Внедрение Agile: инструкция для руководителей

У гибкой методологии Agile много плюсов: она помогает быстро и без лишних затрат создавать конкурентоспособные и востребованные продукты. Но при внедрении Agile можно совершить ошибки, которые разрушат команду и только усложнят работу. В статье рассказываем, как перейти на гибкую методологию управления и сделать её действительно полезным инструментом.

Agile: в чём суть подхода

Agile переводится как «гибкий, подвижный». Эта методология управления проектами возникла в 2001 году и остаётся популярной по сей день. Чаще всего её применяют в сфере ИТ, но она подходит также для маркетинга, образования, банковской сферы, дизайна и других. Вот каких ценностей придерживается Agile:

• Люди важнее методик и инструментов. Живое взаимодействие — основа работы по Agile. Инструменты и процессы должны поддерживать общение внутри команды, а не ограничивать его.
• Продукт важнее отчётов. Документация нужна, но только с самой необходимой информацией. Лучше потратить время на продукт, а не на подробные отчёты.
• Открытое сотрудничество с заказчиком важнее договоров и контрактов. Заказчик участвует в проекте наравне с командой. Формальную переписку и обмен поправками к контракту заменяют близким рабочим взаимодействием на равных.
• Готовность к изменениям важнее планов. В процессе работы продукт адаптируют под рынок, который, в свою очередь, очень часто меняется. Команда и заказчик всегда готовы перенастроиться, если это необходимо.

Что характерно для проектов и команд, где используют эту методологию:

• Продукт MVP — Minimum Viable Product, или минимально жизнеспособный продукт. Он выполняет базовые функции и уже доступен пользователям. Команда будет дорабатывать его согласно пожеланиям заказчика и обратной связи от аудитории. Например, разработчики делают приложение для интернет-магазина корма и аксессуаров для домашних животных. Приложение, в котором есть каталог товаров, личный кабинет, платёжная система и оформление доставки, уже можно выкатывать пользователям.
• Небольшая команда до 10 человек — в этих условиях согласование происходит быстро. Сотрудники принимают и реализуют решения. Также в многочисленной команде сложно поддерживать близкие рабочие контакты.
• Много общения и обратной связи — от заказчика, пользователей и самих сотрудников. Например, пользователей поощряют оставлять отзывы — дарят скидки и промокоды.
• Прозрачные процессы — каждый член команды знает, что происходит в проекте, какие проблемы возникают и какие решения принимаются. Обычно этого достигают с помощью визуализации процесса — досок Канбан и Скрам. Без этой прозрачности взаимодействие будет нарушено.
• Работа по спринтам — краткосрочным циклам. Так команда может сразу протестировать то, что внедрила. Например, в приложении появляется чат-бот, который ответит на вопросы о товаре. Если он понравится пользователям, его оставят.
• Инициативность и вовлечённость в команде — сотрудники не просто выполняют данную им задачу, а предлагают свои идеи. Например, предлагают добавить в приложение трекер, который напомнит о лекарствах и уходе за питомцем.

Читайте: «Методология Agile в управлении проектами».

Agile-трансформация по шагам

Если сотрудникам нужно внедрение Agile после классического подхода типа Waterfall, им придётся буквально перепрошить свои рабочие привычки. Поэтому менять методику стоит последовательно и без спешки. Предлагаем примерную схему Agile-трансформации из восьми шагов.

Шаг 1: определите цель нововведения

Необходимо сформулировать, зачем нужен переход на гибкую методологию. Для ускорения производства, улучшения характеристик продуктов, повышения прибыли. Цель должна быть конкретной, с метриками. Методика SMART поможет сформулировать достижимые и реалистичные ожидания от перехода на Agile.

Шаг 2: проанализируйте, какие процессы будете улучшать

Чтобы достигнуть желаемых показателей, нужно улучшить конкретные аспекты работы. Определитесь, на какие именно процессы должна повлиять гибкая методология. Например, вы хотите наладить более тесное сотрудничество в команде или дать подчинённым больше ответственности, и это повысит качество продукта.

Взаимодействие с клиентами стоит упомянуть здесь отдельно. При классических методиках обратную связь собирают не так часто и интенсивно, как при Agile. Нужно решить, как именно вы будете опрашивать клиентов. Например, набрать фокус-группу или придумать систему поощрения за отзывы.

Шаг 3: расскажите команде и заказчику об изменениях

Нужно изложить подчинённым и заказчику концепцию и ответить на вопросы. Перед изменениями важно заручиться поддержкой и согласием, особенно у заказчика, так как он будет тратить на продукт больше времени и сил, чем при классических подходах.

Шаг 4: выберите подход и инструменты Agile

Есть несколько методик, которые составляют семейство Agile. Вот некоторые из них:

Lean, или бережливое производство, — эта методика направлена на снижение издержек, ускорение и оптимизацию. Команда максимально рационально подходит к работе, старается исключить из неё процессы, которые отнимают время и ресурсы, но не приносят результата. Методику сформулировали и впервые применили инженеры на заводах Toyota в Японии в 1950-х годах.

Экстремальное программирование — методика для создания ПО. Здесь применяются такие приёмы, как парное программирование, когда один специалист пишет код, а другой тут же его проверяет, и разработка через тестирование.

Канбан — это система организации работы, которую визуализируют с помощью Канбан-доски. Она разделена на столбцы, которые обозначают статус задачи: «Планируется», «В процессе», «На проверке». Задачи пишут на карточках и перемещают по столбцам.

Скрам — работая по этой методике, команда делит процесс на спринты, промежутки от одной до четырёх недель. В течение спринта команда работает над определённым участком проекта или списком задач, а после анализирует результат и планирует следующий такой спринт.

Шаг 5: выберите ПО для работы по методологии

Канбан и Скрам — самые популярные и универсальные методики. Они подходят не только для ИТ-продуктов, но и для маркетинговых кампаний, образовательных курсов и даже потребительских товаров.

В этих методиках применяются доски, на которых отображается процесс работы. Многие команды используют обычные пробковые доски и стикеры, но это неудобно для тех, кто работает на удалёнке или в гибридном формате. В этом случае помогут виртуальные доски.

Например, в Яндекс Трекере есть возможность создавать такие доски с доступом для всей команды.

Яндекс Трекер закрывает и другие требования к ПО для командной работы: удобная коммуникация в команде и с заказчиком, функционал для созвонов, создания и отслеживания задач, аналитики. Платформа интегрирована с Яндекс Формами, это можно использовать для сбора обратной связи с пользователей.

Шаг 6: спланируйте ход работ и распределите роли

Планирование должно быть примерным — можно обозначить такие этапы работы, как выпуск MVP, окончание проекта. Крупные задачи необходимо разбить на мелкие.

Роли в Agile-проекте бывают следующими:

Product Owner — участник проекта, который поддерживает связь между бизнесом, командой и заказчиком. Отвечает за конечный результат, продукт.

Scrum Master — следит за соблюдением принципов Скрам, оптимизирует работу команды, убирает отвлекающие факторы.

Менеджер проекта — при работе по Agile он отвечает за бюджет, распределение ресурсов и риски. Он не управляет командой, как в классических подходах, команда самоорганизована.

Agile-коуч — специалист, который помогает команде освоить методику и решить спорные вопросы, даёт инструкции и оценивает, насколько хорошо методология приживается. Можно нанять такого специалиста со стороны или найти в компании человека, который готов взять на себя такую роль.

Можно также раздать рутинные задачи внутри команды — закрепить, кто заполняет доску, занимается тестированием, ведёт аналитику. Это помогает распределить и закрепить ответственность.

Шаг 7: приступайте к выполнению

На этом этапе команде нужна поддержка. Могут случаться откаты к старым паттернам и способам взаимодействия. Нужно поощрять самостоятельность, открытые дискуссии и брейнштормы.

Шаг 8: проведите анализ и внесите изменения

Процесс нужно анализировать и на первых порах, и в дальнейшем. Гибкость необходимо постоянно поддерживать и следить за тем, как сотрудники её реализуют. С помощью анализа можно также найти точки роста и улучшить процесс работы.

Основные ошибки при внедрении Agile

Если внедрение нового способа работы пойдёт не так, то и руководитель, и команда могут разочароваться в гибкой методологии и совсем отказаться от неё. Но здесь дело не в самой методологии, а в ошибках, которые совершает руководитель при внедрении Agile. Что это за ошибки:

• Игнорирование скептически настроенных сотрудников. Во-первых, это риск растерять специалистов. Во-вторых, скептики приносят большую пользу: подсвечивают проблемные места и сомнения, которые нужно разрешить.
• Резкий отказ от старых процессов. Внедрение Agile нужно проводить постепенно и в местах, где она необходима. Например, организовать пилотный проект. Также можно перейти на смешанную схему и менять её в зависимости от потребностей и результатов.
• Использование только определённых методик и только в чистом виде. Их можно и нужно сочетать, чтобы максимально подстроить под бизнес и продукт. Agile нужна для гибкости процессов, адаптивности и самостоятельности команды. Слепое подчинение концепции не принесёт таких результатов.
• Внедрение Agile без активного и регулярного участия заказчика или конечных клиентов. Это обязательный компонент методологии. В противном случае продукт модифицируется наугад, рушится систематичность работы. Команда может тратить время и силы зря.
• Уверенность в том, что сотрудники теперь будут обучаться сами. Да, они смогут подбирать и осваивать новые инструменты. Но это не заменит курсы повышения квалификации, где можно глубоко и обстоятельно изучить нужную тему.
• Игнорирование перегрузок. Вовлечённые и действительно заинтересованные сотрудники могут перерабатывать по своему желанию, особенно если они давно хотели проявить инициативу и наконец получили эту возможность. Есть соблазн не вмешиваться в эту ситуацию — это же ответственность сотрудника. Но рано или поздно перегрузки приведут к выгоранию, и продуктивность значительно снизится. Лучше не допустить этого и призвать команду соблюдать баланс между работой и отдыхом.

Главное о внедрении Agile

• Agile — это гибкая методология работы над проектом. Основные её признаки — MVP, небольшая инициативная команда, вовлечённый и активный заказчик, работа по спринтам и готовность перерабатывать продукт под требования рынка.
• Внедрить гибкую методологию можно за восемь шагов: определить цель внедрения Agile, найти процессы, требующие улучшений, презентовать методологию заказчику и команде, выбрать подход, инструменты и подходящее ПО, спланировать работу и распределить роли, начать работу по Agile и регулярно анализировать процессы и показатели.
• При внедрении Agile можно совершить следующие ошибки: игнорировать недовольных сотрудников, резко переходить на новые методы работы, использовать методики без адаптации под бизнес, мало взаимодействовать с заказчиком и пользователями, не заниматься профессиональным обучением сотрудников и не пресекать перегрузки.