Что такое проектный менеджмент и чем он полезен бизнесу

Задачи, которые нельзя выполнить за один этап, есть не только в крупном бизнесе, но и в небольших и средних компаниях. Например, вывод на рынок нового продукта, запуск маркетинговой кампании, разработка сайта или приложения. Чтобы подобные проекты были успешными и принесли бизнесу желаемый результат, ими нужно эффективно управлять.

В статье расскажем, какие методы управления проектами существуют и на что нужно ориентироваться бизнесу при выборе.

Что такое управление проектами

Проектное управление отличается от традиционного подхода к менеджменту. Традиционный менеджмент будет эффективен, если нужно управлять непрерывной, регулярно повторяемой деятельностью. Например, серийным производством, когда существует чёткая технология процесса, прописаны регламенты и инструкции для персонала, известен каждый этап.

Однако, если компания захочет расширить производство и выпускать какую-то другую продукцию, больше подойдёт управление проектами. Проект — это комплекс мероприятий, которые направлены на решение уникальной бизнес-задачи. Он ограничен по времени, бюджету и ресурсам. Управление проектами — способ организовать работу команды для достижения цели проекта.

Вот основные различия между традиционным и проектным управлением.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждой стадии. После завершения работ нужно оценить результаты этапов и всего проекта в целом.

Например, компании нужно прорекламировать новый товар. Для этого предстоит определить целевую аудиторию и каналы продвижения, продумать рекламную кампанию, привлечь маркетологов, копирайтеров и дизайнеров и поставить им задачи. Когда реклама запущена, наступает этап контроля и затем оценки результатов.

Проектный менеджмент подходит не только для крупного бизнеса, но и для небольших компаний. Например, в малом бизнесе проектами могут быть создание сайта или открытие ещё одной точки продаж.

Внедрение проектного управления поможет бизнесу:

• повысить производительность труда;
• контролировать этапы работы;
• уменьшить риск сорвать срок или график проекта;
• оптимизировать бюджет и ресурсы.

Однако есть и минусы: у небольшой компании могут возникнуть сложности с переходом на систему управления проектами. Одного желания руководителя недостаточно — нужно, чтобы команда была готова к изменениям и поддерживала их.

Методы управления проектами

Для эффективного управления проектами важно правильно выбрать метод. Существует две основные методологии управления проектами: Waterfall — каскадная модель и Agile.

Waterfall. При этом подходе проект разбивается на этапы, которые чётко следуют один за другим. Нельзя перейти к новому этапу без завершения предыдущего.

Каскадный метод будет эффективен, например, для управления проектом строительства здания: этапы известны заранее и следуют чётко друг за другом — нельзя поставить крышу, пока не сделан фундамент и не возведены стены здания. В таком проекте важно соблюдать все этапы и точно следовать проектной документации.

При таком подходе нельзя вносить изменения в проект в процессе работы. Если ситуация на рынке или в компании изменится, оперативно отреагировать не получится.

Agile. В отличие от Waterfall Agile-подход хорошо реагирует на изменения. Проект можно корректировать, если во время работы поменялись требования или условия. Например, компании нужно запустить образовательный курс. Если команда работает по Waterfall, то она сначала полностью готовит продукт, а потом только выпускает его на рынок. По Agile команда действует поэтапно. Например, записывает сначала пять уроков, запускает продукт, получает обратную связь от клиентов по первым двум урокам и только потом записывает остальные материалы.

При методологии Agile для решения задач проекта создаются небольшие команды из специалистов в разных областях. Они действуют по принципу самоуправления — сотрудники сами распределяют задачи по степени важности и срочности, определяют ресурсы.

Вот несколько условий, при которых методология Agile будет эффективна:

• Команда работает в условиях неопределённости и создаёт новый продукт. Можно проверять гипотезы и экспериментировать в процессе работы над проектом.
• Проекты требуют частых изменений и быстрой реакции на обратную связь. Это может быть связано с изменениями рыночных условий или требований клиентов.
• Бизнес работает в условиях бурного технологического развития. Например, Agile помогает IT-компаниям оставаться конкурентоспособными.

При выборе методологии управления проектами нужно обращать внимание на следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед бизнесом. Для компаний, которые производят продукцию, больше подойдёт каскадный метод, где есть чёткие задачи, сроки и бюджет. Для творческих задач более эффективным будет Agile.
• Какие приоритеты у бизнеса. Если компания нацелена на быстрый охват рынка или получение прибыли за короткий срок, лучше выбирать Agile. А для длительных масштабных проектов — Waterfall.
• Как распределены роли в компании. Если команда может выполнять несколько задач одновременно — будет эффективен Agile. В случаях, когда этапы проекта связаны со специализацией сотрудника, — Waterfall.
• Слаженность работы сотрудников. Выбирать Agile можно, если сотрудники готовы активно взаимодействовать между собой. Если работники привыкли работать самостоятельно и не хотят ничего менять, лучше выбрать Waterfall, иначе в процессе работы над проектом могут возникнуть сложности.

Подробнее о методологиях Waterfall и Agile, их преимуществах и недостатках можно узнать из нашей статьи.

Что такое Scrum-метод

Scrum — это гибкий метод управления проектами. Некоторые считают его одним из подходов к реализации Agile-проектов.

В Scrum вся работа над проектом делится на короткие временные промежутки — спринты. Обычно они длятся от 1 до 4 недель. Каждый день команда собирается на небольшие совещания — это помогает быстро реагировать на возникающие сложности. По окончании спринта команда оценивает результаты работы и анализирует ошибки. В конце спринта команда выпускает готовый продукт или его часть, которой уже можно пользоваться. Если продукт нужно дорабатывать, это делают в следующем спринте.

Например, вот как будет выглядеть проект разработки сайта по Scrum.

К концу первого спринта команда разрабатывает базовую версию сайта и запускает его. Получает обратную связь — пользователям неудобна навигация. За второй спринт меняют навигацию и опять запускают сайт. В третьем спринте добавляют чат-бота и тестируют, как он работает.

У Scrum есть следующие особенности:

• Чёткие цели спринтов и роли сотрудников. Во время спринта команда точно знает, кто над какой задачей работает.
• Кросс-функциональность команды. То есть она должна включать специалистов из разных областей в зависимости от задач проекта — например, разработчиков ПО, маркетологов, дизайнеров. Такая команда не требует привлечения сторонних экспертов.
• Отсутствие долгосрочного планирования. Это характерно для методов Agile. Приоритеты и цели могут меняться после завершения спринта.
• Регулярное общение команды. Участники собираются на короткие ежедневные совещания для обмена информацией и решения возможных проблем.

Инструменты для эффективного управления проектами

Для успешного управления проектами есть несколько инструментов, которые подходят даже для небольших компаний:

Яндекс Телемост. В нём удобно проводить онлайн-совещания по проекту — сотрудники могут оперативно решить все задачи и не тратить время на поездки в офис. Телемост особенно будет удобен командам, которые работают по Scrum и поэтому встречаются ежедневно. Даже если вопросов много, участники смогут всё обсудить — ограничений по времени в Телемосте нет.

Яндекс Календарь. Позволяет планировать рабочий график, не пропускать встречи, контролировать сроки по задачам. Например, можно создать событие и добавить ссылку на Телемост в одну кнопку. Ничего не забыть помогут напоминания, их можно сделать в удобном формате: пуш-уведомления, смс или письмо на почту.

Яндекс Диск. В нём удобно хранить информацию по проекту — все документы будут в одном месте и доступны всем членам команды. Кроме того, посмотреть нужный файл можно с любого устройства, для этого не обязательно находиться в офисе.

Яндекс Трекер. Это сервис, который удобно использовать подросшему бизнесу. В Трекере можно составить проектный план: разбить проект на задачи, для каждой прописать сроки и ответственных. Инструмент помогает следить за реализацией проекта, укладываться в дедлайны и достигать результатов. Подробнее о Трекере мы писали в статье.

Выводы

• Проект — это комплекс мероприятий, которые направлены на решение уникальной бизнес-задачи. Он ограничен по времени, бюджету и ресурсам. Управление проектами — способ организовать работу команды для достижения целей проекта.
• Существует две основные методологии управления проектами: Waterfall — каскадная модель и Agile. Waterfall подходит для проектов с чёткими сроками, требованиями и регламентом. Agile — для стартапов, вывода на рынок новых продуктов.
• Scrum — один из инструментов методологии Agile. Его выбирают, когда нужно быстро вывести на рынок продукт, получить обратную связь от клиентов и затем доработать продукт в соответствии с отзывами.
• Яндекс Телемост, Календарь и Диск помогут в успешной реализации проектов и сделают работу команды более слаженной.