Что такое бэклог и зачем он нужен команде

Даже если проект небольшой, в процессе работы над ним нужно выполнить десятки разных задач. При этом часть из них более важная, а другую можно спокойно отложить на время. Если нарушить порядок «от главного к второстепенному», есть риск, что проект окажется сырым к финальному дедлайну. Чтобы избежать подобной ситуации и верно расставить приоритеты, команды оформляют список задач в формате бэклога.

Что такое бэклог

Бэклог (от англ. backlog — «невыполненная работа») — это список из задач, которые расположены в порядке от самых важных, которым нужно уделить внимание в первую очередь, до тех, что можно выполнить, например, уже после запуска или в более отдалённой перспективе. Этот инструмент используют компании разных бизнес-направлений, но особенно он популярен в IT-среде. 

Бэклог — гибкий инструмент, так что вы можете удалять из него задачи или добавлять в него новые. Важно пересматривать приоритеты, если меняются цели компании или требования заказчика. 

Список задач можно вести как в обычной таблице, так и в корпоративном таск-менеджере, если в вашей компании используют такой и он обладает нужными функциями.

Если в бэклоге команды есть крупные приоритетные задачи, дополнительно формируют бэклог спринта. Спринт — это отрезок времени, который выделяется на конкретную часть проекта и обычно составляет от одной до четырёх недель. Большая задача из общего бэклога разбивается на несколько мелких, которые можно сделать за понятный короткий срок, — они и попадают в бэклог спринта. 

Например, команда разработчиков сделала новый раздел для мобильного приложения — его нужно протестировать на фокус-группе. Задачу сложно оценить по силам и времени, поэтому её делят на более простые шаги: найти участников, подготовить анкеты, организовать тест, собрать отзывы. Такой подход позволяет не терять фокус, поэтапно двигаться к результату и своевременно вносить правки.

Основные задачи бэклога

Бэклог используют, чтобы избежать хаоса в проекте. Он помогает:

• Систематизировать задачи. Понятная и подробная структура упрощает работу команды и минимизирует недопонимания.
• Не забыть важное. Задачи находятся в едином списке, а информация не теряется в мессенджерах и на созвонах.
• Сделать процессы прозрачными. Бэклог открыт для всей команды: каждый шаг работы над проектом видят и сотрудники, и руководители.
• Отследить прогресс. В списке можно посмотреть как задачи в процессе, так и выполненные. Для наглядности бэклог можно представить в виде диаграммы Ганта: на ней есть временная шкала, и каждая задача или этап работы занимает определённый её отрезок.
• Эффективно распределить ресурсы. В бэклоге у каждого пункта есть свой приоритет. Если задача имеет высокую ценность, для её решения выделят специалистов, бюджет и время в первую очередь.

Структура бэклога

Бэклог обязательно должен содержать:

• Задачи с чётким техническим заданием. Конкретика в формулировках нужна, чтобы исполнитель, другие участники проекта или заказчик могли оценить, решена ли задача и соответствует ли решение изначальному запросу. 
• Цели. Это поможет сохранить логику внутри проекта и зафиксирует, на какую глобальную цель работает конкретная задача. 
• Приоритеты. Заранее определите, какую шкалу приоритизации будете использовать. Важно установить единые обозначения, чтобы все участники команды понимали их и пользовались ими.

Остальные элементы зависят от особенностей проекта. Чаще всего добавляют:

• Истории пользователей, или User Story. Это функции продукта, описанные с точки зрения пользователей, — важное дополнение к техническому заданию. Например, исследование целевой аудитории выявило частый запрос: «Я как посетитель сайта хочу оплатить билет на концерт через систему быстрых платежей».
• Сроки. Нужны, чтобы сделать процесс работы над проектом предсказуемым для команды, а также для внешнего заказчика, если он есть. Если установлены и соблюдаются промежуточные дедлайны, то к финальной дате продукт будет готов. 
• Сложность. Этот параметр помогает понять, сколько ресурсов выделить на задачу, реально ли уложиться в определённые сроки и с какими рисками можно столкнуться в процессе. Единица измерения, с помощью которой оценивают сложность и затрачиваемые усилия, — сторипоинт.
• Баги. Добавляются на этапе тестирования или уже после запуска проекта на внешнюю аудиторию. Когда продукт работает некорректно, ошибки фиксируют в бэклоге, оценивают приоритет и задают срок, за который их нужно устранить.

Создание и ведение бэклога

Как только вы приступаете к работе над проектом, сразу подумайте о бэклоге. Вот с чего следует начать его составление. 

Шаг 1. Соберите информацию

Определите самостоятельно или выясните у заказчика требования к продукту, изучите потребности ЦА с помощью исследований, опросов и фокус-групп, а также проанализируйте конкурентов. Дополните информацию идеями команды.

Шаг 2. Выберите подходящий формат и сервис для ведения бэклога

Ориентируйтесь на то, с чем уже привыкла работать команда, — так вы не потратите много времени на адаптацию к новому инструменту. Ещё важно, чтобы бэклог был в доступе у всех участников и его содержание можно было легко поправить при необходимости. 

Удобный вариант для небольших проектов — сделать таблицу в онлайн-сервисе. Например, в Яндекс Таблицах можно открыть доступ к документу и редактировать его вместе с другими пользователями. А если хочется больше наглядности, можно собрать бэклог в Яндекс Досках: в сервисе большой выбор элементов и шаблонов, есть функция комментирования. 

Если команде нужен полноценный инструмент для управления задачами и процессами, в котором в том числе есть возможность сформировать бэклог, подойдёт Яндекс Трекер. Например, стартап может с нуля выстроить в сервисе все рабочие процессы: взаимодействие между специалистами разных профилей, ведение проектов по выбранной методологии, документооборот и другие.

Шаг 3. Создайте бэклог

Сформулируйте задачи, дополните их подробными ТЗ, прикиньте сроки выполнения. Поскольку это командный документ, учитывайте требования заказчиков и предложения коллег. Бэклог должен быть понятным для всех, кто будет с ним работать.

Шаг 4. Приоритизируйте задачи

Расположите их по порядку — от срочных и важных до тех, которые можно отложить. Не забывайте учитывать сложность и риски: если растянуть сроки сдачи, то времени на исправление ошибок не останется.

Анализ и оптимизация бэклога

Изменения в проекте — обычное дело. Если заказчик обновил требования, не сработала гипотеза на тестах или появились новые вводные во внешней среде, меняется образ конечного продукта. А значит, меняются задачи и приоритеты команды.

Чтобы бэклог отражал актуальную картину и в нём не копились лишние пункты, в том числе уже выполненные, нужно проводить груминги бэклога. Груминг — это процесс обновления задач и пересмотра приоритетов. 

Груминг может выполнять один человек, ответственный за порядок в бэклоге: он собирает информацию из разных источников, оценивает влияние на содержимое бэклога и редактирует его. В больших командах этим занимается проджект-менеджер, а в стартапе и малом бизнесе такую роль может взять на себя руководитель. 

Другой вариант актуализации бэклога — совместный анализ. Например, груминг может проходить в формате онлайн-встречи с командой и владельцем продукта, на которой оптимизируют список: удаляют неактуальные User Story, пересматривают приоритеты, добавляют новые пункты.

В Яндекс Трекере есть специальный инструмент для эффективного груминга — покер планирования. Участники команды обсуждают задачу в онлайн-режиме, а затем в специальном окне анонимно оценивают её сложность. В итоге задача получает объективную оценку, а все, кто работает над проектом, успевают вникнуть в детали и могут на любом этапе подключиться к решению. 

Чтобы ничего не упустить и не потратить командные ресурсы на неактуальную задачу, лучше проводить груминг раз в две недели. После обновления бэклога нужно обязательно оповестить об этом всех участников и зафиксировать новые договорённости.

Частые ошибки: как их избегать

При составлении и ведении бэклога легко допустить ошибки, которые затянут работу над продуктом на месяцы и даже могут спровоцировать конфликты в команде. Вот главные из них.

Нет чётких приоритетов. Когда задач с одним приоритетом много, команде непонятно, какие выполнять в первую очередь.

Используйте ранжирование: «срочно», «важно», «можно отложить». Если определить приоритет сложно, вспомните о целях бизнеса на ближайшее время или используйте матрицу Эйзенхауэра.

Читайте также: Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте.

Нет ясных критериев завершённости задач. Если не дать чётких требований к результату, команда будет постоянно вносить правки, а сроки сдачи затянутся.

Когда добавляете задачу, договоритесь, как вы поймёте, что она завершена. Определите степень проработки и детали, которые можно оставить без внимания.

Неверно рассчитаны время и ресурсы. Если дать несколько сложных задач с высоким приоритетом, но не рассчитать силы команды, результат будет посредственным, а дедлайн придётся перенести.

Обсуждайте с командой, сколько времени потребуется на выполнение задач. Сложные делите на более мелкие и ранжируйте их по приоритету.

Нет груминга бэклога. В бэклоге копятся выполненные задачи и устаревшая информация — если вовремя не корректировать список, неактуальные данные будут путать команду.

Проводите встречи после каждого спринта. На них удаляйте завершённые задачи и обновляйте цели.

Много мелких задач. Слишком детализированный бэклог мешает увидеть целостное представление о продукте. К тому же команде приходится отчитываться даже за незначительные действия, а в огромном списке становится трудно ориентироваться.

Найдите баланс. В бэклоге достаточно кратко и точно описать, что и как нужно сделать, а также чётко обозначить ожидаемый результат.

Совет эксперта

Бэклог — это гибкий инструмент планирования, который поможет команде, если его грамотно выстроить и вести: регулярно обновлять, формулировать и приоритизировать задачи. Тогда получится создать продукт и не потратить время и ресурсы впустую.