Как правильно оценить сроки проекта: рекомендации для руководителей

Срыв сроков всегда приводит к неприятным последствиям для бизнеса. Сотрудники перерабатывают и испытывают стресс, другие проекты простаивают из-за нехватки ресурсов, а доверие заказчиков к компании снижается. В статье расскажем, как оценить сроки, чтобы закончить проект вовремя без ущерба для бизнеса и клиента.

Методы оценки сроков

Есть несколько способов определить время, которое займёт реализация проекта. Расскажем о некоторых из них.

Оценка по трём точкам. В ходе обсуждения с командой или на основе опыта выявляют три оценки:

• Оптимистичная (О) — кратчайшее время проекта при условии, что всё идёт хорошо.
• Пессимистичная (P) — максимальное время, которое учитывает все возможные задержки.
• Наиболее вероятная (М) — самый реалистичный срок.

Итоговое значение рассчитывают по формуле:

Расчётная длительность (TE) = (O + 4 × M + P) ÷ 6

При самых благоприятных условиях оформление сайта займёт 10 дней (О). Если будут долгие согласования и проблемы на другом проекте, понадобится 25 дней (P). В среднем специалист выполняет подобные задачи за 15 дней (M). ТЕ = (10 + 4 × 15 + 25) ÷ 6 = 15,8. Закладываем на проект 16 дней.

Плюсы: метод учитывает разные сценарии, не занимает много времени.

Минусы: сложно оценить нетипичные для команды задачи.

Декомпозиция. Проект разбивают на небольшие задачи, оценивают время на каждую и суммируют.

Бренд одежды хочет запустить линейку футболок. Этапы проекта: разработать дизайн (2 недели), закупить ткань (1 неделя), изготовить футболки (3 недели), запустить рекламу (2 недели). Предположительный срок проекта: 2 + 1 + 3 + 2 = 8 недель.

Плюсы: определить время на отдельные задачи проще, чем на проект целиком, поэтому оценка получается более точной.

Минусы: если какую-то задачу не учесть, есть риск не уложиться в сроки.

Метод критического пути. Проект делят на задачи и определяют, какие из них зависят друг от друга. Самая длинная цепочка задач — это критический путь. Срок проекта равен сумме сроков задач в этом пути.

Агентство должно организовать корпоратив. Задачи:

1. забронировать ресторан (2 дня);
2. согласовать меню (3 дня);
3. украсить зал (1 день);
4. подготовить развлекательную программу (3 дня).

Задачи 1, 2, 3 зависят друг от друга, их выполняют последовательно. Над задачей 4 можно работать одновременно с остальными. Критический путь равен сумме первых трёх задач: 2 + 3 + 1 = 6 дней.

Плюсы: метод позволяет определить минимальный срок проекта и выявить самые важные задачи.

Минусы: срыв одного дедлайна в цепочке смещает весь срок.

Факторы, которые влияют на сроки

Чтобы сделать точный расчёт сроков проекта, учитывайте следующие особенности команды и задач:

• Опыт и состав команды. Опытные специалисты выполняют задачи быстрее, чем новички.
• Сложность проекта. Нестандартные задачи требуют больше времени, чем шаблонные. В мастерской по керамике будут дольше работать над посудой с уникальной росписью, чем над однотонной.
• Чёткость ТЗ. Чем точнее требования, тем проще определить срок. Задание «Разработайте приложение для онлайн-школы» звучит размыто, но если в ТЗ по пунктам указаны пожелания клиента, будет понятно, какой предстоит объём работы.
• Наличие ресурсов. Нехватка кадров или оборудования увеличивает сроки. Если в ремонтной бригаде осталось трое рабочих вместо пяти, они потратят на работу больше времени, чем в полном составе.
• Особенности технологий и инструментов. Скорость работы снижается, если команда использует незнакомое или устаревшее ПО и оборудование. Например, если дизайнер интерьера ещё не привык к новой программе для визуализации, он будет работать дольше.
• Непредвиденные обстоятельства. Поставки сырья иногда задерживаются, оборудование сбоит, а сотрудники уходят на больничный — в итоге сроки затягиваются.

Инструменты для планирования сроков

Современное ПО облегчает управление сроками проекта. Яндекс Трекер позволяет группировать задачи по статусу выполнения, назначать исполнителей, контролировать дедлайны и обсуждать проект во встроенных комментариях. Сервис доступен пользователям Яндекс 360 для бизнеса.

Инструменты для планирования сроков основаны на одной из двух методологий: Waterfall или Agile.

Waterfall (водопадная или каскадная модель). Задачи выполняют последовательно, сроки сдвигать нельзя. Для визуализации используют диаграмму Ганта — таблицу с этапами работ и дедлайнами.

Agile. Подход основан на гибкости, готовности менять план в процессе работы.

У метода две разновидности:

• Scrum. Объём работы делят на короткие отрезки — спринты и назначают на них дедлайны. Результат спринта анализируют, при необходимости вносят изменения в план и переходят к следующему отрезку.
• Kanban. Метод основан на визуализации с помощью Kanban-доски. Карточки задач распределяют по столбцам с этапами работы: от «В плане» до «Готово». Количество задач «В процессе» ограничивают, чтобы не перегрузить команду. В любой момент можно внести изменения в план и скорректировать сроки.

Читайте также: «Какие бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность»

Типичные ошибки при оценке сроков

Точные методики и современные программы упрощают работу со сроками, но не гарантируют качественный результат, если допускать следующие ошибки:

• Не учитывать занятость в других проектах. Если команда работает с одним проектом, он займёт неделю, а с учётом других задач придётся заложить месяц. Анализируйте нагрузку специалистов до того, как назначить срок.
• Неверно оценивать сложность. Менеджер считает, что специалист справится за неделю, но на самом деле необходимо в два раза больше времени. Чтобы этого избежать, изучите опыт похожих проектов и узнайте мнение исполнителей.
• Строить слишком оптимистичные прогнозы. Сотрудник может уйти на больничный, или из-за ЧП производство останется без электричества. Закладывайте время на случай, если что-то пойдёт не по плану.

Советы по оценке сроков проекта

Чтобы максимально точно определить период реализации проекта, нужно правильно подготовиться.

1. Исследуйте задачу перед оценкой. Задайте вопросы заказчику, прочитайте документацию. Чем лучше понимаете задачу, тем точнее оценка.
2. Используйте инструменты визуализации. Диаграмма Ганта и Kanban-доски обеспечат наглядность — так вы не упустите ничего важного.
3. Узнайте мнение эксперта. Спросите нескольких специалистов и сравните мнения. Не занижайте экспертную оценку.
4. Заложите дополнительное время. Правки, непривычная работа и внезапные сложности иногда занимают много времени — внесите его в план.
5. Анализируйте все проекты. Отслеживайте, сколько времени требует каждая задача и что на это влияет, чтобы в дальнейшем лучше планировать сроки.