Чем полезен Яндекс 360 для малого и среднего бизнеса
Рассказываем, как виртуальный офис поможет организовать работу сотрудников и наладить взаимодействие с клиентами.
07.09.2023
Малый и средний бизнес часто использует для работы обычные b2с-сервисы. Кажется, в небольшой команде можно выстроить процессы с помощью нескольких чатов в мессенджере и документов с общим доступом. Но наступает момент, когда возможностей привычных сервисов становится недостаточно: появляется потребность в единой системе, в которую можно внести контакты сотрудников, настроить доступы и права для каждого. Рассказываем, как виртуальный офис Яндекс 360 для бизнеса помогает предпринимателям организовать работу внутри компании.
Какие сервисы есть в Яндекс 360 для бизнеса
В виртуальном офисе есть всё, что нужно для совместной работы: от корпоративной почты до календаря. Каждый сервис связан с другим: например, файлы из Документов можно сохранить на Диске, а потом оттуда подгрузить их в Календарь. Рассказываем, что умеет каждый сервис.
Почта. У вас будет бесконечный почтовый ящик, защищённый от спама и фишинга. Ещё в Почте есть возможность контролировать рабочую переписку, настроить автоматическую отправку писем в разные отделы компании и архивировать их.
Диск. Сотрудники смогут загружать файлы без потери качества и скачивать их по публичной ссылке неограниченное количество раз. Если кому-то не хватает места в хранилище, можно купить дополнительное место только для него. Ещё сотрудники смогут открывать доступ к Диску только коллегам и защищать ссылки паролем — это предотвращает утечку информации.
Документы. Программа поддерживает Office, поэтому вы без проблем перенесёте рабочие файлы в Яндекс 360 для бизнеса. Можно настроить общий доступ к документам, чтобы всей командой работать над проектом. Есть функция сканирования через мобильное приложение — удобно, если под рукой нет сканера.
Телемост. Сервис для онлайн-конференций, совещаний, собеседований. В Телемосте можно записывать созвоны, а ещё делать трансляции и приглашать на них до 10 000 человек — зрители смогут смотреть, слушать и задавать вопросы в чате.
Мессенджер. Сервис для быстрого общения между сотрудниками. В Мессенджере есть два пространства: для личных и рабочих переписок. Из рабочих чатов нельзя пересылать сообщения в личные — так сообщения не путаются и внутренняя информация остаётся в компании. В Мессенджере можно создавать групповые чаты и каналы, открывать треды для тематических обсуждений и звонить.
Календарь. В Календаре можно настроить совместный доступ: те, для кого он открыт, увидят запланированные задачи и будут получать уведомления о встречах. Можно создавать отдельные календари для разных задач или проектов: например, в одном планировать совещания, в другом — публикацию контента. События из них можно просматривать одновременно или по очереди.
Рассылки. Вы сможете отправлять клиентам до 10 000 писем от имени компании. Здесь есть конструкторы писем с готовыми шаблонами. Статистика рассылок поможет подсчитать эффективность: после отправки писем вы получите отчёт о том, сколько человек их открыли, прочитали и перешли по ссылкам внутри.
Трекер. Система управления проектами поможет организовать работу различных подразделений — технических, административных, юридических, маркетинговых и других.
Вики. Вы сможете структурировать информацию: собрать в одном месте инструкции и регламенты, обеспечить онлайн-доступ к ним для всех участников команды или выдать доступ только определённым сотрудникам.
Формы. С помощью сервиса можно создавать опросы, тесты, квизы, регистрировать пользователей на мероприятия, принимать заявки и собирать обратную связь.
Яндекс 360 для бизнеса защищает персональные данные в соответствии с требованиями 152-ФЗ. Данные хранятся в нескольких копиях на территории РФ, а также защищаются с использованием протокола TLS при их передаче.
Какой тариф выбрать
Чтобы начать пользоваться виртуальным офисом, нужно выбрать тариф: Базовый, Оптимальный или Расширенный. Они отличаются объёмом хранилища и количеством писем в рассылках. Рассказываем, какому бизнесу подходит каждый тариф.
Базовый. Подходит для локального бизнеса с небольшим количеством сотрудников. В тариф входит 100 ГБ на каждого — это примерно 10 000 фотографий или 400 000 страниц PDF. Вы можете делать до 1 500 рассылок: этого будет достаточно, чтобы иногда предупреждать клиентов об изменении режима работы или об акциях.
Оптимальный. Подойдёт для компаний, которым нужно делать рассылки и хранить большое количество данных. Здесь выделяется 1 ТБ места на Диске для каждого сотрудника — это около 100 000 фотографий или 4 млн страниц PDF. Можно делать до 50 000 рассылок, чтобы регулярно быть на связи с клиентами: отправлять письма о скидках и новинках.
Расширенный. Тариф для компаний, которым нужно загружать много медиаконтента и ежедневно отправлять рассылки. В Рассылках тарифом предусмотрено до 100 000 писем в месяц. Каждому сотруднику полагается 3 ТБ места на Диске — это примерно 300 000 фотографий или 130 часов видео в разрешении 4K.
Кроме того, есть специальная линейка тарифов с Яндекс Трекером. Если подключить один из них, то все пользователи сразу получат доступ к системе управления проектами. Но есть и другой вариант: подключить сервис как дополнительную опцию для отдельных сотрудников и подразделений. Подробнее про два варианта читайте в Справке.
Начать работу в Яндекс 360 для бизнеса можно после пополнения баланса. Это можно сделать вручную — по счёту или банковской картой. Или настроить автопополнение: когда на балансе закончатся деньги для оплаты тарифа, средства спишутся автоматически с привязанной карты.
Читайте подробнее про оплату Яндекс 360 для бизнеса в Справке
Зачем подключать сайт
Если у вас есть свой сайт, то можно подключить домен к профилю Яндекс 360 для бизнеса. Если нет, то можно купить домен отдельно. Так у компании будет узнаваемый адрес, а у сотрудников — почтовые ящики на корпоративном домене. Клиенты сразу поймут, кто пишет, если вместо ivan@yandex.ru будет ivan@company.ru.
Читайте, как подключить домен
У аккаунтов с подключённым доменом в Яндекс 360 для бизнеса есть и другие преимущества. Вы сможете управлять профилями сотрудников, менять пароли и просматривать письма, добавлять документы в Календарь и делать рассылки.
Ещё с подключённым доменом можно добавить в профиль компании офисы и переговорки. Создайте список помещений, чтобы сотрудники могли бронировать их в Календаре и работать в спокойной обстановке. Это особенно удобно в опенспейсе, где шумно и трудно поговорить с клиентом, не отвлекаясь на коллег.
Какие есть способы добавить сотрудников
Вы можете добавить любое количество сотрудников и управлять структурой организации: распределять по отделам, управлять профилями, удалять их, переносить, добавлять новые.
Сотрудников можно добавить тремя способами:
- Создать аккаунт. Нужно вручную добавить каждого члена команды и заполнить профили. На их заполнение нужно время, поэтому, если вы торопитесь или у вас много сотрудников, воспользуйтесь способами ниже.
- Пригласить пользователей. Способ работает, если у сотрудника уже есть аккаунт в Яндексе. Приглашённых по ссылке сотрудников можно удалять из организации, но нельзя изменять информацию в их профиле.
- Загрузить список. Подойдёт, если у вас много сотрудников и надо быстро добавить их в Яндекс 360 для бизнеса. Вы можете создать CSV-файл, добавить данные сотрудников туда и загрузить в профиль в несколько кликов. Работает только с подключённым доменом.
Смотрите видеоинструкцию, как добавить сотрудника в Яндекс 360 для бизнеса.
Как перенести письма и файлы из облачного хранилища
В Яндекс 360 для бизнеса можно быстро переехать всей командой. Нужные документы можно перенести из Microsoft 365, Google и других серверов. В профиле компании есть раздел «Миграция». Выберите, что хотите перенести: файлы или письма. Потом заполните таблицу по шаблону, где нужно ввести аккаунты сотрудников, загрузите в профиль и нажмите «Запустить миграцию».
Читайте про миграцию из Microsoft 365 и Google в Яндекс 360 для бизнеса
Зачем нужен корпоративный браузер
Сотрудникам можно установить 360 Браузер, чтобы все сервисы Яндекс 360 для бизнеса были под рукой. На стартовой странице и боковой панели уже предустановлено всё необходимое — от Почты до Календаря.
360 Браузер можно сделать браузером по умолчанию у всех сотрудников и настроить доступы к сайтам. Так они не будут отвлекаться на соцсети в рабочее время.
Ещё 360 Браузер не даёт пользователям переходить на фишинговые страницы или сайты с вредоносным ПО. Мошенники не украдут пароли ваших сотрудников и не выложат в открытый доступ.
Читайте про другие функции 360 Браузера
Как помочь сотрудникам перейти в Яндекс 360 для бизнеса
Чтобы сотрудникам было легче начать работу в виртуальном офисе, организуйте общий созвон и покажите им сервисы. Также создайте отдельный чат для обучения в Мессенджере и выложите туда полезные инструкции. Вот что вам пригодится:
