Жизненный цикл проекта: ключевые этапы, модели и инструменты

Предприниматели реализуют разные идеи — например, открывают магазин или запускают доставку готовой еды. Каждый проект состоит из этапов, которые должны идти в определённой последовательности. Это называется жизненным циклом проекта. С его помощью можно структурировать работу, контролировать сроки и бюджет, заранее просчитывать риски. В статье разберём этапы проекта, рассмотрим популярные модели и инструменты, которые помогут получить желаемый результат.

Что такое жизненный цикл проекта

Это набор последовательных шагов, из которых состоит работа над проектом, — от появления идеи до завершения и анализа результатов. Для предпринимателя или проектного менеджера это способ делать бизнес-проекты более предсказуемыми и держать процесс под контролем.

В малом бизнесе чаще используются внешние проекты, которые направлены на создание услуг или товаров для клиента. В статье сосредоточимся именно на них.

Этапы жизненного цикла проекта

Есть пять основных этапов. Расскажем о каждом на примере предпринимателя, который открывает кофейню в городе.

1. Инициация:

• Формулирует идею проекта.
• Оценивает пользу для бизнеса.
• Ставит цели и задачи.
• Выявляет риски.
• Рассчитывает примерный бюджет.

Вначале предприниматель оценивает спрос на кофе в разных районах города. Он изучает конкурентов, продумывает бюджет и ищет помещение подходящего размера.

1. Сбор требований или планирование:

• Разрабатывает детальный план работ.
• Оценивает ресурсы.
• Анализирует, как снизить риски.
• Формирует детальный график работ и бюджет.

На этом этапе предприниматель готовит бизнес-план, считает расходы на аренду, ремонт, оборудование, рекламу. Определяет ассортимент будущей кофейни, подбирает поставщиков и нанимает бариста, планирует дату открытия и запуска рекламы.

1. Реализация:

• Выполняет запланированные задачи.
• Координирует команду и распределяет ресурсы компании.
• Мониторит выполнение задач командой и вносит корректировки.

На этапе реализации предприниматель нанимает бригаду для ремонта помещения, закупает оборудование, разрабатывает меню, вместе с дизайнером продумывает бренд. Находит SMM-специалиста для ведения соцсетей.

1. Контроль реализации:

• Проверяет ключевые показатели работы.
• Оценивает расходы — не превышают ли они ожидаемые показатели компании.
• Ищет ошибки в работе и вносит корректировки, если нужно.
• Следит, чтобы команда работала по плану.

На этом этапе предприниматель контролирует сроки ремонта и смету, проверяет качество работы подрядчиков. Следит за поставкой оборудования и мебели, проверяет, нет ли брака. Дегустирует напитки от бариста и вносит правки в меню.

1. Завершение:

• Оценивает результаты проекта по показателям.
• Анализирует, достигла ли команда всех поставленных целей.
• Делает работу над ошибками вместе с командой.

На этапе завершения проекта предприниматель открывает кофейню. Он анализирует отзывы клиентов, проверяет, соответствует ли выручка ожиданиям. Вместе с командой проверяет итоговый результат — например, правильно ли работают кофемашины, нет ли ошибок в меню, функционален ли дизайн.

Модели и структура жизненного цикла

Существуют две основные модели.

Водопадная (Waterfall). Предполагает строгую последовательность: каждый этап жизненного цикла проекта начинается только после завершения предыдущего. Структура водопадной модели последовательная.

Например, владелец мастерской по ремонту обуви сначала выбирает помещение, затем закупает оборудование, нанимает мастеров, а только потом предлагает клиентам услуги.

Гибкая (Agile). Проект разбивается на короткие циклы — итерации или спринты, в рамках которых команда планирует, разрабатывает и демонстрирует готовый результат. У гибкой модели итеративная структура: в каждой итерации происходит мини-версия всех фаз жизненного цикла проекта.

К примеру, владелец цветочного магазина запускает новый проект — букеты из сезонных цветов. Вместе с SMM-специалистом он запускает рекламные кампании через мессенджеры. В рамках каждой итерации он собирает отзывы покупателей и анализирует продажи. После предприниматель корректирует состав, размер, стоимость букетов.

Читайте также: Методология Agile в управлении проектами

В гибкой модели есть несколько методик. Их удобно внедрять с помощью сервисов для управления проектами — например, Яндекс Трекера.

Scrum. Проект делится на спринты длительностью от недели до месяца. После каждого спринта команда обсуждает итоги работы и корректирует дальнейшие решения.

Kanban. В проекте используют визуальные доски и карточки для управления задачами. В карточки можно добавлять теги и статусы работы — например, «В процессе», «Требуется дополнительная информация», «На согласовании».

Как выбрать подходящую модель

Подготовили таблицу в Яндекс Документах, которая поможет определиться:

Инструменты контроля жизненного цикла проекта

Контролировать фазы проекта помогают:

• Цифровые инструменты. В программах для управления проектами, например Яндекс Трекере, удобно создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать дедлайны и отслеживать статус работы в любое время.
• Графики и отчёты. Помогают визуализировать ход проекта и зафиксировать его результаты. В графиках указывают задачи и дедлайны, а в отчётах — анализ готовой работы, выявленные проблемы или риски.
• Чек-листы. С ними можно контролировать выполнение работы и не упустить важные детали. В чек-листах обычно разбивают большую задачу на маленькие шаги и указывают ответственных работников.
• Календарь и напоминания. Нужны для того, чтобы планировать важные события и встречи, а также не пропускать дедлайны.
• Регулярные короткие совещания. Созваниваться с командой онлайн удобно при помощи Яндекс Телемоста. В сервисе появилась новая функция — конспект и расшифровка речи участников встречи. Можно будет получить пересказ на почту и отправить сотрудникам, которые не смогли подключиться.

Помимо базовых инструментов контроля, существуют специализированные методы из сферы проектного менеджмента:

• Диаграмма Ганта. Это визуальная схема проекта, где каждая задача показана на временной линии. Помогает руководителю контролировать работу поэтапно и соблюдать дедлайны.
• Треугольник проектных ограничений. Отображает баланс между ресурсами, сроком и объёмом работы. Например, если сокращаются сроки, придётся вложить больше ресурсов либо сократить объём работы.
• Цикл Деминга — Шухарта (PDCA). Этот метод помогает непрерывно улучшать проект с помощью четырёх шагов: планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), действуй (Act).

Главное о жизненном цикле проекта

Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов от идеи до анализа результатов. Помогает компании планировать работу, контролировать сроки, бюджет и риски.

Есть пять фаз проекта: инициация, планирование, реализация, контроль и завершение.

Существует две основные модели управления циклом: водопадная (Waterfall), когда этапы идут строго друг за другом, и гибкая (Agile), когда работа над проектом разбивается на короткие повторяющиеся циклы.

Инструменты контроля жизненного цикла. Цикл можно контролировать при помощи совещаний с командой, чек-листов, цифровых инструментов, напоминаний. Кроме того, есть специализированные инструменты, такие как диаграмма Ганта.