3 опроса, которые помогут выявить слабые места в бизнесе, и как их провести с помощью Яндекс Форм

В бизнесе могут быть факторы, которые замедляют работу всей компании. Например, выгорающие сотрудники, затянутые согласования и лишние шаги в процессах. Эти проблемы не отражаются в отчетах и незаметны с уровня руководителя. Узнать о них можно через регулярные опросы сотрудников.

Есть три методики, которые помогут выявить слабые места в процессах, оценить реакцию на события и общий климат в коллективе. Но ручной сбор и сводка ответов занимают много времени. Упростить эту задачу помогут Яндекс Формы: достаточно создать опрос и разослать отделам. Система автоматически собирает ответы и сводит их в одной таблице.

BPMN: найти узкие места в процессах

Бывает, что простое действие в компании затягивается из-за лишних согласований. Например, чтобы отправить коммерческое предложение, менеджер несёт его юристу, затем показывает маркетологу, который правит текст. После этого документ передают руководителю, и он добавляет свои изменения. Исправленный вариант снова возвращается к юристу и так проходит несколько кругов.

Выявить дублирующие действия помогает методика картирования процессов BPMN (Business Process Model and Notation). С ней сначала визуализируют все шаги в компании, а после соотносят их с реальным опытом сотрудников по опросу. По результатам находят точки, где можно сократить время и автоматизировать работу.

Чтобы собрать данные по методике BPMN, действуйте поэтапно.

• Составьте схему процесса. Опишите, как сотрудники выполняют задачу. Отразите на схеме все этапы, кто за что отвечает, какие события запускают действия. Например, распишите, как готовят коммерческое предложение — менеджер составляет документ, отправляет на согласование руководителю отдела продаж, тот согласовывает с юристами и так далее все этапы вплоть до отправки потенциальному клиенту.
• Подготовьте анкету и запустите её. Для каждого этапа составьте вопросы, которые помогут понять: сколько времени уходит на подготовку текста и расчёт цен, где чаще возникают задержки. Обязательно уточните, какие этапы сотрудники считают ненужными или сложными.
• Сравните ответы со схемой. Проанализируйте, совпадает ли схема с реальным опытом сотрудников и увидите проблемные зоны. Например, если многие указывают, что документ несколько дней остается у корректора или дважды возвращается к юристу. После анализа обдумайте, как можно это упростить или исключить этапы.

Анкета по методике картирования процессов BPMN в Яндекс Формах может выглядеть так:

Читайте также: Автоматизировали постановку задач и экономим время команд: как NL International работает в сервисах Яндекс 360

Pulse-опрос: оценить реакцию на изменения

В большой компании руководитель не всегда успевает заметить, как сотрудники реагируют на изменения. Одни принимают их спокойно, другие испытывают напряжение и теряют мотивацию.

Чтобы оценить состояние команды в реальном времени, используют Pulse-опросы. Методика работает как «замер пульса»: можно отслеживать состояние команды регулярно или фокусироваться на конкретных событиях.

Как провести Pulse-опрос:

• Подготовьте анкету. Составьте 5–7 вопросов в формате шкалы или списка. Фокусируйтесь на одной теме: например, как сотрудники оценивают новый порядок премирования. Чтобы получить честные ответы и понять настроение коллектива, сделайте опрос анонимным.
• При изменениях увеличивайте частоту опросов. Это поможет вовремя отследить, как команда воспринимает перемены и что вызывает негативную или позитивную реакцию.
• Следите за результатами. Сравнивайте ответы за разные периоды и отслеживайте тенденцию. Отмечайте, какие решения улучшают атмосферу, а какие пока не дают результата.

Рассмотрим пример опроса в Формах по методике Pulse-опросов:

Читайте также: Какие бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность

Team Barometer: отследить общий климат в коллективе

Скрытое напряжение в коллективе может снижать результат. Недоверие, ощущение несправедливости, слабая коммуникация — всё это влияет на мотивацию, стресс и продуктивность.

Team Barometer — это способ измерить настроение в команде, понять зоны напряжения, недопонимания или снижения вовлеченности. Руководитель получает ясную картину, чтобы повысить уровень доверия в коллективе.

Как провести Team Barometer:

• Сформулируйте вопросы. Начните с короткой анонимной анкеты до 10 вопросов. Спросите о чувстве безопасности, уровне поддержки, открытости в общении, управляемости нагрузки и качестве обратной связи.
• Проводите опрос регулярно. Запускайте барометр раз в месяц, чтобы отследить динамику и не перегружать сотрудников.
• Обсуждайте результаты с командой. Разошлите общие данные по результатам опроса и соберите идеи. Внедряйте те решения, которые могут улучшить рабочие процессы и атмосферу в коллективе. Обсудите результаты изменений в следующей анкете.

С помощью Форм можно оформить опрос по методике Team Barometer следующим образом:

Как составить опрос в Яндекс Формах

Яндекс Формы — это сервис, в котором компании создают опросы. Чтобы составить анкету и её опубликовать выполните три шага:

Шаг 1. Перейдите на стартовую страницу и войдите в аккаунт, который используете для работы в организации.

Шаг 2. Составьте анкету. Для корпоративных опросов чаще всего используют закрытые вопросы с одним или несколькими вариантами ответов, оценки по шкале и открытые вопросы с коротким текстом. Чтобы их создать, перейдите в конструктор и подберите подходящие варианты.

Шаг 3. Опубликуйте опрос в Формах для бизнеса. Для этого откройте анкету и нажмите кнопку «Опубликовать» над списком вопросов.

Во новом окне «Поделитесь формой» скопируйте ссылку на форму или нажмите на одну из предложенных соцсетей.

Если вы хотите разместить форму на корпоративном портале, используйте iframe-код. Для этого выберите пункт «Код для iframe» и скопируйте его. Вставьте код в HTML-код страницы сайта.

Подробную информацию о том, как подключить Яндекс Формы для бизнеса и интегрировать их с дополнительными сервисами, например Вики, читайте в Справке.