер

Если новые заявки уже поступают на отдельный email, переходите сразу к шагу 3.

Шаг 1. Сделайте на сайте форму заявок. Так клиентам будет проще оформить заказ, а вам — получить всю необходимую информацию с первого раза. Создайте форму с полями для основных параметров: тип изделия, размер, цвет кожи, тип фурнитуры.

Добавьте возможность прикреплять файлы, чтобы потенциальные клиенты могли отправлять фото примеров. Не забудьте про поле с комментарием для всего, что клиент не смог указать в основной форме.

Шаг 2. Создайте почту для заказов на любом почтовом сервисе и подключите её к форме на сайте. Когда клиент заполнит форму, его заявка автоматически отправится на указанный адрес. Теперь все заказы попадут в один канал.

Шаг 3. Выберите нужную очередь в Трекере или создайте новую. Войдите в сервис и на панели слева нажмите «Очереди».

Если у вас уже есть отдельная очередь для работы с новыми заказами, выберите её из списка. Если такой нет, нажмите «Создать очередь». О том, как это сделать, подробно написано в Справке.

Шаг 4. Настройте интеграцию с почтой. Нажмите «Настройки очереди» в правом верхнем углу.

Выберите раздел «Интеграции» → «Почта» → «Настроить почтовые ящики».

Сервис позволяет использовать почтовые ящики на домене Яндекс 360 или на произвольном почтовом сервисе. Почту на корпоративном домене тоже можно подключить к Трекеру.

Укажите в строке «Почта» электронный адрес, куда будет приходить информация о новых заказах из формы на сайте. После этого поле «Логин» заполнится автоматически.

Чтобы заполнить поле «Пароль», нужно создать его в настройках аккаунта, на котором создана почта. Для этого откройте раздел «Безопасность» → «Пароли для приложений».

Укажите адрес IMAP-сервера и порт. Это необходимо для сбора писем. Эту информацию можно найти в настройках учётной записи почты или в открытом доступе. Каждый крупный почтовый сервис использует стандартные настройки для всех пользователей. Вот основные:

• Яндекс:
  • Сервер: imap.yandex.ru
  • Порт: 993
• Mail.ru:
  • Сервер: imap.mail.ru
  • Порт: 993
• Gmail:
  • Сервер: imap.gmail.com
  • Порт: 993

Чтобы защитить персональные данные клиентов, поставьте галочку рядом с пунктом «Защищённое соединение (SSL)».

Поставьте галочку рядом с пунктом «Принимать письма не только от сотрудников организации». Так в очередь будут попадать задачи, которые приходят с внешних почтовых адресов.

Нажмите кнопку «Проверить подключение», чтобы убедиться, чтобы всё работает.

Шаг 5. Настройте дополнительные функции. Если на почту, которую вы привязали к очереди, будут приходить не только письма с информацией из формы на сайте, но и сообщения напрямую от клиентов, включите опцию «Разрешить отправку писем наружу». Так менеджер сможет прямо из карточки задачи уточнить недостающую информацию у клиента.

Упорядочить заказы внутри очереди можно с помощью порядкового номера задачи в теме письма. Для этого включите опцию «Добавлять номер задачи в тему письма».

Подробнее о том, какие ещё параметры можно настроить и как это сделать, читайте в Справке.

В виртуальном офисе Яндекс 360 есть и другие инструменты для эффективной работы бизнеса. На Диске удобно хранить все важные документы: сертификаты, договоры и чеки. Так нужные файлы всегда будут под рукой, даже если вы находитесь вне мастерской. А с помощью Документов просто вести таблицу учёта материалов. Каждый мастер может самостоятельно вносить информацию в общий файл с телефона или компьютера. Так вы всегда будете видеть актуальную информацию о расходниках.

Узнать обо всех возможностях Яндекс 360 и подобрать подходящий тариф можно на сайте.