Как принимать обоснованные решения даже в условиях экономической нестабильности — помогает матрица рисков

При запуске нового проекта рисками лучше управлять заранее. Без оценки потенциальных проблем непонятно, какие риски критичны, по каким сигналам отслеживать их наступление, что делать в каждом сценарии и кто за это отвечает. Матрица рисков помогает расставить приоритеты и заранее определить, когда и кому подключаться.

Как выглядит и работает матрица рисков

Матрица рисков — это таблица, которая помогает понять, на какие угрозы нужно реагировать в первую очередь. Каждый риск оценивается по двум критериям: насколько вероятно, что это произойдёт, и насколько серьёзными будут последствия для компании.     

Размер матрицы может быть разным. Чаще всего достаточно сетки 3 × 3 — она подходит, когда нужно разделить риски на низкие, средние и высокие. Если проект сложный и нужна более детальная оценка, матрицу расширяют до 3 × 4 или 4 × 5. 

Рискам присваивают разные цвета. Они помогают понять, какие зоны требуют внимания в первую очередь:   

• Незначительные вероятность и последствия — зелёный. Активных действий не требуется, но нужно держать процесс под контролем. 
• Умеренные вероятность и влияние на бизнес — жёлтый. Здесь важно продумать, как реагировать в случае реализации риска. 
• Серьёзные вероятность и последствия — красный. Необходимо принять срочные меры по устранению риска. 

Матрица рисков подходит для проектов разного масштаба: и для запуска рекламной кампании, и для выхода на новый рынок, и для открытия новой линии производства. Инструмент помогает:

• сфокусироваться на главном, а не пытаться контролировать все риски сразу;
• распределить ограниченные ресурсы: время, деньги, внимание руководства;
• снизить вероятность неожиданных потерь: кассовые разрывы, срывы поставок, штрафы, потеря клиентов.  

Как создать матрицу рисков для своего проекта

Работа с матрицей рисков состоит из нескольких этапов. Покажем, как её построить, на примере мебельной компании, которая запускает новую линейку столов.

Шаг 1. Соберите команду 

В любом проекте задействованы несколько подразделений — например, разработка, аналитика, финансы и маркетинг. Пригласите на мозговой штурм представителей этих отделов, чтобы собрать риски со всех сторон и увидеть слепые зоны.

При запуске новой линейки столов дизайнеры заметят угрозы, связанные с качеством материалов или эргономикой, маркетологи — с неправильным позиционированием, а экономисты — с превышением бюджета. Совместное обсуждение поможет не упустить важное и понять, как различные риски могут усиливать друг друга.

Если команда работает удалённо или из разных офисов, проведите встречу онлайн. Например, Яндекс Телемост не ограничивает время звонка, а если подключить тариф для компаний, можно сохранять конспект — все важные моменты сохранятся на диске.      

Шаг 2. Определите цель

Договоритесь, на что будет ориентирована матрица — например, сохранить маржинальность проекта или уложиться в сроки запуска. От этого зависит, какие угрозы включать в оценку.

Для мебельной компании целью может быть удержание себестоимости одного стола в пределах бюджета. Тогда в фокусе будут риски, связанные с удорожанием материалов, ошибками в проектировании или низким объёмом заказов, который не позволит окупить производство.

Шаг 3. Сформулируйте риски

Соберите потенциальные проблемы в одном документе. Риски с общими причинами и схожими последствиями удобно объединять в группы. Это помогает смотреть на угрозы комплексно и выстраивать согласованные меры предотвращения.

Создайте для команды общее пространство, чтобы каждый сотрудник мог к нему подключиться и добавить свои варианты. Например, в Яндекс Досках есть шаблон «Мозговой штурм», который хорошо подойдёт для перечисления рисков. 

Шаг 4. Оцените риски и их последствия 

Здесь каждая компания решает сама, как оценивать вероятность. Например, можно использовать общие категории «Низкий», «Средний», «Высокий». Чтобы получить точную оценку, лучше опираться на предыдущий опыт и использовать цифры.

Например, команда мебельной фабрики может договориться, что:

• до 20% — незначительная вероятность: таких проблем раньше не возникало, но они возможны;
• 20–50% — средний риск: компания уже сталкивалась с этим, есть отработанные схемы реагирования;
• 50–70% — высокая вероятность: проблема встречается регулярно;
• выше 70% — очень высокий риск: возникает почти в каждом проекте.

Последствия также можно оценивать по-разному. Например, качественно — как риск повлияет на репутацию компании. Количественный анализ будет более наглядным: как сдвинутся сроки или сколько денег потеряет бизнес. Например, если новая линия столов задержится на неделю, убыток составит около 30 тысяч рублей — это незначительно. Отсрочка свыше двух недель, которая повлияет на поставки крупным клиентам, обойдётся примерно в 100 тысяч рублей. Простой более месяца может привести к потере до 500 тысяч рублей и удару по репутации.

Шаг 5. Постройте матрицу и расставьте приоритеты

Занесите риски по итогам мозгового штурма в матрицу. Её также можно оформить в Досках — так у команды будет быстрый доступ и возможность корректировать данные.    

Шаг 6. Разработайте план действий на случай возникновения рисков

Для каждого риска из красной зоны матрицы нужно подготовить план реагирования — он поможет предотвратить проблему или снизить её влияние на бизнес. В плане прописывают:

• Триггеры — показатели, по которым команда поймёт, что риск наступил. Например, для дефицита древесины сигналом будет сообщение от поставщика о переносе сроков. 
• Стратегию — план, как предотвратить или снизить последствия для бизнеса. Мебельная фабрика может заключить договор с резервным поставщиком или держать запас сырья на складе.
• Ресурсы — бюджет и временные затраты, которые потребуются для защиты от риска. Нужно подготовить резервный фонд на покупку новой партии материалов и заложить 2–3 рабочих дня для закупки. 
• Ответственных — сотрудников, которые будут отслеживать риски и применять нужные меры, например руководителя закупок и менеджеров.   

Для жёлтых и зелёных рисков также стоит составить план действий — обозначить общие меры реагирования и контрольные точки. Риски с низким влиянием на бизнес можно не трогать — часто меры по их предотвращению обходятся дороже, чем возможные потери.

Читайте также: Риски в проекте: виды, примеры, как управлять

Шаг 7. Регулярно актуализируйте матрицу 

Матрица рисков работает только при постоянном мониторинге, поэтому её важно регулярно актуализировать. В разные периоды могут появляться новые угрозы, а вероятность или влияние текущих — меняться.

Например, для мебельной компании риск роста себестоимости может усилиться, если в регионе повысятся цены на древесину или фурнитуру. Или, наоборот, снизиться, если удалось договориться с несколькими поставщиками.

Частота обновления матрицы зависит от масштаба проекта и динамики изменений. Для краткосрочных проектов до года достаточно ежемесячного пересмотра, для долгосрочных, которые длятся дольше, — раз в квартал. Если в процессе работы происходят значительные изменения, пересмотрите матрицу внепланово.

Назначьте ответственного, который будет собирать обратную связь от команды и вносить изменения.

Коротко о матрице рисков

• Матрица рисков — это таблица, где прописывают риски, их вероятность возникновения и степень влияния на бизнес. Это помогает предотвратить проблемы и вовремя устранить последствия.
• Распределение по вероятности и влиянию помогает понять, на каких рисках сосредоточить усилия в первую очередь. 
• Совместная работа над матрицей повышает качество оценки. Участие разных отделов позволяет учесть все потенциальные риски: технические, производственные, закупочные или маркетинговые. 
• Для критических рисков разрабатывают детальный план действий. В нём прописывают триггеры, стратегию, ресурсы и ответственных сотрудников. Умеренные риски отслеживаются и корректируются по мере необходимости. Незначительные можно контролировать минимально.
• Со временем риски меняются: появляются новые и снижается влияние старых. Именно поэтому матрицу рисков нужно регулярно обновлять, а меры реагирования — корректировать.