Контроль рабочего времени сотрудников: когда нужен и как внедрить его в компании правильно

Если в небольших компаниях нужен контроль рабочего времени сотрудников, внедрить решение относительно легко — достаточно ввести еженедельные отчёты в табличном файле. Когда бизнес растёт и штат расширяется, приходится выделять больше ресурсов, например покупать программные решения для распределения времени и мониторинга действий специалистов. Рассказываем, как внедрить учёт рабочего времени, если это потребовалось, какие методики и софт использовать и на какие правовые акты опираться, чтобы сделать всё правильно.

Зачем нужен контроль работы сотрудников

Компании внедряют мониторинг рабочего времени сотрудников по нескольким причинам:

Чтобы выявить систематические нарушения рабочего распорядка. Это необходимо, чтобы снизить вероятность выгорания специалистов и отслеживать тех, кто регулярно опаздывает или берёт отгулы. Если люди постоянно остаются в офисе после окончания рабочего дня, они не соблюдают режим работы и отдыха, поэтому подвергаются стрессу. В долгосрочной перспективе это может привести к разочарованию в деле, которым сотрудник занимался.

Если персонал часто опаздывает или пропускает рабочие дни, это может говорить о пренебрежении рабочими обязанностями. В этом случае со специалистом стоит провести беседу, чтобы выявить причину подобного поведения. Возможно, обратная связь даже поможет улучшить бизнес-процессы.

Чтобы убедиться, что сотрудники эффективно распределяют рабочее время. Речь не только об отслеживании частых перерывов и длинных обедов. Мониторинг рабочего времени сотрудников позволяет посмотреть, сколько часов специалисты тратят на выполнение разных задач. Собственник бизнеса может проанализировать эту информацию и оптимизировать работу коллектива. Например, найти сотрудников, которые лучше всего справляются с определённым пулом обязанностей, и распределить их между этой командой.

Чтобы начислить сотрудникам справедливую зарплату и премии. Это невозможно сделать без учёта рабочего времени сотрудников, так как в большей части организаций выплаты привязаны к отработанным часам или дням. Особенно это важный момент для компаний с большим числом внештатных сотрудников, с которыми оформляют договоры по ГПХ: эти специалисты часто получают оплату по затраченному на выполнение проекта времени.

Чтобы следить за качеством обслуживания клиентов. Эта причина относится к компаниям, которые предлагают услуги. В этом случае контроль рабочего времени позволяет отследить, сколько времени специалисты тратят на переговоры с разными заказчиками, как быстро готовят коммерческие предложения, отправляют отчёты по выполненным работам.

Чтобы анализировать эффективность компании и специалистов. Многие программы для контроля рабочего времени позволяют узнать, сколько времени тратят сотрудники на выполнение проектов целиком и на отдельные задачи. Эту информацию можно использовать для расчёта стоимости проектов, а также для анализа личной эффективности людей и внедрения систем мотивации. Например, с этой информацией можно ставить более высокую цену для клиентов и ставку для сотрудников на самые времязатратные задачи.

По Трудовому кодексу РФ контролировать рабочее время необходимо всем компаниям, чтобы правильно рассчитывать заработную плату сотрудников. Даже небольшие предприятия составляют отчёты о работе штата для налоговой и пенсионной служб.

Правовые аспекты учёта рабочего времени

По статье 91 Трудового кодекса РФ рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять свои обязанности. По ТК есть три вида рабочего графика:

• Нормированный — стандартный график: 8-часовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя.
• Ненормированный — график, при котором нет чёткого времени начала и окончания работы. Но и при таком режиме сотрудник не может тратить на выполнение своих обязанностей больше 40 часов в неделю.
• Сменный — вариант, который подходит для должностей с продолжительностью рабочего дня дольше восьми часов. Коллектив делят на бригады или смены, которые работают поочерёдно по установленному графику.

Понятий свободного или гибкого графика в Трудовом кодексе РФ нет. Подобный распорядок дня считается ненормированным, и к нему также относится требование не выходить за рамки 40 рабочих часов в неделю. Работодатель несёт ответственность перед сотрудником согласно статье 5.27 Административного кодекса РФ, если принуждает человека работать сверхурочно без соответствующей оплаты.

В Трудовом кодексе говорится, что владелец бизнеса имеет право знать, чем занимаются специалисты на рабочем месте. Для этих целей он может использовать разные системы учёта и программное обеспечение — точный список инструментов не регламентирован. Но если небольшая фирма может обходиться готовыми табелями учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда,то чем больше в организации сотрудников, тем более сложные решения могут понадобиться для контроля занятости.

В кадровом и бухгалтерском делопроизводстве выделяют три метода учёта рабочего времени:

• Подённый — формат, который подходит компаниям с нормированным графиком. В отчётах фиксируют занятость сотрудников за рабочую смену — чаще всего на протяжении месяца — и при расчёте зарплаты суммируют отработанные за этот период часы.
• Понедельный — подходит организациям, в которых люди в разные дни могут работать меньше или больше. В этом случае кадровики и бухгалтеры суммируют часы, которые были потрачены на выполнение обязанностей на протяжении недели.
• Суммированный — здесь специалисты фиксируют затраченные на работу часы по произвольному периоду: за несколько дней, месяц, квартал или дольше.

Перечисленные способы кадровая служба и бухгалтерия используют для оформления отпусков и отгулов, расчёта и выдачи зарплат, оформления отчётности для ФНС и ПФР. Работодатель не обязан использовать только эти методы учёта рабочего времени. Он может выбрать другие способы, если считает, что они помогут повысить эффективность труда.

Способы контроля рабочего времени

Основные инструменты, которые используют компании для мониторинга рабочего времени сотрудников:

• Контроллеры на входе. К ним относятся бумажные журналы учёта, в которых сотрудники расписываются, когда приходят и уходят с работы, а также автоматизированные системы контроля и управления доступом (СКУД). Во втором случае сотрудникам выдают индивидуальные карточки, которые считывает специальный аппарат на входе и выходе.
• Системы видеонаблюдения. Нужны не на всех предприятиях. Чаще всего оборудование ставят в помещениях, где ведётся работа с подотчётными материалами или веществами и необходимо контролировать каждое действие специалистов. Например, подобное возможно в научных и военных лабораториях или на предприятиях, которые связаны с атомной промышленностью.
• Бухгалтерские и кадровые программы. Кадровые специалисты и бухгалтеры фиксируют рабочее время сотрудников в специальных программах, которые связаны с расчётом заработной платы. Обычно такое ПО работает по стандартам налоговых органов и подходит в первую очередь для отчётности перед ФНС и ПФР.
• Электронные таблицы. Этот способ универсальный, потому что с его помощью можно контролировать работу подразделений, которые ведут разную деятельность. Можно создать шаблоны отчётов, например, в Яндекс Документах, копировать их каждый месяц и вписывать новые данные по занятости коллектива. Хотя методика подойдёт компаниям любого масштаба, способ достаточно времязатратный, так как заполнять и анализировать отчёты придётся вручную.
• Тайм-трекеры. Сервисы, которые созданы именно для мониторинга рабочего времени сотрудников. Они могут фиксировать начало работы и выполнение задач, включение и выключение компьютера. Некоторые программы умеют делать скриншоты или запись экрана через определённые промежутки времени — удобное решение для отслеживания занятости удалённых команд.

Программы для контроля рабочего времени

Продукты 1С. Эта компания более 30 лет специализируется на ПО для отделов кадров и бухгалтерии. Большая часть решений заточена именно для ведения документооборота и сдачи отчётности в ФНС и ПФР, например разработчик регулярно обновляет шаблоны документов согласно актуальным требованиям этих органов.

Если говорить именно о контроле рабочего времени, программы 1С имеют несколько минусов. Они отличаются сложным функционалом, и порой требуется обучение, чтобы рядовые сотрудники в нём разобрались и смогли пользоваться. Также во флагманских решениях, например 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление предприятием, нет встроенных трекеров для ведения задач, а внедрение большинства дополнительных опций требует доплаты. Поэтому решение отлично подходит для бухгалтеров, но плохо масштабируется на всех сотрудников компании.

Staffcop. Эту программу разработали, чтобы отслеживать нарушения информационной безопасности, например несанкционированный вход в аккаунты, базы данных и сервисы компании. Но в ней есть функционал, который можно использовать для контроля рабочего времени сотрудников.

С помощью Staffcop можно фиксировать время выполнения задач и вход в рабочие программы и аккаунты, делать периодические снимки или запись экрана. Сервис автоматически формирует отчёты по эффективности сотрудников, которые можно использовать для анализа бизнес-процессов. Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально и зависит от необходимого функционала.

Яндекс Трекер. Это сервис для управления проектами и совместной работы, который можно адаптировать под задачи конкретного бизнеса, отдела и даже сотрудника. С помощью Трекера можно распределять задания между специалистами и фиксировать их выполнение, организовывать совместную работу над проектами. Разработчики Яндекса создали платформу no-code, в которой можно прописать бизнес-процессы организации и настроить под них уникальные отчёты.

Трекер интегрирован с экосистемой Yandex Cloud для документооборота, управления задачами, мониторинга и визуализации бизнес-данных. Также можно связать его со сторонними сервисами с помощью открытого API​. Яндекс Трекер входит в реестр отечественного ПО, поэтому всегда остаётся доступным для бизнеса. Как быстро настроить Яндекс Трекер, читайте в статье.

Как добавить в Яндекс Трекер организацию, подразделения и отдельных специалистов читайте в статье.

Как выбрать программу для контроля рабочего времени

Чтобы выбрать подходящее решение, нужно опираться на конкретные бизнес-цели компании. Например, небольшим компаниям может быть достаточно простого решения для расчёта зарплат, а для крупных коммерческих предприятий на первом месте может быть удобство сервиса и наличие определённых функций.

Но есть общие моменты для всех компаний, на которые стоит ориентироваться при выборе ПО:

1. Кросс-платформенность. Проверьте, можно ли связать программу учёта с другими сервисами, которые используют в организации. Например, с CRM, в которой компания ведёт базу клиентов.
2. Возможность совместной работы. Если проекты в компании выполняют команды из нескольких человек, лучше выбирать сервисы, в которых люди смогут работать в единой среде. Здесь сотрудники смогут не только фиксировать время выполнения задач, но и отслеживать выполнение смежных заданий и следить за общими и персональными дедлайнами.
3. Дополнительные функции. Определитесь, какие опции нужны для мониторинга и отслеживания действий сотрудников. Это может быть учёт открываемых сайтов и программ, запись экрана или возможность получить скриншот в реальном времени.
4. Доступные отчёты. Как правило, программы мониторинга позволяют анализировать время, затраченное на выполнение задач, но некоторые сервисы предлагают более широкие возможности. Например, некоторое ПО позволяет сравнивать эффективность разных команд и специалистов, отслеживать прогресс по проектам, просматривать историю входа в рабочие сервисы.

Кратко: зачем нужен контроль рабочего времени сотрудников

• Мониторинг рабочего времени сотрудников необходим с точки зрения трудового законодательства для выдачи справедливой и своевременной зарплаты и отчётности перед налоговыми и пенсионными органами.
• Работодатель может сам выбрать, какие методы учёта использовать, в зависимости от бизнес-задач: обычные онлайн-таблицы, системы СКУД, тайм-трекеры и другой софт.
• Различные трекеры и подобные сервисы помогают компаниям не только отслеживать нарушения дисциплины или в реальном времени наблюдать за выполнением обязанностей. Информация о затраченном на проекты времени может пригодиться собственнику, чтобы оптимизировать работу подразделений и повысить эффективность труда. Но для этого нужны сервисы с определённым функционалом: возможностью распределять задачи, фиксировать их завершение, просрочки и другие детали.