Как подготовиться к переговорам: пошаговый гайд

Переговоры — это всегда непросто: нужно справиться с волнением, подобрать чёткие убедительные доводы и отстоять свою позицию. Встреча пройдёт легче, если заранее определиться со стратегией и продумать план. Рассказываем, как готовиться к переговорам, чтобы получить нужный результат.

Шаг 1. Определитесь с целью переговоров

Поймите, чего вы хотите от встречи. Сформулируйте чёткую цель с дедлайнами и цифрами — так вы будете знать, какие условия сделки для вас приемлемы. После встречи сможете провести анализ и оценить результат. Заодно поймёте, какой цели вы не достигли и почему.

Поставьте три цели: минимальную, среднюю и максимальную. Несколько вариантов полезны в случаях, когда вы не знаете, на какой продукт или услугу согласится клиент.

Например, Дмитрий хочет заказать у Антона сайт. Минимальная цель для исполнителя — он сделает работу за 250 тысяч рублей. Средняя цель — на встрече Антон предложит Дмитрию обновить ещё и логотип компании. Максимальная цель — удастся убедить клиента разработать брендбук, чтобы у бизнеса появился свой стиль и повысилась узнаваемость.

Шаг 2. Изучите компанию и её представителей

Поищите информацию об оппоненте в СМИ, соцсетях, на сайте компании. Расспросите о потенциальном клиенте своих деловых партнёров, которые знакомы с ним. Так вы поймёте, какое решение предложить и на какие аргументы опираться в переговорах.

Найдите ответы на вопросы:

• чем занимается компания;
• с какими клиентами она работала;
• кто будет участвовать в переговорах, какую роль он играет в бизнесе;
• что пишут в открытых источниках о человеке, ответственном за принятие решения.

Пригодится даже информация об увлечениях — если побеседовать на эту тему перед переговорами, это поможет установить доверие и повысить лояльность потенциального клиента к вам.

Шаг 3. Продумайте стратегию переговоров

Подготовка к переговорам включает в себя заранее продуманный план действий. Универсального метода нет — выбирайте подходящую стратегию, опираясь на цели и исходные данные.

Сотрудничество

Стороны учитывают интересы и пожелания друг друга. После переговоров все остаются в выигрыше.

Пример. На переговорах Дмитрий и Антон договорились о разработке сайта. Бизнес Дмитрия получит инструмент для продаж, а Антон получит клиента. Оба довольны результатом переговоров.

Соперничество

Стороны рассматривают друг друга как противника. После переговоров одна из них достигает своих целей, а вторая получает более скромный результат.

Пример. На встрече Дмитрий поставил Антону ультиматум: он согласен заказать сайт только по цене ниже рынка. Для исполнителя условия невыгодны, но других клиентов нет, и он соглашается. Дмитрий выиграл переговоры, но Антон не предложит ему услуги ещё раз.

Приспособление

Одна сторона идёт на уступки и соглашается на условия оппонента. Это позволит ей завоевать расположение и начать сотрудничество.

Пример. К Антону обратился Дмитрий — представитель известной российской компании. Он предлагает заказ на разработку нескольких сайтов, но просит скидку в 25%. Чтобы начать работу с перспективным клиентом, Антон уступает и соглашается.

Компромисс

Стороны пытаются найти оптимальное решение. В конце переговоров интересы обоих участников переговоров удовлетворены. Они частично отказываются от первоначальных требований и идут на уступки друг другу.

Пример. Дмитрий заказывает у Антона сайт и просит сделать его за три месяца. Антон понимает, что из-за высокой загруженности не успеет сделать работу в срок. Чтобы не терять клиента, он предлагает сделать всё за четыре месяца и обещает Дмитрию скидку в 10%. Клиент получит сайт, но чуть позже, а исполнитель — заказ, но за меньшую стоимость.

Шаг 4. Подготовьте аргументы

Подумать, чем вы будете убеждать собеседника, лучше заранее — иногда в процессе переговоров сложно найти подходящие доводы. Сформулировать аргументы поможет техника SExI.

Шаг 5. Подготовьте документы

Соберите для потенциального партнёра коммерческое предложение, брендбук, финансовые отчёты, каталоги с продукцией, ваши успешные кейсы и отзывы прошлых клиентов. Материалы придадут вес аргументам и подтвердят доводы.

Чтобы документы были всегда под рукой, используйте облачные хранилища, например Яндекс Диск. Почему стоит попробовать его:

• Сканирование документа — сделайте скан в приложении на телефоне, чтобы перед переговорами отправить документ партнёрам.
• Совместный доступ — если на встрече нет проектора, можно отправить ссылку на файл клиентам, и они откроют его на своих устройствах.
• Поддержка любых файлов — просмотр документов и видео без специальных программ. На встрече можно не волноваться, что презентация или видео не откроются.

Шаг 6. Практикуйтесь в проведении переговоров

Ролевые игры в переговорах позволяют улучшить навыки общения и провести работу над ошибками. Для тренировки переговоров можно попросить выступить в качестве оппонента коллегу или члена семьи. Главное — относиться к процессу серьёзно.

Когда в переговорах участвуете вы и команда, отработка навыков поможет сплотить коллектив. Например, в одной из игр участники по очереди выступают в роли заказчика и менеджера по продажам. Так они применят на практике стратегии переговоров, аргументацию и выявят потребности каждой стороны.

Подготовка к деловым переговорам с помощью ролевых игр проводится собственными силами или с подключением бизнес-тренеров.

Шаг 7. Подготовьтесь к переговорам психологически

Психологическая подготовка к переговорам поможет справиться с волнением. Снизить стресс во время переговоров можно так:

• Будьте готовы к возможным возражениям, которые мешают вам договориться.
• Подготовьте несколько стратегий переговоров, которые помогут адаптироваться к разным ситуациям.
• При необходимости берите перерыв, чтобы привести в порядок мысли и эмоции.
• Контролируйте голос. Говорите спокойно и свободно, не переходя на повышенный тон или шёпот.

Чек-лист подготовки к переговорам

Зафиксируем основные этапы подготовки к переговорам:

1. Определитесь с целью переговоров.
2. Изучите компанию и её владельца.
3. Продумайте стратегию переговоров.
4. Придумайте убедительные аргументы.
5. Соберите документы к переговорам.
6. Попрактикуйтесь в проведении переговоров.
7. Подготовьтесь к переговорам психологически.

Когда вы подготовитесь, прочитайте, как снизить риски и вести переговоры правильно.