Как управлять отделом маркетинга с помощью Яндекс Трекера

Продвижение продуктов и услуг — сложная и динамичная работа. Важно делать её системно и последовательно, держать фокус на целях. Иначе беспорядок в отделе маркетинга сильно ударит по показателям и имиджу компании. Яндекс Трекер поможет упорядочить и ускорить работу маркетологов — рассмотрим, как именно.

Основные задачи маркетинга и их сложности

Маркетинг — это не только стимулирование сбыта. Привлечь много покупателей — это только первый шаг. Чтобы удержаться на рынке, бизнесу нужно растить количество повторных продаж и работать над репутацией. Этим и занимаются маркетологи — выстраивают и поддерживают долгосрочную связь между клиентом и продуктом, а также компанией.

Основные задачи маркетинга:

• Исследование рынка — это нужно для понимания спроса и оценки конкурентной среды. Маркетологи будут формировать рекламную кампанию, исходя из этих данных.
• Разработка маркетинговых стратегий — вся деятельность по продвижению должна преследовать конкретные долгосрочные цели. Иначе компания распылит ресурсы, упустит ключевые возможности и растеряет клиентов из-за своей непоследовательности.
• Продвижение — это информирование потенциальных покупателей о товаре. Как бы ни был хорош продукт, он не найдёт потребителя без рекламы — особенно сейчас, когда конкуренция только растёт.
• Анализ эффективности продвижения — отдел маркетинга анализирует рекламные кампании и так накапливает знания о целевой аудитории и рынке. Ещё анализ помогает найти неудачные решения и скорректировать их.
• Управление брендом и имиджем — покупатели всё чаще обращают внимание не только на продукт и ценник, но и на имидж и идеологию бренда. Удачное позиционирование помогает утвердиться на рынке и отстроиться от конкурентов.
• Взаимодействие с другими отделами — маркетологи привлекают лидов, которых потом подхватывают продавцы, чтобы провести дальше по воронке. Также отдел маркетинга сотрудничает с отделом финансов — вместе они просчитывают бюджет на рекламные кампании, анализируют и оптимизируют затраты. Ещё маркетологи, как и любая другая команда организации, часто пересекаются с HR-службой по вопросам поиска и найма сотрудников.

Для успешной работы отдела маркетинга необходимо:

• Тщательное планирование — перед маркетологами стоят комплексные задачи, которые надо решать с разными специалистами и инструментами. Чтобы вовремя и без сбоев выполнять такую работу, нужен подробный план.
• Соблюдение тайминга маркетинговой кампании, контент-плана, графика выполнения задач — маркетинг во многом завязан на времени. Из-за нерегулярных публикаций клиент забывает о бренде, а затянувшаяся реализация проекта повышает затраты и уменьшает прибыль.
• Гибкий подход — в работе с продвижением слишком много переменных. Выбранные рекламные каналы и методы могут не сработать, хотя исследования предвещали им успех. Именно поэтому команда маркетинга всегда должна быть готова использовать другие гипотезы и запасные планы, но не давать процессу скатиться в хаос.
• Мониторинг эффективности команды — чтобы улучшать показатели, необходимо отслеживать их и искать точки роста. Мониторинг работы поможет выявить неэффективных сотрудников и узкие места в процессе.
• Налаженная коммуникация и документооборот внутри команды и с другими подразделениями — в маркетинговый отдел обычно входят специалисты по SEO, CRM, продуктовому маркетингу, контенту. Им нужно работать слаженно и взаимодействовать с другими специалистами.

Если хотя бы по одному из пунктов работа идёт плохо или медленно, это влияет на всю компанию и её прибыль. Чтобы этого не происходило, нужно использовать инструмент, который облегчит и ускорит работу.

Структурирование и планирование проектов в Яндекс Трекере

Проектом маркетингового отдела может быть рекламная кампания, исследование рынка или создание стратегии. Первый шаг к достижению целей по таким проектам — их декомпозиция, разбиение на отдельные шаги. Это помогает правильно распределить ресурсы и уложиться в срок.

Яндекс Трекер позволяет структурировать проекты через очереди задач и компоненты. Например, рекламная кампания включает в себя много действий — нужно проанализировать рынок, разработать концепцию, выбрать каналы. Если создать очередь под кампанию, эти действия будут задачами, которые распадаются на компоненты. Так задача по анализу рынка будет включать в себя анализ конкурентов, оценку отрасли и исследование потребителей. Этот подход позволяет видеть и общую картину, и более мелкие детали. Команда не потеряет из виду конечную цель и не увязнет в рутине.

На задачи и компоненты также можно подписываться, чтобы получать оповещения о переписке и изменениях статуса.

Визуализировать последовательность и связи между задачами можно с помощью диаграммы Ганта.

Для быстрого поиска задач используются фильтры. Если вам нужно регулярно искать задачи по определённым параметрам, можно сохранить этот фильтр.

Соблюдение тайминга проекта и контент-плана

В маркетинге много небольших задач, которые легко потерять при плотном расписании. Можно бороться с этим с помощью напоминаний, но о том, чтобы их сделать, тоже надо помнить. В Яндекс Трекере можно настроить автоматическое создание напоминаний с помощью триггеров.

Например, в очереди есть задача по выкладке текста на ПромоСтраницы. Через неделю к тексту нужно вернуться, чтобы снять первые метрики. Завершение этой задачи срабатывает как триггер и запускает создание напоминания.

Для контроля времени можно создавать SLA — таймер на конкретный срок, за который задачу нужно завершить или прокомментировать. Такой таймер имеет разные настройки. Он может запускаться и останавливаться при определённых действиях или по расписанию.

Гибкий подход

Гибкая методология Agile прекрасно подходит для проверки гипотез — с её помощью можно тестировать и быстро менять подходы. Подобные задачи удобно фиксировать с помощью досок Kanban и Scrum.

Доска Kanban состоит из трёх или более столбцов со статусами: «В планах», «В работе», «На согласовании», «Готово». Каждую задачу прогоняют по всем столбцам.

Например, маркетинговый отдел составил акцию для покупателей и хочет её протестировать. Столбцы в этом случае можно назвать по HADI-циклу. «Гипотеза» — маркетологи формулируют прогноз для акции, как она повлияет на выручку и приток клиентов за неделю. «Действие» — об акции объявляют с помощью баннеров на сайте и в приложении и постов в соцсетях, она начинает действовать. «Сбор данных» — через неделю команда маркетинга собирает цифры по продажам и новым покупателям. «Анализ» — полученные результаты специалисты сравнивают с прогнозом.

Scrum-доска подходит для работы по спринтам — итерациям длительностью от 1 до 4 недель. Они оформлены в виде столбцов с датами. На доске также есть бэклог — список задач, ошибок, идей, которые тоже надо взять в работу.

Рассмотрим на примере, как строится процесс работы по Scrum. Отдел маркетинга запускает в соцсетях канал магазина посуды и хочет проверить, какие виды публикаций привлекут целевую аудиторию. В течение одного спринта выкладывают только полезные посты — рецепты и лайфхаки. После обсуждают результат — сколько было комментариев, реакций, переходов на сайт. Для второго спринта маркетологи решают разбавить экспертный контент развлекательным — например, смешными роликами. Постепенно команда маркетинга сформирует такой концепт канала, который будет максимально импонировать целевой аудитории и подогревать интерес к продукции.

Мониторинг продуктивности команды в Яндекс Трекере

За продуктивностью маркетингового отдела необходимо следить, как и за любой другой командой. Это помогает выявить плохо настроенные процессы, перегруженных или слабо обученных сотрудников.

Также мониторинг упрощает взаимодействие с HR-службой. Это позволяет решать проблемы с мотивацией или нехваткой компетенций «на подлёте», без спешки и необдуманных решений.

В Яндекс Трекере есть возможность составить два вида отчёта по загрузке — с временными затратами и количеством задач. Отчётность формируется за несколько кликов и скачивается в формате таблицы.

За ходом работы можно наблюдать и в режиме реального времени. Достаточно создать виджет со списком задач и их статусом и закрепить его на дашборде. Ещё можно строить графики событий и статистику по задачам. Виджеты обновляются автоматически, так что информация на дашборде всегда будет актуальной.

При этом важно помнить, что количество задач или скорость их решения не даёт полного представления о качестве работы. Результаты команды следует оценивать комплексно, в связке с качественными показателями и целями бизнеса.

Коммуникация и документооборот внутри команды и с другими отделами

Маркетологи ежедневно работают с большим количеством информации и цифр, составляют документы, обсуждают гипотезы и результаты, делятся наработками с другими командами. За таким потоком данных сложно уследить. Яндекс Трекер поможет организовать прозрачную и упорядоченную коммуникацию.

Переписка по задачам в сервисе происходит прямо в задачах — это экономит время. Не нужно искать, чья это задача и что там происходило. Если нужного человека нет в переписке или среди исполнителей и наблюдателей, можно призвать его в комментариях — сообщение придёт ему в Трекере и на почту. Есть возможность настроить оповещения в Телеграме и Яндекс Мессенджере.

Маркетинговый отдел часто делится отчётами и наработками с финансистами и продавцами. Таблицы и документы можно хранить в задачах — вся нужная информация собрана в одном месте. Если нужно ограничить права доступа, лучше воспользоваться диском, а в Трекере поделиться ссылкой.

Заключение: выгоды и лучшие практики

• Маркетологи помогают компании продавать продукт, выстраивать имидж и отношения с клиентами.
• Отдел маркетинга должен работать продуктивно и структурированно, уметь перестраиваться и поддерживать открытую коммуникацию внутри команды и с другими подразделениями.
• Проекты в маркетинге можно декомпозировать в Яндекс Трекере через очереди задач и диаграмму Ганта.
• Методы продвижения удобно тестировать с помощью гибкой методологии и досок Kanban и Scrum.
• Следить за продуктивностью отдела маркетинга можно, выгружая отчёты по задачам и загрузке и наблюдая за виджетами.
• Общение в задачах Яндекс Трекера минимизирует путаницу и потери сообщений и документов. Если нужен ограниченный доступ к документу, лучше настроить его через Яндекс Диск.