Как проводить ретроспективу в команде

Когда команда работает над проектом, обычно весь фокус направлен вперёд — на новые цели и масштабы. При этом не менее важно анализировать то, что уже сделано: это поможет вовремя заметить слабые места и усилить их. Вовлечь в такое обсуждение всех участников можно с помощью ретроспективы. В статье рассказываем об этом инструменте.

Что такое ретроспектива и зачем она нужна

Ретроспектива — это встреча, на которой участники проекта обсуждают успехи и ошибки, а также вырабатывают план на будущее.

Понятие ретровстреч появилось в сфере IT. Там команда работает короткими циклами и в конце каждого проводит ретроспективу. Например, после запуска личного кабинета в мобильном приложении полезно разобрать проблемы, с которыми столкнулись разработчики. Однако формат можно использовать в любой области — например, в продажах или маркетинге.

Во время ретроспективы каждый сотрудник делится своим мнением. Благодаря этому получается рассмотреть проект со всех сторон и оптимизировать работу над ним. Кроме того, такие встречи укрепляют связи в коллективе.

Как часто проводить ретровстречу

Каждая компания определяет свою периодичность ретроспектив. В IT необходимо обсуждать проекты раз в две недели, в более стабильных сферах достаточно проводить мероприятие раз в полгода или год.

Другой подход к организации таких встреч — ориентироваться на то, что происходит. Возникли сложности по ходу работы или завершили крупный проект — обсудите это сразу. Например, маркетинговый отдел может проанализировать результаты рекламной кампании, а кадровый департамент — итоги запуска программы ДМС.

Популярные форматы ретроспектив

Чтобы встреча прошла успешно, можно использовать готовые форматы.

Start — Stop — Continue. Вначале составляют список приоритетных вопросов и идей, а потом делят их на категории:

• что нужно внедрить;
• что стоит закончить;
• что продолжать без изменений.

Так команда получает готовые шаги для дальнейшей работы. А оценка положительных моментов дополнительно повышает мотивацию сотрудников.

Glad — Sad — Mad. Участники делятся своими эмоциями по поводу рабочих ситуаций и отмечают, что их порадовало, огорчило или разозлило. Это позволяет обменяться обратной связью и справиться с возможным напряжением в команде.

4L. В этом формате сотрудники делятся своим опытом:

• Liked — что понравилось;
• Learned — чему научились;
• Lacked — чего не хватало;
• Longed for — что хотелось бы в будущем.

После важно обсудить пересекающиеся ответы и решить, что сохранить, а что улучшить.

Lean Coffee. Вариант для продвинутых и сплочённых команд. Участники самостоятельно решают, какие темы требуют анализа, и обсуждают их, пока не придут к решению.

Инструменты для проведения ретроспектив

Для офлайн-встреч пригодятся маркерные доски и стикеры. На них удобно записывать идеи и решения, чтобы визуализировать процесс обсуждения.

Для удалённой команды потребуются онлайн-инструменты:

• Сервис для видеозвонков. Например, в Яндекс Телемосте можно проводить встречи без ограничения по времени. А если включить конспектирование, система автоматически сохранит и пришлёт на почту полную расшифровку.

Добавить баннер Телемост b2b

• Виртуальная доска. С её помощью участники работают с информацией в режиме реального времени. Можно использовать Яндекс Доски: в них есть инструменты, чтобы строить карты процессов, собирать фидбэк и проводить голосования.
• Инструмент для хранения итогов встречи. Чтобы важные результаты не потерялись, сохраните их в облаке — например, на Яндекс Диске. Так любой сотрудник сможет обратиться к файлу во время работы над проектом.

Как подготовиться к ретроспективе

Если не продумать детали встречи заранее, она может обернуться пустой тратой времени. Вот что нужно сделать перед ретроспективой:

• Собрать информацию. Нужны все данные по проекту: результаты тестирования, маркетинговые метрики в динамике и другие цифры. Они укажут на то, какие зоны требуют улучшения.
• Выбрать участников. Чтобы обсуждение прошло максимально продуктивно, достаточно пригласить от 5 до 10 человек. Если в проекте участвует больше людей, стоит разделить их на группы в зависимости от подзадач.
• Определить тайминг. Так встреча не растянется на целый рабочий день. Важно, чтобы каждый участник успел поделиться опытом, но не ценой своих прямых обязанностей.
• Найти модератора. Часто для ретроспективы выбирают фасилитатора — человека, который умеет мотивировать людей на высказывания и способен следить за порядком встречи. Это может быть специалист компании, который не задействован в проекте, — например, HR- или офис-менеджер. Но не стоит выбирать на эту роль руководителя: так сотрудникам сложно расслабиться и говорить искренне.

Этапы проведения ретроспективы

Обычно ретровстреча длится 1–2 часа, и за это время команда успевает пройти несколько этапов:

1. Брифинг. Ведущий напоминает о теме и цели встречи. А ещё обозначает правила: например, не перебивать, проявлять уважение и не переходить на личности.
2. Обсуждение вопросов. Команда анализирует рабочую ситуацию: ожидания, результаты, положительные и негативные моменты. При этом модератор следит, чтобы обратная связь соответствовала теме встречи и передавалась в корректной форме.
3. Генерация идей. Участники предлагают варианты, как исправить ошибки и предупредить их в будущем.
4. Опрос. В финале встречи часто устраивают голосование. Так команда совместно решает, какие изменения в приоритете, и выбирает дальнейший план действий.
5. Фиксация решений. Все выводы нужно записать и сохранить в одном месте, например на общем диске. Это важно для отслеживания прогресса.

Читайте также: «4 правила онлайн-встреч: как не потратить время команды впустую»

Как внедрить культуру ретроспектив в команде

Чтобы ретроспектива в проекте не превратилась в формальность, важно донести её ценность до команды.

Объясните пользу. Расскажите, как встреча поможет улучшить совместную работу. Подчеркните, что это нужно не для критики, а для поиска решений, которые упростят процессы и увеличат эффективность.

Создайте комфортную атмосферу. До основного обсуждения дайте команде несколько минут, чтобы выдохнуть. Можно поделиться хорошими новостями, коротко обсудить погоду или выходные, чтобы задать позитивный настрой.

Держите фокус на развитии. Важно отмечать даже небольшой успех, который принесла ретроспектива. Для этого в начале каждой встречи полезно вернуться к результатам прошлого обсуждения и зафиксировать, что хорошего удалось внедрить.

Привлеките руководителя. Лидер команды может участвовать в ретроспективе на равных с остальными. Он увидит процессы изнутри, а другие специалисты получат возможность выстроить прямой и открытый диалог с тем, кто принимает стратегические решения.

Главное о ретроспективе в 5 пунктах

• Ретроспектива проекта — это встреча команды после завершения определённого этапа работы. Она помогает проанализировать ошибки и достижения, чтобы определить дальнейшую стратегию.
• Существуют готовые форматы ретроспектив. Например, в шаблоне Start — Stop — Continue сотрудники решают, какие процессы нужно внедрить, закончить или оставить без изменений.
• Чтобы провести ретроспективу онлайн, понадобятся разные сервисы: платформа для видеозвонков, виртуальная доска и облачный диск для хранения результатов.
• Перед встречей нужно собрать информацию, выбрать участников и модератора, а также определиться с таймингом. Важно выслушать мнение всей команды и на основе этого выработать решения.
• Чтобы ретроспектива стала продуктивным инструментом, заранее донесите её пользу до команды, а после фиксируйте положительные изменения в рабочих процессах.