Как бот в Яндекс Мессенджере решает рутинные задачи HR, бухгалтерии и менеджеров

Бот в Яндекс Мессенджере помогает автоматизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и упростить поиск информации. Он будет полезен, когда нужно оптимизировать работу с документами, провести онбординг или быстро решить проблему.

Возьмёт на себя задачи HR-отдела

Адаптация новичков

Когда человек приходит в компанию, у него возникает много вопросов. Новичку могут назначить наставника из действующих сотрудников или попросить коллег объяснить непонятные моменты.

Второй вариант — автоматизировать онбординг с помощью бота. Он сэкономит ресурсы и поможет снизить риск человеческого фактора: бот точно не забудет ответить, отвлёкшись на другие задачи.

В боте можно прописать:

• должностные инструкции;
• контакты коллег и зоны их ответственности;
• шаблоны договоров и актов, примеры их заполнения;
• схему этажей и расположение кабинетов, если организация большая.

Новичку не придётся задавать неудобные вопросы. Он в спокойном режиме познакомится с коллегами, запомнит, как они выглядят и за что отвечают. Достаточно спросить бота и сразу получить ответы.

Пульс-опросы

Пульс-опрос — короткое исследование, которое проводят с определённой периодичностью, чтобы в динамике видеть настроение команды или отношение к конкретной теме.

Такие опросы сотрудники часто не проходят: забывают ответить или саботируют. Заполнять формы не любят, опрос воспринимают как давление и ощущение контроля. При этом HR-специалисту важно получать ответы регулярно.

Бот здесь удобен со всех сторон:

• он не даст забыть про опрос;
• ему проще ответить честно.

Опрос можно провести в игровом формате: например, прописать прикольные ответные реплики, чтобы сотрудники лучше вовлекались.

Быстро соберёт чат для решения проблемы

Если в компании возникает проблема, нужно собрать всех на обсуждение — приходится вспоминать, кто за что отвечает, и искать контакты коллег, которые могут помочь с решением.

Бот в Яндекс Мессенджере умеет создавать чаты сам. В нём можно прописать, кого и при каких условиях приглашать, — например, для обсуждения проблем с оборудованием задать один состав участников, а для решения вопросов с программным обеспечением — другой.

Тогда сотруднику останется просто зайти в бота, выбрать тип проблемы, и он сам создаст отдельный чат, куда добавит всех ответственных за нужное направление.

Например, команда разработчиков может использовать бота для работы с багами в программном обеспечении. Ещё он будет полезен в ретейле, когда у владельца есть сеть точек, которые управляются центральным офисом: поможет срочно закупить товар или провести ремонт оборудования.

Упростит работу с документами

Бот может помочь получить справку, пропуск или оформить заявление. Есть два варианта, как это реализовать:

• Через бухгалтерию или отдел кадров. Сотрудник отправляет боту запрос на выдачу справки. Бот перенаправляет его бухгалтеру. Он делает справку, загружает готовый документ обратно, и бот пересылает его человеку, который сделал запрос.
• Автоматически. Сотрудник просит бота оформить заявление на отпуск. Бот обращается к базе данных, показывает количество дней отпуска, уточняет все необходимые данные и формирует заявление. Ещё можно прописать боту дополнительные функции: например, напомнить включить автоответчик в электронной почте или показать задачи, которые нужно закрыть перед отпуском.

Как создать бота для Мессенджера в профиле компании

Бота может создать администратор профиля в Яндекс 360 для бизнеса, если у компании подключён тариф Оптимальный или Расширенный. После настройки администратор получит токен — уникальный идентификатор, с помощью которого бот авторизует все действия. Токен нужно сохранить, он понадобится при настройке бота через API.

После того как вы создали бота, нужно прописать его функционал. Это можно сделать с помощью API Мессенджера. Подробнее о работе с API читайте в Справке.