Что входит в Яндекс 360 для бизнеса и какие есть тарифы

Бизнесу становятся очевидными плюсы SaaS-решений для организации совместной работы — это готовые сервисы, не требующие развёртывания собственной инфраструктуры. Но зачастую рабочую экосистему приходится собирать из разных инструментов от разных поставщиков, и они не всегда хорошо интегрируются между собой. Один из вариантов, как решить эту проблему, — найти комплексное решение.

Яндекс 360 для бизнеса — это онлайн-офис, который не только включает 12 инструментов для работы, но и может быть интегрирован со сторонними платформами. Им пользуются уже больше 130 тысяч организаций. Рассказываем подробнее в статье.

Как работает Яндекс 360 для бизнеса

В Яндекс 360 для бизнеса все инструменты связаны между собой кросс-сценариями. Например, файлы, с которыми вы работаете в Документах, сохраняются на Диске и открываются на любом устройстве. Если запланировать созвон в Календаре, то провести его можно в Телемосте, а после встречи обсудить её итоги в Мессенджере и получить тезисный пересказ с расшифровкой на Почту. Данные из Форм автоматически попадают в Трекер, а на Почту приходит об этом уведомление.

Онлайн-офис вырос из B2C-сервисов: Почта развивается уже более 20 лет, а Диск — более 10. Все инструменты понятные, потому что создавались для широкой аудитории и предусматривают удобные сценарии работы.

У онлайн-офиса есть несколько преимуществ:

• Скорость внедрения. Облачный инструмент легко купить и быстро внедрить с командой поддержки от вендора, можно в несколько кликов перенести информацию из других сервисов или с собственных серверов.
• Регулярные обновления. Приобретая SaaS-решения, компания получает продукт, в котором все нововведения плавно встраиваются в интерфейс. Раньше для обновления программного обеспечения пришлось бы запланировать технические работы, а сейчас вендор самостоятельно следит за трендами и собирает обратную связь от клиентов, поэтому добавляет новые функции.
• Удобное и оперативное масштабирование. Компания приобретает тариф и получает доступ к ПО, которым можно пользоваться в необходимом объёме. Если объём данных нужно увеличить или уменьшить, это можно сделать оперативно, а не закупать дополнительное оборудование и настраивать его.

Какие инструменты входят в Яндекс 360 для бизнеса

Яндекс 360 для бизнеса — это 12 инструментов: Почта, Календарь, Диск, Телемост, Мессенджер, Документы, Заметки, Рассылки, Трекер, Вики, Доски и Формы.

Почта

Почта в рамках Яндекс 360 для бизнеса — это корпоративный почтовый ящик с защитой от спама и вирусов. У Почты есть несколько возможностей, которые делают работу с ней удобнее:

• Можно добавить корпоративный домен к почтовому адресу, например info@company.ru вместо info-company@yandex.ru. С ним адрес будет выглядеть более профессионально в деловой переписке.
• Есть Спамооборона — это антиспам-система, алгоритмы которой фильтруют письма и находят потенциально опасные сообщения. Ежедневно Спамооборона отправляет в Спам или блокирует более 56 млн нежелательных входящих писем. Подробнее о Спамообороне читайте в статье.
• Можно сохранять логи и настраивать уровни доступа для сотрудников. Просматривая логи, администратор может контролировать безопасность данных.
• Есть переадресация и фильтры. Они помогут настроить распределение входящих писем и сделать бизнес-процессы эффективнее. Читайте о переадресации и фильтрах в блоге.

Подробнее о том, как настроить корпоративную Почту, читайте в статье. А начать работать с ней поможет подробная инструкция.

Если используете специальную программу для работы с электронной почтой, можно настроить синхронизацию:

• Инструкция для Microsoft Outlook
• Инструкция для Mozilla Thunderbird

Почтой уже пользуются многие компании. Например, ТюмГУ перевёл в Почту более 20 000 студентов и 3 500 сотрудников, а ВкусВилл организовал переписку для 6 000 сотрудников.

Диск

Диск — облачное пространство для хранения файлов компании и отдельных сотрудников. Он нужен, чтобы выстроить совместную работу команды, сохранить безопасность.

Главное преимущество Диска — закрытый контур. Можно оставить доступ к файлам открытым, чтобы было доступно скачивание и просмотр для всех, либо организовать доступы разного уровня. Например, к отдельным файлам открыть доступ по ссылке с паролем, а для других разрешить просмотр только отдельным сотрудникам. Кроме того, можно запретить скачивание файлов.

Подробнее про совместную работу с файлами на Диске рассказываем в статье.

Диск удобен для хранения общих файлов и документов компании: сотрудники могут получить доступ к данным в удобное время и с любых устройств, например с телефона во время командировки.

В Диске у каждого сотрудника будет место: от 100 ГБ до 3 ТБ в зависимости от тарифа. Отдельным специалистам, например монтажёрам видео или тем, кто работает с тяжёлыми файлами и базами данных, можно купить до 50 ТБ дополнительного места.

Кроме того, у компаний есть возможность подключить неограниченное количество общих дисков размером 1 ТБ. Файлы в таких хранилищах принадлежат организации, а доступ к ним настраивает администратор.

Если планируете переехать на Диск с других решений, смотрите инструкцию. А чтобы разобраться, как начать работать в сервисе, читайте статью.

Федеральный девелопер ТОЧНО работает на Диске: команда настроила защищённый обмен файлами, и теперь хранилище активно используют юридический и PR-отдел. Росплатформа также пользуется Диском: при переезде они сохранили в одном месте большой объём данных, а затем организовали совместную работу с документами.

Календарь

Календарь — это сервис для планирования событий. С его помощью вы можете организовать расписание онлайн- и офлайн-встреч и задач на день, а также создать список дел.

Сервисы Яндекс 360 для бизнеса связаны друг с другом, особенно Календарь и Почта. Можно запланировать созвон или офлайн-встречу на несколько участников в Календаре, и сотрудники сразу получат оповещение об обновлении графика на Почту.

Для разных задач можно создавать отдельные календари: например, планировать график выпуска контента в одном, а съёмки — в другом. События можно просматривать как одновременно из всех календарей, так и по отдельности.

В Календаре есть виртуальный помощник Алиса. Она сможет поставить встречу в расписание, напомнить о ней заранее или удалить при необходимости.

Подробнее о том, как настроить командную работу в Календаре, читайте в статье.

Календарь может быть многофункциональным. Например, в BestDoctor настроили интеграцию инструмента с корпоративной CRM. Теперь врачи формируют рабочее расписание в Календаре, и эти данные автоматически передаются в CRM — удобно и для аналитики, и для планирования нагрузки.

Телемост

Телемост — сервис для видеоконференций и онлайн-встреч без ограничений по времени. В Телемосте есть все привычные функции: можно запланировать повторяющуюся встречу или провести трансляцию, сделать запись созвона, демонстрировать экран и настраивать виртуальный фон.

Внутри видеоконференции есть чат, где можно делиться файлами и сообщениями. Переписка после встречи сохраняется в Мессенджере, чтобы участники могли в любой момент продолжить общение.

В Телемосте можно не только проводить созвоны с активными участниками, но и организовывать трансляции со зрителями, которые будут задавать вопросы в чате. Телемост работает на собственной платформе, разработанной командой Яндекс 360 и Yandex Cloud, — она позволила улучшить стабильность и качество связи.

Как правило, после каждой встречи организатор или кто-то из участников готовит «минутки» — краткие итоги собрания. Фиксация договорённостей — важная часть деловой коммуникации, которая нужна для того, чтобы встречи не превращались в пустые разговоры. Эту задачу возьмёт на себя Телемост — он расшифрует всё сказанное и составит конспект. Расшифровку выполняет технология распознавания речи, а за тезисный пересказ, отвечает нейросеть YandexGPT.

Подробнее о том, как работать в Телемосте, читайте в статье.

Телемостом пользуются многие компании, например Азбука вкуса обеспечила связью около 4 500 потенциальных пользователей и 7 000 зрителей, а во ВкусВилле стали проводить онлайн-встречи с коллегами и партнёрами в Телемосте.

Мессенджер

Мессенджер — это сервис для корпоративного общения в чатах и каналах внутри организации. Коммуникация в Мессенджере проходит в закрытом контуре, а чаты доступны только сотрудникам — так информация будет защищена от посторонних.

Когда сотрудника добавляют в организацию, он автоматически попадает во все чаты отдела и может отправлять текстовые сообщения, делать аудио- и видеозвонки, создавать свои чаты.

В чатах пользователи могут создавать отдельные ветки обсуждений — треды. Их удобно использовать, когда нужно обсудить точечный вопрос и при этом не отвлекать коллег лишними уведомлениями. Как работать с тредами в Мессенджере — рассказываем в статье.

Ещё у Мессенджера есть мобильное приложение, которое позволит сотрудникам подключаться к работе в любом месте. Это удобно для разных отделов, — например, если менеджеру по продажам на выездной встрече понадобится уточнить данные у коллег. А отмечать занятость в приложении можно с помощью статусов, например «В сети» или «Отвечу позже». Так коллеги будут понимать доступность друг друга.

Подробнее о Мессенджере читайте в статье.

Азбука вкуса перевела сотрудников из Microsoft Lync и Slack в Мессенджер и отказалась от IP-телефонии в его пользу, чтобы организовать быструю переписку и звонки для 7 000 сотрудников торговых точек. ТюмГУ создал в Мессенджере общие чаты и каналы для эффективной коммуникации между преподавателями и студентами.

Документы

Документы — инструмент для совместной работы над текстами, презентациями и таблицами. Поддерживаются все популярные форматы, например DOCX, XLSX, PDF. Вы можете загрузить готовые файлы или создать новые внутри сервиса. Документы можно редактировать совместно, если открыть общий доступ. Изменения сохраняются автоматически.

Файлы из Документов хранятся на Диске, поэтому для них действуют все возможности безопасности и управления доступами: можно закрыть доступ, запретить скачивание или установить пароль.

В Документах есть нейросеть, которая может упростить сотрудникам решение некоторых задач с текстом. Например, она может создать шаблон доверенности, проверить текст выступления или исправить опечатки и ошибки. Чтобы начать пользоваться YandexGPT 4, нужно зайти в Документы и активировать переключатель «Новый редактор» на верхней панели. Пока он доступен в режиме бета-версии — команда активно работает над релизом новых функций.

Подробнее о том, как работать с Документами, читайте в отдельной статье.

Федеральный девелопер ТОЧНО пользуется Документами совместно с Диском: команда сформировала в сервисе общие реестры и открыла доступ к ним сотрудникам компании.

Трекер

Трекер — это система организации процессов, управления и совместной работы над задачами.

Трекер позволяет вести проекты и контролировать прогресс по ним в едином пространстве. Внутри сервиса пользователи взаимодействуют с двумя основными элементами: задачи и очереди. Задачи — это небольшие части большого проекта, а очереди — последовательность этих задач для разных сотрудников или команд.

Трекер помогает вести учёт занятости сотрудников. В нём есть дополнительные инструменты для организации рабочих процессов и анализа полученных результатов: доски задач, диаграммы, дашборды.

Подробнее о Трекере можно узнать в статье. Как быстро настроить сервис, рассказываем в отдельном материале.

Компания Генериум перевела в Трекер ряд сотрудников: IT-специалистов и техподдержку. Кроме того, в инструменте настроили взаимодействие между разными отделами, адаптировали его для команды внутреннего аудита и юридической службы. А технологическая компания Axenix ведёт в Трекере разработку флагманского продукта — это повысило прозрачность процессов.

Формы

Формы — это инструмент для быстрого создания различных шаблонов и опросов, для сбора обратной связи от сотрудников, клиентов, партнёров.

С помощью Форм можно создавать опросы, тесты, квизы, регистрировать пользователей на мероприятия, принимать заявки и собирать обратную связь. В сервисе доступны два режима работы с формами: создание формы с нуля и использование готовых шаблонов.

Подробнее о том, как проводить исследования в Формах, читайте в статье.

В YClients пользуются Трекером и Формами, чтобы наладить обработку инцидентов и багов: при заявках о них автоматически создаются тикеты, которые сотрудники забирают в работу.

Вики

Вики — это инструмент для построения базы знаний. В нём удобно структурировать информацию: собрать в одном месте инструкции и регламенты, обеспечить онлайн-доступ к ним для всех участников команды или выдать доступ только определённым сотрудникам. Если информация в документе становится неактуальной, её можно отредактировать внутри сервиса. При этом история версий сохраняется. Кроме того, в Вики есть быстрый поиск по всем страницам.

В Вики используется простой визуальный редактор: он предоставляет богатые возможности для оформления страниц. А ещё поддерживается разметка Markdown, а на страницы можно добавлять таблицы, изображения и файлы.

В Цементуме в Вики построили систему внутренней документации. Ещё в инструменте разместили все инструкции и мануалы для пользователей, чтобы они были в одном месте.

Доски

Яндекс Доски это сервис для совместной работы над бизнес-процессами и проектами. Инструмент помогает специалистам и командам визуализировать рабочий процесс с помощью онлайн-доски с различными элементами — стикерами, текстом, таблицами.

Сервис работает в любом браузере с компьютера, планшета или смартфона. Чтобы попасть в личный кабинет сервиса, достаточно авторизоваться с помощью Яндекс ID.

На доску можно добавить текст, стикеры, стрелки, геометрические фигуры, нарисовать линии от руки. Все элементы просто масштабируются и передвигаются. Можно выстраивать информацию в наглядные схемы, добавлять таблицы и оставлять комментарии для коллег. Также есть возможность прикрепить медиафайлы в формате PNG и JPEG, например слайды из презентации или фотореференсы, а видео добавить через ссылку в iframe.

Кроме того, Яндекс Доски предлагает удобные шаблоны. Есть специальные форматы для разных ситуаций: мозгового штурма, формирования воронки продаж, SWOT-анализа, постановки целей по системе SMART и других.

Если вы хотите собрать команду, которая будет работать сразу над несколькими досками, это можно сделать из личного кабинета — стартовой страницы сервиса. В меню слева нужно нажать «Создать команду» и пригласить участников, указав их адреса электронной почты. Коллегам придёт уведомление на email.

Подробнее о том, как работать над проектом в Яндекс Досках читайте в нашей статье.

Рассылки

Яндекс Рассылки — это сервис для массовой отправки писем клиентам или сотрудникам. Здесь есть конструктор писем с готовыми шаблонами: можно просто написать свой текст и загрузить изображения. Второй вариант — воспользоваться блочным конструктором и собрать шаблон под свою задачу.

После рассылки в сервисе формируется отчёт об открываемости писем, чтобы отслеживать статистику и тестировать гипотезы.

Подробнее о том, как работают Рассылки, читайте в статье.

Рассылками пользуются в BestDoctor: компания подключила их, чтобы оперативно информировать коллег из разных подразделений о новостях и изменениях.

Заметки

Для записи идей и планирования дел есть отдельный инструмент — Заметки. В них можно записывать внезапно возникшую идею или задачу, а после просматривать её с любого устройства — компьютера, планшета или смартфона. Внутри есть инструменты для форматирования текста: выделение полужирным, курсивом, подчёркивание. Можно прикреплять изображения и документы.

Заметками пользуются в Major Logistics. Компания настроила доступ к корпоративным ресурсам с любого устройства и локации, а благодаря синхронизации записей уменьшила количество используемой бумаги и минимизировала риски потери информации.

Почему Яндекс 360 для бизнеса

У Яндекс 360 для бизнеса есть несколько особенностей, которые позволяют сделать работу в онлайн-офисе максимально удобной для всей компании.

Общая среда. Все пользователи могут бесшовно переключаться между приложениями и использовать их в кросс-сценариях. Это уменьшает количество действий, которые человек делает ежедневно, и экономит время на рутинных задачах сотрудников.

Кроме того, компании могут объединяться в федерации с организациями, с которыми важно всё время поддерживать связь. Например, с бизнес-партнёрами, постоянными подрядчиками или компаниями одного холдинга. Подробнее про федерации читайте в Справке.

Возможность настроить интеграции. Яндекс 360 для бизнеса — это не просто набор инструментов. В онлайн-офисе активно развивается собственная API-платформа, чтобы у компаний была возможность интегрировать сервисы с внешними инструментами.

В состав Мессенджера входит бот-платформа, позволяющая делать кросс-автоматизацию с его участием, например связать Мессенджер с HR-системой или сервис-деском. А при помощи API можно связать Телемост с системами планирования рабочего времени.

Безопасность. Яндекс 360 для бизнеса включён в реестр отечественного ПО. Все данные хранятся в собственных дата-центрах Яндекса на территории России — доступ к ним строго регламентирован.

Продукты Яндекс 360 для бизнеса соответствуют требованиям законодательства РФ, в том числе №152-ФЗ и приказа ФСТЭК №21 по УЗ-2. А сервис аутентификации Яндекс ID и Яндекс Почты соответствует международному стандарту безопасности ISO/IEC-27001 — это подтверждает, что данные пользователей надёжно защищены.

В сервисах Яндекс 360 для бизнеса есть функционал для защиты от вирусов, спама и фишинга, есть закрытый контур, аудит-логи, технология единого входа (SSO), а также многофакторная аутентификация для всех пользователей организации.

Лёгкость миграции и поддержка. Мы понимаем, что оценить удобство сервисов сложно, пока ими не воспользуешься, поэтому предлагаем триальный доступ, чтобы компания могла поработать с инструментами, провести тестовую миграцию, завести нужное количество пользователей.

Для быстрого и плавного перехода в Яндекс 360 для бизнеса предлагает миграторы — технологические инструменты, которые помогают по нажатию одной кнопки, меньше чем за час подготовить данные и запустить процесс миграции. Это готовое решение, благодаря которому не нужно заниматься дополнительной настройкой.

После миграции всех данных происходит дозагрузка. Это занимает несколько дней, иногда несколько недель — зависит от объёма информации. Но все данные переносятся в исходном виде, а для пользователей всё происходит незаметно.

Подробнее о том, как переехать из Microsoft 365 в Яндекс 360 для бизнеса, смотрите в статье. Если вам интересны технические подробности переезда, переходите читать о них на Хабре. Настроить сервисы поможет статья.

Если при миграции возникли вопросы, команда Яндекс 360 на связи — наши сотрудники помогут разобраться в инструментах и настроить перенос данных. Кроме того, у нас есть группа онбординга, которая занимается крупными клиентами: помогает познакомиться с сервисами, начать ими пользоваться.

Какие есть тарифы

У Яндекс 360 для малого и среднего бизнеса есть три тарифа: Минимальный, Основной и Продвинутый. К каждому из них можно добавить Трекер — он подключается в качестве опции.

Во все тарифы входит онлайн-офис с Почтой, Документами, Календарём, Диском, Рассылками, Заметками, Мессенджером и Телемостом.

Профилем организации управляют администраторы, которых назначает владелец компании. Они могут приглашать других сотрудников в общее пространство. Количество пользователей во всех тарифах Яндекс 360 для бизнеса не ограничено.

• Для малого бизнеса подойдёт Минимальный тариф, когда сотрудники работают на Диске, общаются в Мессенджере и Телемосте, но не отправляют массово письма через Рассылки.
• Среднему бизнесу, который каждую неделю делает рассылки клиентам, а сотрудники загружают файлы на Диск и пользуются другими сервисами для совместной работы, подойдёт Основной тариф.
• Бизнесу, который хранит много данных и работает с тяжёлыми файлами, например видео, подойдёт Продвинутый тариф.

Если у сотрудников возникнут вопросы по работе в Яндекс 360 для бизнеса, они смогут обратиться за помощью в любое время суток. На ответ обычно уходит не больше трёх часов — даже в выходные.

С Трекером, Вики и Формами онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса стал ещё более гибким продуктом. Эти инструменты позволяют создавать дополнительные пользовательские сценарии и повышать эффективность бизнес-процессов.

Например, сотрудник может:

• Создать задачу по проекту и назначить ответственных в Трекере
• Сделать рассылку на участников в Почте
• Поставить встречу в Календаре
• Организовать онлайн-совещание в Телемосте
• Подготовить материалы по итогам созвона в Документах

Выбирайте подходящий тариф на сайте и пользуйтесь всеми возможностями сервисов Яндекс 360 для бизнеса.