Электронная подпись в 2025 году в России

Электронный документооборот значительно упрощает процессы в бизнесе. С его помощью легко взаимодействовать с контрагентами, государственными службами или банками, но для этого нужна электронная подпись. Расскажем, какие виды ЭП бывают и чем они отличаются.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог ручной подписи, который используют для удостоверения подлинности электронной документации. ЭП могут применять физические и юридические лица, в том числе ИП. Так можно быстро подписать внутренние и внешние документы, например договоры, акты, налоговые декларации или заявки на патенты. Это позволяет ускорить процесс документооборота и уменьшить затраты на бумажную работу.

Какие есть виды электронных подписей

Есть три вида ЭП, которые различаются по параметрам: уровень защиты, юридическая сила и сложность подписания документа.

Простая электронная подпись, ПЭП. Использует базовые методы проверки, например логин и пароль или код из смс. Это самый простой и наименее защищённый тип подписи, который часто встречается в повседневной жизни. Например, ПЭП применяют в банковских приложениях для смартфона и при входе в сервис «Госуслуги».

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, НЭП. Создаётся с использованием специальных программ и сертификатов, выданных удостоверяющим центром. Такая подпись предоставляет более высокий уровень безопасности.

НЭП используют для внутренних корпоративных документов, подписания договоров в коммерческих структурах, а также в работе с контрагентами. Например, самозанятый исполнитель с помощью НЭП подписывает акты приёмки работ. Чтобы документ получил юридическую силу, стороны заранее заключают дополнительное соглашение.

В основе НЭП лежат криптографические методы, при этом используют два ключа — наборы уникальных символов. Закрытый ключ нужен, чтобы поставить подпись, он хранится у владельца ЭП. Открытый ключ проверяет подлинность и доступен всем участникам электронного документооборота. Такой подход обеспечивает защиту от подделок и незаконных изменений в документе.

Усиленная квалифицированная электронная подпись, КЭП. Этот тип подписи обеспечивает высший уровень безопасности. КЭП опирается на правовую базу, признана государственными органами и по умолчанию имеет юридическую значимость наравне с ручной подписью. Без неё не получится заверить документы для ФНС или участвовать в торгах. Также с помощью КЭП можно зарегистрировать ИП и ООО.

Читайте также: Уйти из найма и открыть свой бизнес: что нужно предусмотреть заранее, чтобы не пожалеть

Усиленную квалифицированную подпись хранят на токене. Это специальный носитель, похожий на флешку. Когда нужно подписать документы, токен подключают к компьютеру — программное обеспечение считывает подпись и переносит её на документ.

Как получить неквалифицированную электронную подпись

Получить НЭП можно онлайн. Для этого физическим лицам нужно зайти в личный кабинет на сайте ФНС или в приложение «Госключ». Услуга бесплатна.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут оформить НЭП через оператора ЭДО, например СКБ Контур или Тензор. Процесс состоит из нескольких этапов:

1. Выберите удостоверяющий центр и подайте заявку. В ней указываются Ф. И. О., контактная информация и паспортные данные.
2. Оплатите услугу. Когда на почту придёт подтверждение заявки, нужно внести плату. Стоимость НЭП для компаний и ИП зависит от тарифов оператора ЭДО.
3. Получите программное обеспечение. После оплаты вам будет предложено скачать специальное программное обеспечение или плагин для браузера, который устанавливается на ваш компьютер.
4. Сформируйте ключевую пару и сертификат. Программное обеспечение поможет создать закрытый и открытый ключи. На основе созданной пары нужно запросить сертификат, он будет содержать значение открытого ключа и подтверждать подлинность ЭП. Также в нём хранится информация о владельце, сроке действия и удостоверяющем центре, который выдал электронную подпись.
5. Скачайте сертификат. Его нужно сохранить вместе с закрытым ключом. Сертификат можно экспортировать и использовать на других устройствах. Для этого удобно держать его на Яндекс Диске — так подпись будет всегда под рукой.

Подпись нужно будет подтвердить согласно требованию программы, например ввести код из смс, который придёт на привязанный номер телефона.

Как получить квалифицированную электронную подпись

Использование КЭП строго регламентировано законодательством, поэтому и процесс оформления сложнее:

1. Выберите аккредитованный удостоверяющий центр. Список можно посмотреть в сервисе «Госуслуги» или на сайте Минцифры.
2. Соберите необходимые документы и заполните заявку. Это можно сделать лично в отделении ФНС, через сайт налоговой или в удостоверяющем центре. Юридическим лицам нужно предоставить учредительные документы, доверенности для сотрудников и удостоверения личностей сотрудников. Физическим лицам — данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
3. Купите токен и ПО для работы с подписью. Токен можно купить в удостоверяющем центре или в магазине цифровой техники. ПО приобретается у производителей, например КриптоПро.
4. Получите готовую ЭП. Для этого и физическим, и юридическим лицам нужно лично посетить отделение ФНС или УЦ и предоставить оригинал паспорта, ИНН, СНИЛС, а также сертификаты соответствия токена и ПО. Чаще всего это можно сделать через 1–2 рабочих дня после подачи заявки.

Процесс подписания отличается в зависимости от ПО, которое используется, и типа документа. Например, чтобы подписать договор c контрагентом в программе КриптоПро CSP, нужно загрузить документ, выбрать на токене сертификат, нажать кнопку «Подписать» и отправить файл. Предварительно нужно ввести ПИН-код, связанный с хранилищем закрытого ключа.

Главное об электронных подписях

• ЭП заменяет рукописную подпись человека и упрощает документооборот. С её помощью можно заверять разные документы, например договоры или акты приёмки работ, и участвовать в госзакупках.
• Есть три вида подписей. Базовую ПЭП используют при входе в личный кабинет банка или в сервис. НЭП помогает упрощать внутренний документооборот компаний. А КЭП обладает высокой степенью защиты и нужна для взаимодействия с государственными органами, например налоговой.
• Чтобы получить НЭП, подайте онлайн-заявку через приложение «Госключ» или оператора ЭДО.
• Для получения КЭП подайте заявку в ФНС или удостоверяющий центр и приобретите токен и ПО.